Wichtige Agentursoftware Tools

Was sollte eine professionelle Agentursoftware alles können? Das ist wohl eine der wichtigsten Fragen, die man sich stellt, wenn man sich auf die Suche nach einer Agentursoftware begibt. Dabei gibt es Standard Funktionen, die so gut wie alle Agenturen benötigen aber eben auch ganz Individuelle Arbeitsabläufe, die man mit der Software abbilden möchte. Die Suche nach der „Eierlegendenwollmilchsau“ geht also los. Zu den häufigsten Standard Funktionen, die von einer Agentursoftware erwartet werden, gehören die Zeit Erfassung, Angebote & Rechnungen schreiben, Jobs und Kontakte verwalten und einen Agenturkalender. Diese Funktionen gehören zu den wichtigsten Tools, die eine Agentursoftware abbilden sollte.

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Zeit Erfassung

Die Zeit Erfassung sollte einfach und schnell funktionieren. Egal welche Rolle Sie in der Agentur haben, die Zeiten werden von allen Mitarbeitern getrackt. Wenn alle Zeiten in einem System erfasst werden, egal ob die reine Anwesenheit, produktive oder interne Buchungen, haben Sie immer den Überblick und es werden keine Stundenbuchungen vergessen, nur weil man viele verschiedene Listen führt. Es erleichtert also die Arbeite der Kollegen aber auch derjenigen, die sich um das Controlling und die Abrechnung kümmern. Das effektive Zeiten erfassen sollte also immer ein integrierter Bestandteil einer Agentursoftware sein.

Angebote & Rechnungen

Jede Agentur lebt natürlich von verkauften Leistungen, das Schreiben von Angeboten und Rechnungen sollte daher ebenfalls einer der wichtigsten Punkte auf Ihrer Liste sein, wenn Sie sich für eine Agentursoftware entscheiden. Angebote sollten eine Historie haben, sie sollten mit Vorlagen arbeiten können und im besten Fall diese auch noch kopieren können. Alles Schritte, die Ihnen Ihre Arbeit wesentlich erleichtern wird. Genauso verhält es sich mit Rechnungen. Diese sollten Sie direkt nach Angebot erstellen können, aber natürlich auch frei oder nach angefallenen Stunden, die Sie so direkt abrechnen können. Denn hier liegt der riesige Vorteil einer Agentursoftware. Ihre Arbeitsabläufe fließen zusammen. Erfasste Stunden auf einem Job erscheinen direkt als abrechenbare Positionen und Sie können keine Stundenbuchung mehr vergessen in Rechnung zu stellen.

Verwaltung von Jobs & Kontakten

Dadurch, dass Ihre Agentursoftware auf jeden Fall auch Ihre CRM- Verwaltung inkludiert haben sollte, können Sie Ihre Kontakte direkt mit den gewünschten Jobs oder Projekten versehen. Auch hier geht also alles ineinander über. Sie bestimmen, wer Zugriff auf die Kontakte oder jeweiligen Jobs haben soll und haben durch eine automatisch erstellte Historie immer alles im Blick. Dadurch kann man das Controlling ebenfalls auf ein ganz neues Level bringen. Werten Sie Ihre Jobs übergreifend oder nur nach Kontakt aus, ganz wie Sie möchten.

Agenturkalender

Die Kalender Funktion ist ebenfalls eines der wichtigsten Tools in einer Agentursoftware. Sie verwalten damit nicht nur Ihre eigenen Termine, sondern haben so auch die Verbindlichkeiten der Kollegen im Blick. Zusätzlich dazu können Sie Ihre Ressourcen und Urlaube planen, ohne dass es Überschneidungen in der Agentur gibt.

Individuelle Tools

Bei diversen Vorgängen haben sich Agenturen eigene Workflows erarbeitet und möchten diese gerne auch in einer Agentursoftware umgesetzt wissen. Deswegen sollte eine individuelle Anpassung im gewissen Maß auch möglich sein. Dies ist zwar eher ein Tool des Unternehmens als das der Agentursoftware, sollte in Ihrer Entscheidung aber trotzdem eine Rolle spielen. Man brauch dies vielleicht nicht, es ist aber trotzdem gut zu wissen, dass Anpassungen möglich wären.

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