So kommt die Post in die Agentursoftware

Am Samstag hab ich den Briefkasten aufgemacht und da war einer drin. Ein Brief. Ein echter Brief. Keine Werbung, keine Bestellung, keine Rechnung, sondern ein echter, handgeschriebener Brief von jemandem den ich persönlich kenne. Im Sommer war ich vor Freude ja schon mal völlig aus dem Häuschen, als ich von Freunden aus dem Urlaub anstelle eines auf meine Timeline gestelltes Bild eine Postkarte bekommen habe. Aber ein Brief ist noch viel besser. Jemand hat sich an seinen Schreibtisch gesetzt und sich überlegt was er mir Mitteilen möchte, einen schönen Stift und schönes Papier zur Hand genommen und Zeit darauf angewendet mir zu schreiben. Danach ist er durch den Regen (in meiner Vorstellung regnet es an der Stelle) zum Briefkasten gelaufen und hat den Brief an mich der Schneckenpost übergeben.

Ansonsten läuft das ja anders heutzutage. Ganz anders. Wir kommunizieren per WhatsApp und Facebook und schreiben uns höchstens mal eine E-Mail. Aber auch das kommt privat kaum noch vor. Bei der Arbeit dafür umso häufiger. Jeden Morgen dasselbe Bild: Outlook begrüßt uns mit zig ungelesenen E-Mails. Beim ersten Kaffee wird überflogen, die Spam-Mails rausgelöscht, der Junkordner gelöscht und der Rest grob nach Wichtigkeit sortiert. Ganz wichtige Mails beantworten wir sofort, den Rest verteilen wir auf den Laufe des Tages – oder der nächsten Tage. Aber wohin nun mit den wirklich wichtigen E-Mails, zum Beispiel den rechtlich Relevanten?

Die E-Mail hat den Brief ja heute nicht nur im privaten Bereich ersetzt, sondern auch im geschäftlichen. Sogar Kündigungen per E-Mail sind heute rechtsgültig. Aber wohin nun mit den rechtlich bindenden E-Mails im Geschäftsleben. Am besten ordnet man die Mail direkt dem entsprechenden Geschäftspartner zu. Aber immer alles ausdrucken und in eine Kundenmappe packen? Für eine Agentursoftware ist eine Schnittstelle zum E-Mail Programm unabdingbar. E-Mails können so „per Knopfdruck“ an den entsprechenden Kontakt oder dem entsprechenden Job zugeordnet werden. So liegt die E-Mail sicher an einem zentralen Ort und ist allen zugänglich, die Informationen an Job oder Kontakt einsehen dürfen und nicht nur dem Empfänger der E-Mail.

Den Arbeitsalltag erleichtert digitale Kommunikation ungemein, aber ein Brief ist und bleibt etwas besonders für uns. Die Buchhandlungen sind voll mit Bänden über die Briefwechsel berühmter Leute (können Sie sich etwa vorstellen, dass irgendwann ein Buch im Regal steht das heißt „Ein Mailwechsel zwischen…“?). Briefe haben was romantisches, auch wenn es keine Liebesbriefe sind. Einfach weil es ein bisschen altmodisch ist, wohlbedacht, weil es Zeit in Anspruch nimmt einen Brief zu schreiben und ihn zu versenden. Auch, weil es dauert bis der Empfänger den Brief erhält. Besonders lang dauert es im Gebiet der Havasupai-Indianern, da werden wegen der steilen Pfade Briefe heute noch per Maultier ausgetragen.

Zeilen, mit denen so viel Mühe einhergeht bevor sie uns erreichen sind uns rein emotionaler doch näher als eine schnöde E-Mail, die oft genug getippt wird, während der Sender mit etwas ganz anderem beschäftigt ist. Aber solche Briefe bekommt man in der Arbeitswelt eher selten. Und wenn dann doch mal was sehr schönes in der Agentur per Post eintrudelt – dann laden wir es einfach mit dem Dokumentenupload in die Agentursoftware. Da geht es nicht verloren.