Rechnungswesen in Agentursoftware

Rechnungen zu schreiben gehört natürlich zu den wichtigsten Dingen, die Teil der Buchhaltung und Teil einer jeden Firma sind. Die Leistungen, die erbracht wurden müssen bezahlt werden, so einfach ist das. Trotzdem oder gerade deswegen tun sich viele schwer mit dem Erstellen von Rechnungen. Es schwingt immer ein bisschen mit, wie wichtig korrekte Rechnungen für das Unternehmen sind. Fehler möchte man daher im gesamten Rechnungswesen am besten vermeiden. Dazu gehören meistens falsche Rechnungsdaten, falsch abgerechnete Positionen, Stunden, die nicht erbracht wurden, Fremdleistungen, die doch nicht gebucht sind, etc. Eine professionelle Agentursoftware sollte Sie hierbei also nicht nur unterstützen, sondern auch vor den genannten häufigen Fehlern bewahren. Wie schon in vorangegangen Blog Beiträgen beschrieben, gehört deswegen das Rechnungswesen zu den wichtigsten Tools einer Agentursoftware https://quojob.de/news/vorteile-einer-agentursoftware/.

Fakturieren

Eine Rechnung erstellen können Sie schon mit ein paar Klicks. Der einfachste Weg hierbei, ist es nach Angebot abzurechnen. Sie können so eine Ausgangsrechnung erstellen, die genauso wie das beauftragte Angebot ausschaut. Ihr Kunde erhält also genau das, was er auch bei ihnen geordert hat. Sie können aber natürlich auch freie Ausgangsrechnungen erstellen. Dies empfiehlt sich, wenn Sie ein Budget von Ihrem Kunden erhalten haben oder rein nach angefallenem Aufwand abrechnen wollen. Dabei hilft Ihnen, dass automatisch alle angefallenen Stundenbuchungen Ihrer Mitarbeiter auf der passenden Job bezogenen Ausgangsrechnung zum abrechnen vorgeschlagen werden. Mit einem einzigen Klick können Sie also genau die Stunden mit fakturieren, die angefallen sind.

Fakturenvorschlag – Quasi Rechnung

Viele Köche verderben den Brei, diesen alte Sprichwort findet auch beim Rechnungswesen seinen Sinn. Daher haben wir bei QuoJob eine Funktion, die sich Fakturenvorschlag nennt. Sie können also bevor Sie eine Rechnung mit Rechnungsnummer erzeugen erst einmal eine quasi Rechnung erstellen, die zwar vom Layout genauso ausschaut wie eine fakturierte, jedoch noch keine Rechnungsnummer hat und so jederzeit abänderbar ist. Je nach Rechtevergabe können Sie so bestimmen, welcher Mitarbeiter einen Fakturenvorschlag oder eben eine richtige Rechnung erstellen darf. Sie können an dieser Stelle auch mit einer Freigabe arbeiten, sodass z.B. Kollegen aus der Buchhaltung eine Rechnung erst nach Überprüfung freigeben können.

WKR - Wiederkehrende Rechnungen

Sollen Sie Rechnungen haben, die in einem bestimmten Intervall immer wieder abgerechnet werden, so empfiehlt sich das Modul Wiederkehrende Rechnungen. Sie können eine solche Rechnung einmal anlegen, wählen das entsprechende Intervall aus und vergessen so keine Rechnung mehr abzurechnen. Im Modul Buchhaltung können Sie einen WKR-Lauf erzeugen und haben so alle WKR Rechnungen auf einen Schlag.

Eingangsrechnungen

Nicht nur die Ausgangsrechnungen sollten Sie im System verwalten können, auch Ihre Eingangsrechnungen sollten in Ihrer Agentursoftware erfasst werden. Laden Sie diese einfach inkl. Originalbeleg hoch und ordnen Sie diese einem oder mehreren Jobs zu. Hier können Sie ebenfalls mit einer Freigabe arbeiten und so festlegen, wird Eingangsrechnungen prüft und eben freigibt.

Übergabe an das Steuerbüro

Der Pendel Ordner war gestern, nutzen Sie das Modul FiBu Export und übergeben Sie Ihre Ausgangs und Eingangsrechnungen, genau wie Ihr elektronisches Kassenbuch einfach per Datei aus dem System heraus. Durch diese Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit Ihre Daten in Systeme wie DATEV, Lexware und Diamant einzuspielen.

Gutschriften & Stornos

Trotz aller Sorgfalt, kann immer etwas angepasst werden müssen. Die Anschrift hat sich geändert, man kommt dem Kunden noch entgegen oder es müssen noch weiter Positionen mit auf die Rechnung. Mit einem Klick können Sie auch hier, ganz einfach eine Storno Rechnung erzeugen und den Beleg an Ihren Kunden schicken. Gutschriften lassen sich ebenfalls durch ein kleines – vor der der Position in der Rechnung erzeugen.

Weitere Funktionen

Zusätzlich zu den bereits aufgezählten Funktionen gibt es noch viele weiter, die Sie beim Rechnungswesen in Ihrer Agentur unterstützen können

 

  • Kopierfunktion von Rechnungen
  • Stundenzettel
  • Leistungsnachweise
  • Rechnungsversand direkt aus QuoJob heraus

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