Sie schreiben eine Rechnung genau nach den Stunden, die Sie für den Kunden gearbeitet haben. Das heißt die Mitarbeiter, die auf dem Job arbeiten erfassen direkt in Ihrer Agentursoftware die Stunden auf den Job. Sie haben so eine eins zu eins Zuordnung von geleisteter Arbeit, Zeitraum und Mitarbeiter. Für die Abrechnung ist es dabei egal, ob Sie im Projektmanagement mit Aufgaben arbeiten oder ob die Kollegen einfach nur Ihre Zeiten auf die Jobs buchen. Die gebuchten Zeiten stehen Ihnen dann so lange zur Abrechnung bereit, bis Sie dies tun oder die Zeiten auf NWB oder inklusive stellen. So können Sie keine Zeiten mehr bei der Abrechnung vergessen. Ihrem Kunden können Sie dann auch noch zu der Ausgangsrechnung einen Leistungsnachweis zu senden. Dieser kann mit ein paar Klicks anhand der gebuchten Stunden erstellt werden.
Rechnungen einfach schreiben
Wer möchte nicht gerne einfach seine Rechnung schreiben und damit einen der wichtigsten buchhalterischen Abläufe in der Agentur erledigt haben. Wer Rechnungen schreibt macht Umsatz und kann so bestehen. Doch für viele ist das Rechnungen schreiben ein aufwendiges Thema. Stornos sollten vermieden werden, ein gleichbleibender Nummernkreislauf sollte selbstverständlich sein und die Aufbewahrungspflicht muss eingehalten werden. Sie schreiben verschiedene Rechnungen: Pauschalrechnungen, Rechnungen nach Aufwand, Teilrechnungen, Akonto und bestimmt noch viele andere, je nach Ihrem Agentur Workflow. All das muss nachgehalten werden. Was rechnen Sie ab, wann war da Projekt beendet, sind alle Stunden drauf gebucht, wurde nichts vergessen? Das sind die Fragen, die sich die am meisten gestellt werden bei der Abrechnung. Nach zu fakturieren ist immer aufwendig und kommt beim Kunden natürlich nicht so gut an.
Eine professionelle Agentursoftware kann Ihnen bei genau diesen Abläufen und Vorgängen weiterhelfen, denn Sie fakturieren einfach das, was Sie mit der Software sowieso schon abbilden.
In einer Agentursoftware sollten die Abrechenarten daher zum Standard gehören:
- Abrechnen nach Stunden
- Abrechnen nach Angebot
- Abrechnen nach Positionen
- Pauschalrechnungen
- Teilrechnungen
Abrechnen nach Stunden
Abrechnen nach Angebot
Es gibt wohl keine einfachere Art abzurechnen als nach Angebot. Ihr Kunde hat das Angebot erhalten und beauftragt. Sie rechnen also einfach danach ab. Sie beziehen das Angebot bei der Rechnung mit ein und diese sieht genauso aus wie das Angebot. Schneller und einfacher kann man nicht fakturieren.
Abrechnen nach Positionen
Es kann aber auch vorkommen, dass Sie weder nach Angebot oder angefallenen Stunden abrechnen, sondern nach einer Kombination aus beidem. Sie bieten dem Kunden z.B. eine Leistung nach für den Preis X, können aber noch nicht absehen, wie viele Stunden oder Mengen Sie für das gesamte Projekt benötigen. Ihre Rechnung wird daher einfach eine Kombination aus angefallenen Stunden und Positionen. Dabei können Sie natürlich Fremdleistungen genauso mit einbeziehen wie Ihre eigenen Stunden.
Pauschalrechnungen
Sind mittlerweile die Rechnungen, die immer häufiger zum Agenturalltag gehören. Sie vereinbaren mit dem Kunden einen Pauschalpreis, in dem geleistete Stunden, Fremdleistungen und sonstige Kosten integriert sind. Dadurch, dass die Mitarbeiter ihre Stunden auf den Job erfassen, können Sie bei der Abrechnung genau sehen ob der Pauschalpreis, den Sie kalkuliert haben Ihnen den gewünschten Profit gebracht hat. Wenn nicht, dann können Sie für das nächste Projekt direkt einen anderen Preis veranschlagen.
Teilrechnungen
Eine professionelle Agentursoftware sollte über die Funktionen der Akonto- und Teilrechnung verfügen. Einige Agenturen müssen aufwendige Räumlichkeiten, Drucke, Kameras oder anderes Equipment vorab bestellen und bezahlen. Dabei bietet dann die Akontorechnung, also eine Vorabrechnung, die sicherste Möglichkeit, die kosten nicht alleine tragen zu müssen. Ist das Projekt abgeschlossen, stellen Sie einfach mit der Schlussrechnung alle anderen Positionen, die noch angefallen sind ebenfalls in Rechnung.
Wiederkehrende Rechnungen
Stellen für einige eine große und lästige Herausforderung dar. In einem bestimmten Intervall müssen immer dieselben Rechnungen geschrieben werden wie z.B. über Hosting Verträge. Damit man diese nicht vergisst aber auch nicht jeden Monat zig gleiche Rechnungen schreiben muss, sollte Ihre Agentursoftware ein passendes Modul dazu haben. Mit der Wiederkehrenden Rechnung können Sie eine Rechnung einmal anlegen, den gewünschten Intervall hinterlegen und dann immer in einem Lauf alle Rechnungen darauf fakturieren. Dies wird Ihnen im Alltag unwahrscheinlich viel Zeit ersparen.
Sollten wir Sie neugierig gemacht haben, können Sie in unserem Tutorial nachschauen, wie Sie WKR´s in QuoJob abwickeln können.
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