Durch eine Agentursoftware können Sie automatisch Ihre Arbeitsabläufe organisieren. Sie legen fest, in welcher Reihenfolge Dinge erledigt werden und wer die Berechtigung hat diese auch umzusetzen. Nehmen wir als Beispiel den Umgang mit einem Interessenten. Ohne die Nutzung einer Organisationssoftware/Agentursoftware gibt es wahrscheinlich irgendwo beim Key-Accounter-Aufzeichnungen über di ersten Gespräche mit dem Interessenten. In einer Excel Tabelle oder in den Kontakten des jeweiligen Ansprechpartners finden Sie wohlmöglich auch die Kontaktdaten des neuen Interessenten. Im besten Fall wird dann ein Angebot geschrieben, vielleicht in Word oder InDesgin. Wenn es gut läuft, dann ist man im cc bei der Mail, wenn nicht dann weiß man vermutlich nicht ob der Interessent überhaupt ein Angebot erhalten hat. Jetzt sagen wir mal, der zuständige Key-Accounter ist auf einer Fortbildung während der besagte Interessent in der Agentur anruft und Rückfragen zum Angebot hat, bevor er dieses sehr gerne annehmen würde. Auf einmal beginnt die wilde Sucherei nach Mail Verkehr und Dateien auf dem Desktop des Mitarbeiters, auf dem Schreibtisch oder sonst irgendwelchen möglichen Orten wo sich solche Korrespondenz befinden könnte. Dies kostet nicht nur unnötig Zeit, sondern macht auch einen unprofessionellen Eindruck. Wären Sie an dieser Stelle besser organisiert gewesen, hätte es Ihnen eine Menge Sucherei erspart. Mit einer passenden Software hätten Sie zuallererst einmal festgelegt, dass der Interessent in den Kontakten hinterlegt wird, so dass jeder auf die Daten zugreifen kann, wenn dieser sich meldet. Außerdem könnten Sie hier auch die Gesprächsnotizen und den Mail Verkehr eintragen und hinterlegen. Dies hätte den großen Vorteil, dass nicht nur derjenige, der dies hinterlegt hat, einsehen könnte was mit wem besprochen wurde. Angebote auch für Interessenten, würden Sie gut organisiert an einem New Business Job schreiben und hätten so jederzeit Zugriff und könnten so direkt auf jeweilige Änderungen oder Fragen eingehen. Sie hätten eine Historie, die Ihnen direkt zeigt, wer wann Angebote, Besprechungsberichte oder Rechnungen geschrieben hat.
Organisationssoftware?!
Seinen Workflow planen, sich zu organisieren, um so die besten Ergebnisse zu erzählen ist nichts neues. Manche mögen das wilde Chaos und sind auch dabei produktiv, die meisten von uns brauchen aber eine gewisse Struktur um die Arbeit gut und vollständig erledigt zu bekommen. Es gibt mittlerweile sehr viele Tools, die einem den Arbeitsalltag dahingehend erleichtern. Angefangen von einfachen Kalendertabs bis hin zur vollumfassenden Software gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, sich und sein Unternehmen ausgezeichnet zu organisieren.
Eine professionelle Agentursoftware ist nichts anderes als eine Organisationssoftware, denn was machen wir mit einer solchen Software?
- Planen
- Verwalten
- Controllen
Mit einer Agentursoftware organisieren Sie alle Abläufe rund um Ihr kreatives Tagesgeschäft und haben so stets den Überblick über sämtliche Entwicklungen in der Agentur.
Organisieren des Workflows
Organisation lebt vom Mitmachen
Die beste Software hilft Ihnen natürlich nichts, wenn Sie keinen einheitlichen Workflow bestimmen, an den sich alle User auch halten müssen. Wenn man nämlich eins sicher sagen kann, dann das eine Software vom Mitmachen lebt. Deswegen ist es ganz wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in den Organisationsprozess mit einbeziehen, sodass dort keine Hemmschwellen bei der Benutzung entstehen.
