Wenn man sich in denselben Räumlichkeiten aufhält, ist es sehr leicht, die Kollegen über etwas zu informieren. Besonders Kleinigkeiten können so auf dem kurzen Dienstweg erledigt werden. Im Homeoffice gestaltet sich dies schwierig. Nutzen Sie auch hierfür Ihre Agentursoftware. In QuoJob können Sie entweder über die Chat-Funktion auf dem Dashboard, das Job Board am jeweiligen Job oder über ToDos Themen besprechen oder verteilen. Die Chat Funktion eignet sich besonders gut, wenn Sie die ganze Agentur oder einzelne Mitarbeiter über etwas informieren möchten. Am Job-Board macht es Sinn, einen neuen Eintrag zu verfassen, wenn es sich um ein Thema mit Jobbezug handelt. Ein To-do würde ich immer empfehlen, wenn Sie dem Kollegen eigentlich eine Notiz auf den Schreibtisch gelegt hätten. Wenn Sie ein ToDo anlegen und einem Kollegen zuweisen, wissen Sie, dass er es auf jeden Fall erhalten hat und es Ihn so lange begleitet, bis er es bearbeitet hat.
Wie kann eine Agentursoftware im Homeoffice helfen?
Jeder hat seine Aufgaben. In Zeiten wie diesen ist die genaue Verteilung und Kontrolle dieser vielleicht noch wichtiger als vorher. Die, die die Möglichkeit haben, sind im Homeoffice und stehen vor neuen Herausforderungen. Es geht nicht nur darum, dass man sich mit einer ungewohnten Arbeitsumgebung abfinden muss, gegebenenfalls muss man sich auch erst wieder in den eigenen Workflow hineinfinden. Dinge, die Ihnen dabei helfen können, sind in Ihrer Agentursoftware inkludiert. Besonders in Homeoffice-Zeiten ist es wichtig, dass die Kollegen sehen, ob Sie zu erreichen sind oder nicht. Tragen Sie Ihre Telefon- oder Onlinetermine in QuoJob ein, sodass man direkt sehen kann, wann Sie beschäftigt sind. Sie können diese Termine im Moment auch gut unter abwesende Termine eintragen, dann taucht ihr Name unter dem Widget „heute abwesende Mitarbeiter“ auf. Die Kollegen sehen so direkt, dass Sie keine Zeit haben, ohne Sie erst anrufen zu müssen.
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Korrespondenz
Aufgaben, Ressourcen und Projektplanung
In dem Sie mit Aufgaben arbeiten, können Sie jeden Mitarbeiter eine direkte Zuordnung zu den jeweiligen Aufgaben geben. Man kann sehen, wer wie verplant ist und ob noch Kapazitäten frei sind. Einfacher kann man es sich im Homeoffice nicht machen. Man sieht seine offenen Aufgaben auf seinem Dashboard und weiß, was zu tun ist. Der Projektmanager kann sich einen Überblick über die ganzen offenen und bebuchten Aufgaben machen, ohne hinter den Mitarbeitern einzeln her zu telefonieren. Eine echte Zeitersparnis also. Zu dem kommt, dass man gerade jetzt seine Kunden davon überzeugen muss, dass man ein verlässlicher Partner ist. Mit einem Projekt, dass pünktlich ausgeliefert wird, schafft man dieses Vertrauen.
Informationen und Vertrauen
Normalerweise verschicken Sie Ihre Angebote und Rechnungen, sowie andere erstellte Dokumente mit einem externen Mailprogramm. Dies ist völlig in Ordnung. Trotzdem können Sie darüber nachdenken, ob Sie in der Homeoffice Zeit nicht auch QuoJob dafür nutzen möchten. Überall, wo Sie Dokumente in QuoJob erzeugen, können Sie diese auch aus dem System verschicken. Das wirklich Praktische daran ist im Moment der Aspekt der Nachvollziehbarkeit. Wenn Sie die Dokumente über QuoJob versenden, dann kann man dies nämlich im System unter Workflow und in der Historie nachvollziehen. Sie müssen die Kollegen also nicht zwangsläufig in CC nehmen, damit diese wissen, dass das Angebot rausgegangen ist.
Jeder kennt den Satz und besonders das Homeoffice erfordert ein gewisses Maß an Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern und Kollegen. Durch QuoJob können Sie nicht kontrollieren, ob der Kollegen wirklich arbeitet, aber durch die Zeiterfassung können Sie schauen, was, wann und wie bearbeitet wurde. Sie behalten den Überblick. Wir befinden uns in einer außergewöhnlichen Zeit, die aber auch bereits bekanntes in einem neuen Licht erscheinen lässt. Nutzen Sie die Zeit, um einen neuen Workflow und Funktionen in Ihrer Software zu entdecken, die Ihnen jetzt eine echte Hilfe sein können. Wenn Sie noch auf der Suche sind, dann melden Sie sich gerne bei uns und testen QuoJob auf Herz und Nieren.
