Agentursoftware personalisieren

Eine standardisierte Agentursoftware, die Ihren Agentur-Workflow vollumfänglich abbildet – was will man mehr? Nun, eigentlich gibt es da nicht mehr viel, außer vielleicht die unterschiedlichen Ansprüche und Wünsche der Mitarbeiter. Im Prinzip wollen alle dieselben Tools, wie Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen schreiben, einen Kalender, CRM-Verwaltung etc. Dann kommt aber das große ‚ABER‘, denn je nach Funktion in der Agentur interessiert einen ein ganz anderer Aspekt der beschriebenen Funktionen. Ein Kollege aus der Grafik möchte auf seine Jobs und Aufgaben einfach und schnell seine Zeiten erfassen, der Projektmanager möchte dies zwar auch, will aber gleichzeitig auch wissen, ob das vorher kalkulierte Angebot auch mit den tatsächlich erfassten Zeiten übereinstimmt. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung möchten einen reibungslosen Fibu-Lauf generieren und controllen, die Geschäftsführer interessieren sich aber vielmehr für den Gesamtprofit der Agentur. So hat jeder Mitarbeiter neben den Standard-Voraussetzungen andere Ansprüche an die ausgewählte Agentursoftware. Um all diese in einer Software zu vereinen, ist Flexibilität und eine gute Rechteverteilung eine Grundvoraussetzung.

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User-Typen und individuelle Zugriffsrechte

In QuoJob ist es so geregelt, dass Sie nicht nur die Zugriffsrechte je User einstellen können, sondern zwischen 3 unterschiedlichen User-Modellen wählen können. Diese sind mit verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten ausgestattet und erlauben so jedem Mitarbeiter, die passenden Funktionen in der Software freigeschaltet zu bekommen. Der Power-User ist die größte Lizenz und kann vollumfänglichen Zugriff auf die Software haben. Geschäftsführer, Projektmanager, die Buchhaltung, HR etc. sind typische Power-User. Die Non-Power-User sind deutlich eingeschränkter im Umfang. Sie haben auf die meisten Module lesenden Zugriff, können aber ihre Kunden und Jobs pflegen, Zeiten erfassen oder sich ein passendes Dashboard zusammenstellen. Die kleinste Lizenz, der MyTime-User, ist eine reine Zeiterfasser-Lizenz und ist perfekt für Freelancer oder Praktikanten. Zusätzlich zu den verschiedenen Usern gibt es aber noch die Möglichkeit, diese durch die Zugriffsrechte zu personalisieren. Ein Kollege soll Angebote schreiben, Aufgaben anlegen und sein Projekt controllen können, sollte aber nicht fakturieren dürfen? Durch die Zugriffsrechte – kein Problem. Sie können bis ins Detail bestimmen, welche Module, Add-ons und Aktionen, die Mitarbeiter bearbeiten oder sehen können. Sie können sogar ganze Module ausknipsen, sodass diese für die Kollegen gar nicht erst sichtbar sind in der Software. So haben Sie von Beginn an die Möglichkeit, Ihre standardisierte Agentursoftware auf Ihre Mitarbeiter abzustimmen.

Dashboard

Die User- und Zugriffsrechte werden von den Entscheidern der Agentur bestimmt und hinterlegt. Es gibt aber auch Module, die sich die User selber definieren und einstellen können. Dazu gehört das selbst konfigurierbare Dashboard in QuoJob.

Aus einer Vielzahl von Widgets kann sich jeder Mitarbeiter mit einer Power-User- und Non-Power-User-Lizenz sein eigenes Dashboard erstellen. Sie bestimmen dabei selbst, welche Widgets Sie brauchen und wo Sie sie auf dem Dashboard angezeigt bekommen möchten. Dieses Modul können Sie als Ihre Startseite einrichten, sodass Sie Ihre wichtigsten Infos direkt als Erstes sehen, wenn Sie sich einloggen. Egal ob es sich dabei um Ihren Kalender, Aufgaben, Geburtstagsliste, Jobs etc. handelt. Wenn Sie möchten, können Sie sich auch mehrere Dashboards anlegen und mit eigenen Namen versehen. Legen Sie diese so an, wie Sie es für Ihren Workflow brauchen!

Extras

Unter dem Modul „Extras“ verbergen sich die persönlichen Einstellungen. Wie der Name schon verrät, kann hier jeder User seine QuoJob-Version personalisieren. Dies fängt mit der Sprache der Software an und hört mit den Anzeige-Möglichkeiten auf. Hinterlegen Sie hier Ihre Signatur mit digitaler Unterschrift, Ihr Profilbild und legen Sie fest, wie lang Ihre Historienlänge sein soll – völlig unabhängig von Ihren Kollegen.

Was sind die Vorteile einer personalisierten Agentursoftware?

  • Die User finden sich besser zu recht.
  • Die Software wird automatisch besser angenommen.
  • Durch die Mitgestaltung bekommt der User eher einen Zugang zum System.
  • Die Mitarbeiter bekommen nur die Module & Funktionen, die sie auch wirklich benötigen.
  • Die Preisgestaltung ist genauso individuell wie die Mitarbeiter Ihrer Agentur.

Eine Standard-Agentursoftware kann also noch viel mehr als nur Standard. Überzeugen Sie sich selbst und schauen sich an, wie Sie Ihr eigenes Dashboard erstellen können!

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