Die Antwort ist einfach: Sie sollte bei der Rechnungserstellung, bei der Prüfung von Eingangsrechnungen, bei der Erstellung von Stornos und Gutschriften sowie bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro unterstützen. Dafür benötigt sie einige wichtige Funktionen wie:
Fraktuieren:
Das Fakturieren sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Dank bereits vorab hinterlegter Informationen sollte eine Rechnung mit ein paar Klicks erstellt werden können. Noch einfacher ist es, wenn die Rechnung nach Angebot abgerechnet werden kann. Sie können so eine Ausgangsrechnung analog zum beauftragten Angebot erstellen. Der Kunde bekommt genau die Rechnung, die er auch bestellt hat.
Unabhängig davon sollte die Rechnungswesen-Software für Agenturen auch in der Lage sein, freie Ausgangsrechnungen unabhängig von Angeboten zu erstellen. Diese Fakturierung ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie nach Budget und nicht nach Angebot für einen Kunden arbeiten und Ihren Aufwand nach Stunden abrechnen müssen. Die Rechnungswesen-Software hilft dabei, dass sie automatisch alle angefallenen Stundenbuchungen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter vorschlägt. Mit einem Klick fakturieren Sie exakt die Stunden, die für das Projekt angefallen sind.
Fakturenvorschlag – Quasi-Rechnung für weniger Aufwand:
In einigen Agenturen durchlaufen Ausgangsrechnungen einen bestimmten Freigabeprozess, bevor sie an den Kunden weitergegeben werden. Gibt es dann Änderungswünsche, müssen Stornobelege erstellt werden, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Mit der Funktion des Fakturenvorschlags erzeugen Sie vorab eine Quasi-Rechnung, die zwar wie eine echte Rechnung aussieht, aber noch keine Rechnungsnummer hat und daher jederzeit verändert werden kann, ohne Stornobelege erstellen zu müssen. Je nach Rechtevergabe können Sie darüber hinaus bestimmen, wer einen Fakturenvorschlag oder eine richtige Rechnung erstellen darf, oder eine Freigabe erteilen, dass die Buchhaltung erst nach Prüfung der Rechnung diese freigeben darf.
Wiederkehrende Rechnungen – es geht effizient:
Wiederkehrende Rechnungen sind Rechnungen, die regelmäßig in der Buchhaltung der Agentur aufschlagen. Mit dem Modul „wiederkehrende Rechnungen“ legen Sie eine solche Rechnung einmal an, stellen das Intervall der Rechnung ein und vergessen künftig nicht mehr, die Rechnung nicht mehr zu fakturieren. Mithilfe eines Laufs der wiederkehrenden Rechnungen erzeugen Sie alle wiederkehrenden Rechnungen in einem Zug.
