Rechnungswesen-Software für Agenturen – Buchhaltung einfach gemacht

Buchhaltung und Rechnungswesen gehören dazu – auch in Agenturen. Während die Buchhaltung oft in der Hand eines externen Steuerberaters liegt, bleibt das Rechnungswesen häufig in der Agentur selbst. Je umfangreicher und komplexer die Projekte sind, desto anspruchsvoller wird die Thematik. Eine Rechnungswesen-Software für Agenturen kann die Planung, Steuerung und Kontrolle der wirtschaftlichen Abläufe in der Agentur vereinfachen und effizienter gestalten.

Abbildung des User Interface der QuoJob Webanwendung mit illustrierten Elementen
Grafik-Vorteile-einer-Agentursoftware

Einfache und unkomplizierte Rechnungswesen Software für Agenturen

Die webbasierte Softwarelösung

QuoJob ist die webbasierte Softwarelösung für einen effizienten Agenturbetrieb. Seit 20 Jahren am Markt und stresserprobt besticht unsere Applikation durch vielfachen Mehrwert.

Vereinfachte Administration

Sie vereinfacht sämtliche administrative Vorgänge und bündelt Ihre Stamm- und Kontaktdaten. Diese stehen allen Nutzergruppen und Bereichen Ihrer Agentur zur Verfügung.

Effizienz mit dem Einsatz der richtigen Software

Dadurch reduziert sich Ihr Zeitaufwand beispielsweise für Projekt- und Personalplanung, Management, Buchhaltung und Controlling, denn alle Informationen stehen sekundenschnell und tagesaktuell per Knopfdruck zur Verfügung.

Illustration eines Roboters

Rechnungswesen für Ihre Agentur - so einfach geht's

Zum Rechnungswesen gehören vier Teilgebiete: die externe Unternehmensrechnung, die interne Unternehmensrechnung, die Vergleichsrechnung und die Planungsrechnung. Das Rechnungswesen dient der Planung, Steuerung und Kontrolle der wirtschaftlichen Vorgänge in der Agentur. Dazu erfasst das Rechnungswesen so viele Vorgänge wie möglich aus und wertet diese aus. Die Hauptaufgaben sind allerdings die Dokumentation, Information, Kontrolle und Planung. Das bedeutet, dass Agenturen nicht alle Geschäftsvorfälle anhand von Belegen nachweisen und alle Daten den Finanzbehörden und der Agenturführung vorlegen müssen. Sie müssen auch ihre unternehmerische Tätigkeit kontrollieren und anhand der Planung strategische Entscheidungen treffen. Rechnungswesen bedeutet aber auch, Rechnungen zu schreiben, Eingangsrechnungen zu prüfen, Gutschriften und Stornos zu erstellen und alle Daten ordnungsgemäß an den Steuerberater zu übergeben. Hier lauert Fehlerpotenzial. Falsch abgerechnete Positionen, fehlerhafte Rechnungsdaten, nicht erbrachte Stunden, nicht gebuchte Fremdleistungen etc. Eine Rechnungswesen-Software für Agenturen reduziert dieses Fehlerpotenzial, unterstützt die Abläufe und spart Zeit. Eine solche Software sollte daher in keiner Agentur fehlen. – Darum zögern Sie nicht, uns anzusprechen!

Gern stellen wir Ihnen eine QuoJob-Demoversion unverbindlich zur Verfügung. – Damit auch Sie schon bald von den vielen Vorteilen unserer Projektmanagementsoftware profitieren.

Was sollte eine Rechnungswesen-Software für Agenturen können?

Die Antwort ist einfach: Sie sollte bei der Rechnungserstellung, bei der Prüfung von Eingangsrechnungen, bei der Erstellung von Stornos und Gutschriften sowie bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro unterstützen. Dafür benötigt sie einige wichtige Funktionen wie:

Fraktuieren:

Das Fakturieren sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Dank bereits vorab hinterlegter Informationen sollte eine Rechnung mit ein paar Klicks erstellt werden können. Noch einfacher ist es, wenn die Rechnung nach Angebot abgerechnet werden kann. Sie können so eine Ausgangsrechnung analog zum beauftragten Angebot erstellen. Der Kunde bekommt genau die Rechnung, die er auch bestellt hat.

Unabhängig davon sollte die Rechnungswesen-Software für Agenturen auch in der Lage sein, freie Ausgangsrechnungen unabhängig von Angeboten zu erstellen. Diese Fakturierung ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie nach Budget und nicht nach Angebot für einen Kunden arbeiten und Ihren Aufwand nach Stunden abrechnen müssen. Die Rechnungswesen-Software hilft dabei, dass sie automatisch alle angefallenen Stundenbuchungen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter vorschlägt. Mit einem Klick fakturieren Sie exakt die Stunden, die für das Projekt angefallen sind.

Fakturenvorschlag – Quasi-Rechnung für weniger Aufwand:

In einigen Agenturen durchlaufen Ausgangsrechnungen einen bestimmten Freigabeprozess, bevor sie an den Kunden weitergegeben werden. Gibt es dann Änderungswünsche, müssen Stornobelege erstellt werden, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Mit der Funktion des Fakturenvorschlags erzeugen Sie vorab eine Quasi-Rechnung, die zwar wie eine echte Rechnung aussieht, aber noch keine Rechnungsnummer hat und daher jederzeit verändert werden kann, ohne Stornobelege erstellen zu müssen. Je nach Rechtevergabe können Sie darüber hinaus bestimmen, wer einen Fakturenvorschlag oder eine richtige Rechnung erstellen darf, oder eine Freigabe erteilen, dass die Buchhaltung erst nach Prüfung der Rechnung diese freigeben darf.

Wiederkehrende Rechnungen – es geht effizient:

Wiederkehrende Rechnungen sind Rechnungen, die regelmäßig in der Buchhaltung der Agentur aufschlagen. Mit dem Modul „wiederkehrende Rechnungen“ legen Sie eine solche Rechnung einmal an, stellen das Intervall der Rechnung ein und vergessen künftig nicht mehr, die Rechnung nicht mehr zu fakturieren. Mithilfe eines Laufs der wiederkehrenden Rechnungen erzeugen Sie alle wiederkehrenden Rechnungen in einem Zug.

 

Innerhalb der Rechnungswesen Software Eingangsrechnungen bequem verwalten

Auch die Eingangsrechnungen sollte die Rechnungswesen-Software in Agenturen bequem verwalten. Die Vorgänge zur Erfassung der Ausgangsrechnung werden vereinfacht, indem der Originalbeleg einfach hochgeladen und einem bzw. mehreren Projekten zugeordnet werden kann. Über eine Freigabe legen Sie fest, wer die Eingangsrechnungen prüft und freigibt. Fehler passieren immer und es kann vorkommen, dass Rechnungen angepasst werden müssen. Mit einem Klick können Sie in einem solchen Fall die Storno-Rechnung erzeugen und an den Kunden verschicken. Auch Gutschriften lassen sich ebenso einfach erstellen.

ein Quadrat, bestehend aus drei dunkelgrünen und einer grün-weiß schraffierten Fläche; mittig steht der Buchstabe ‚Q‘ für QuoJob.

Übergabe der Daten ans Steuerbüro

Rechnungswesen werden inzwischen ebenso digital übermittelt wie alle anderen Vorgänge in der Agentur. Über das Modul FiBu-Export übergeben Sie alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie das elektronische Kassenbuch an das Steuerbüro. Darüber hinaus können Sie über die Schnittstelle Daten in DATEV, Lexware, Diamant und andere Systeme übertragen.
Ebenso hilfreich sind Funktionen wie die Kopierfunktion von Rechnungen, Leistungsnachweise, Stundennachweise und der Rechnungsversand aus der Software heraus. Diese Funktionen kosten zwar Geld im Vergleich zur Rechnungswesen-Software Open-Source, bieten aber wesentlich effizientere Funktionen.

10 Gründe, die für eine Rechnungswesen-Software in Agenturen sprechen

  1. Sie haben effizientere Prozesse im Rechnungswesen.
  2. Sie können Eingangsrechnungen direkt Projekten zuordnen.
  3. Sie können Ausgangsrechnungen analog zum Angebot erstellen.
  4. Sie können freie Ausgangsrechnungen erstellen.
  5. Sie erzeugen Gutschriften und Stornos mit nur einem Klick und versenden diese aus dem System heraus.
  6. Sie übergeben über eine Schnittstelle bequem alle Daten ans Steuerbüro.
  7. Sie erstellen effizient wiederkehrende Rechnungen.
  8. Sie steuern die Freigabeprozesse der Rechnungen, Gutschriften und Stornos.
  9. Sie erzeugen Fakturenvorschläge und vermeiden so Stornobelege.
  10. Sie haben mehr Zeit für andere Aufgaben.

Neugierig geworden? Gern beraten wir Sie zu unserer Rechnungswesen-Software für Agenturen entsprechend Ihren individuellen Voraussetzungen und Anforderungen.

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