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Verwaltung der Kontaktdaten per CRM-Tool

Bei der Verwaltung eurer Kontaktdaten ist nicht erst seit der DSGVO Sorgfalt geboten. Eine übersichtlich gepflegte Datenbank hilft euch bei der Akquise, genauso wie bei der Bestandskundenpflege. Ansprechpartnerinnen, alternative Anschriften, kaufmännische Stammdaten oder ganz individuelle Selektionskriterien erleichtern euch den Umgang mit euren Kontakten. Bei selbst definierten Kriterien, vereinfacht ihr euch zum Beispiel die Suche nach Kontakten, die sich für euren Newsletter angemeldet haben oder die eine Weihnachtskarte von euch bekommen sollen. Ihr könnt aber auch nach Betriebsgröße, Postleitzahl oder Attributen selektieren, um so auf eure gewünschten Kontakte zugreifen zu können.

Wichtige Funktionen im CRM-Tool

Welche Funktionen für euch am wichtigsten sind, hängt davon ab, welche Aufgabe ihr in der Agentur habt und was ihr mit den Kontakten vorhabt. Die Kollegen aus der Buchhaltung interessieren sich meist mehr für eine übersichtliche Anlage der kaufmännischen Stammdaten als die Kollegen aus dem Sales, die ein gutes Business Development Tool brauchen. Ihr solltet daher nach einer CRM-Verwaltung suchen, die möglichst viele Aspekte der unterschiedlichen User abbildet. Funktionen wie vereinbarte Zahlungsziele, Skonto oder Kundennummern sollten dabei genauso eine Rolle spielen, wie Gesprächsnotizen oder automatische Wiedervorlagen, die man am Kontakt erstellen kann. Ein Tool, auf das alle Teams zugreifen können und diese auch gerne pflegen erleichtert euch die Arbeit um ein Vielfaches. Macht euch deshalb Gedanken, was ihr von einem CRM-Programm erwartet und was es auf alle Fälle abbilden sollte. Um euch dabei zu helfen haben wir ein paar der wichtigsten Funktionen aufgelistet:

  • Eigene Suchfelder generieren
  • DSGVO Konform
  • Vorlagen Verwaltung
  • Dateiupload
  • Kaufmännische Stammdaten
  • Datenexport
  • Mail & Telefonverknüpfung
  • Business Development Tool

 

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Warum ist es richtig, eigenen Suchfelder in deinem CRM-Tool anlegen zu können?

Wenn euer CRM-Tool diese Funktion mit sich bringt, seid ihr noch individueller und losgelöster von starren Strukturen.

Ihr könnt vorgeben, wonach ihr selektieren und auswählen möchtet. Ihr gestaltet eure Software aktiv mit.

Mit dem CRM-Tool siehst du alle kaufmännischen Stammdaten auf einen Blick

Das neue CRM-Tool sollte zudem die kaufmännischen Stammdaten eures Kontaktes abbilden können.

Das Hinterlegen von Kundennummern, Debitoren­nummern oder Bankverbindungen sollten daher zum absoluten Standard gehören.

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Schnelle Vorlagenverwaltung dank CRM-Tool

Eine Vorlagenverwaltung kann euch enorm viel Zeit sparen. Selektionen gleichen sich, wenn ihr mit Vorlagen arbeiten könnt, dann könnt ihr immer darauf zugreifen und ggf. nur die Parameter anpassen, die ihr aktuell benötigt.

Warum sollte man sich immer wieder die gleiche Arbeit machen, wenn es auch einfacher geht.

Einfacher Dateiupload via CRM-Tool

Ein Dateiupload am Kontakt kann ebenfalls von großem Nutzen sein. Informiert euch daher, ob die CRM-Tools, die ihr in die engere Auswahl genommen habt, dieses Feature abbilden können.

Wir sehen den großen Mehrwert darin, dass ihr Mails oder Dokumente, die für alle Interessant sein können, nicht mehr rumschicken müsst, sondern diese ganz einfach da ablegt, wo sie auch hingehören – an den Kontakt.

Ihr könnt euren Workflow so gestalten, dass diese Dateien einen festen Platz am Kontakt bekommen und so für alle klar ist, wo man diese findet. Ganz ohne Telefonat, Teams Call oder E-Mail.

Mit deinem CRM-Tool erstellst du Datenexporte auf Knopfdruck

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den ihr euch auf jeden Fall bei einem neuen CRM-Tool ansehen solltet, ist der Datenexport. Ihr pflegt eure gesamten Kontakte, nicht nur Kunden, sondern auch Lieferanten, Interessenten, Freelancer oder Partner in dieser Software.

Das heißt es wird eine Datenbank, die mitunter sehr groß und wichtig für euch und eure Agentur wird. Daher solltet ihr euch vergewissern, dass ihr diese Daten auch jederzeit wieder aus dem Tool herausbekommt. Sei es, um Newsletter zu versenden, Weihnachtskarten rauszusenden oder die Daten in ein anderes Tool überspielen zu wollen.

Vergewissert euch, dass ihr die Kontaktdaten immer exportieren könnt.

Praktische Anbindung des CRM-Tools an deine Mail- und Telefonsoftware

Eine Verknüpfung eurer externen Mail und eurer Telefonie kann ebenfalls von großem Nutzen sein. Denn wie kontaktiert ihr eure Kontakte? In den meisten Fällen per Mail oder Telefon. Das ein CRM-Tool kein vollständiges Mail Programm ersetzen kann, ist wohl klar. Daher ist eine mögliche Verknüpfung eine gute Schnittstelle und erspart euch wiederum Arbeit. Die Korrespondenz sollte am Kontakt hinterlegt werden oder sogar vom Kontakt heraus versendet werden können. Genauso verhält es sich mit einer Telefonanbindung. Solltet ihr per voice over ip telefonieren, dann sollte ein professionelles CRM-Tool diese auch unterstützen. Ein Anruf direkt aus dem Tool heraus erspart euch das Eintippen der Telefonnummer und beugt Zahlendrehern vor.

CRM-Tool inklusive Akquise-Controlling

Solltet ihr viel Akquise betreiben und diese gerne professionell und so einfach wie möglich controllen wollen, dann müsst ihr unbedingt darauf achten, dass euer CRM-Tool dieses inkludiert hat. Das reine anlegen und sammeln von Kontaktdaten ist nur die halbe Miete. Ihr solltet Widervorlagen, Erinnerungen und weitere individuelle Kriterien hinterlegen können. Diese benötigt ihr, um eure Akquise umfangreich pflegen zu können.

Die Daten, die ihr dazu einpflegt, sollten dazu auch noch auswertbar sein, so dass ihr an dieser entscheidenden Stelle nicht wieder auf weitere Lösungen zugreifen müsst.

CRM-Tools Made in Germany zur Einhaltung von DSGVO-Konformität

Ein umfangreiches Datenschutzkonzept sollte euch ebenfalls sehr wichtig sein, wenn ihr eure Kontakte verwalten wollt. Das CRM-Tool sollte alle DSGVO Richtlinien abbilden können, sodass ihr immer auf der sicheren Seite seid.

Dazu gehört unter anderem die Löschung der Ansprechpartner und die Möglichkeit, die Zustimmung oder Ablehnung der Kontaktaufnahme zu hinterlegen.

 

 

Welche Features des CRM-Tools können dazu noch hilfreich sein?

Zu den bereits aufgeführten Punkten, die wir für die Ausschlaggebenden halten, bei der Wahl eines CRM-Tools, gibt es natürlich noch viele weitere, die ganz individuell von euch und euren Agenturbedürfnissen abhängig sind. Wir wollen euch mit den folgenden Punkten kleine Anregungen geben, für Features die ihr vielleicht gar nicht auf dem Schirm gehabt hättet

  • Geburtstage hinterlegen
  • Bilder bei Ansprechpartnern hochladen
  • Holding Strukturen abbilden
  • Notizen
  • Historie

Persönliche Kundenbeziehungen dank smartem CRM-Tool

Eine langjährige Kundenbeziehung pflegt man am besten, in dem man sich kümmert. Wie nett wäre es also, wenn man den Geburtstag des Ansprechpartners hinterlegen könnte und eine Karte oder Mail an dem Tag raussendet? Genauso ist es eine schöne Ergänzung, wenn man das passende Foto am Kontakt hochladen kann, um genau zu wissen, wer sein Gegenüber ist. Dies sind keine Features, ohne die man nicht arbeiten kann. Dennoch können sie einem dabei helfen, eine intensivere Kundenbindung aufzubauen.

Dein CRM-Tool ermöglicht dir eine einfache und übersichtliche Dokumentation

Eine Historie kann ebenfalls von großem Nutzen sein. Ihr könnt damit immer nachvollziehen, was, wann und wer mit dem Kontakt erstellt hat. Wurden Termine angelegt, Angebote geschrieben oder Besprechungsberichte erstellt? Ihr bleibt automatisch auf dem aktuellen Stand, ohne bei einzelnen Dokumenten nachzuforschen zu müssen. Viel Zeit, die ihr sparen könnt, wenn es einen zentralen Ort gibt, an dem man nachschauen kann.

Holdings, Abteilungen und Anschriften in einem CRM-Tools

Ihr habt Firmen, die miteinander verknüpft sind, ihr müsst aber bei der Angebotserstellung oder der Abrechnung darauf achten, dass ihr diese getrennt behandelt? Dann sollte euer CRM-Tool diese Strukturen abbilden können. Holdings, unterschiedliche Abteilungen und Anschriften sollte eine Funktion sein, die euer CRM-Tool können sollte.

CRM-Tool mit Raum für persönliche Notizen

Was ebenfalls nützlich sein kann, ist das Hinterlegen von Notizen am Kontakt, auf die jeder zugreifen kann. Es ermöglicht euch Informationen zu teilen, ohne Mails zu schreiben oder die Kollegen anderweitig zu informieren. Eine kleine Funktion, die euch viel Zeit ersparen kann.

Look & Feel des CRM-Tools

Wir hoffen, wir konnten euch Funktionen und „must haves“ die ihr bei einem CRM-Tool auf dem Schirm haben solltet näherbringen und euch so vielleicht sogar bei der Entscheidungsfindung helfen. Was ihr immer selbst beurteilen müsst, ist die Optik und das Handling der Software. Daher geben wir euch als letzten Tipp noch mit auf den Weg, das CRM-Tool immer vorher zu testen bzw. sich ausführlich präsentieren zu lassen. Ein seröser Anbieter wird euch diese beiden Optionen immer zur Verfügung stellen.

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