Software zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben

Gerade in Kleinbetrieben lohnt sich die Einführung einer Stechuhr aufgrund der hohen Kosten nicht. Dann werden ineffiziente Excel-Tabellen zur Erfassung der Arbeitszeit genutzt oder auf Vertrauensbasis gearbeitet. Dasselbe gilt für die Erfassung von Projektzeiten, die für die Abrechnung bei Auftraggebern notwendig ist. Eine Software zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben steigert die Effizienz und spart Zeit, die für wichtigere Aufgaben aufgewendet werden kann.

Abbildung des User Interface der QuoJob Webanwendung mit illustrierten Elementen
Grafik-Vorteile-einer-Agentursoftware

Zeiterfassung-Software für Kleinbetriebe sollte Zeit sparen

Die Zeiterfassung ist vor allem in Kleinbetrieben ein Faktor der Zeitverschwendung. Anhand von Excel-Tabellen werden Zeitaufwendungen für die reine Arbeitszeit, Urlaube, Abwesenheiten und Projekten manuell festgehalten. Das kostet Zeit und führt darüber hinaus zu Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung. Gerade für die Abrechnung von Projektarbeitszeiten ist eine genaue Erfassung aber unabdingbar. Schließlich soll der Kunde auch beim nächsten Mal wieder auf das Unternehmen mit einem Auftrag zukommen. Das gilt für Kleinbetriebe ebenso wie für große Unternehmen.

Ebenso problematisch und aufwendig ist die Erfassung von Urlaubszeiten. Noch immer werden Urlaubszeiten über Urlaubsscheine vom Mitarbeiter beantragt und an die Abteilungsleitung bzw. dem unmittelbaren Vorgesetzten zur Freigabe weitergegeben. Von dort geht der Urlaubsantrag an die Personalabteilung, die den Urlaub im System der Personalabteilung freigibt. Eine umständliche Vorgehensweise, die zudem das Risiko birgt, dass Urlaubsanträge in der Ablage des Vorgesetzten liegen bleiben oder verlorengehen.

Noch komplizierter ist es bei Auswärtsterminen. Bis der Mitarbeiter vom Auswärtstermin zurück ist, hat er häufig die genauen Ankunfts- und Abfahrtszeiten vergessen. Darüber hinaus muss er manuell umständlich in einer Excel-Tabelle das Datum des Termins, die erbrachten Leistungen und die Ankunfts- sowie Abfahrtszeiten eintragen. Das ist viel zu umständlich und zu ungenau. Eine Software zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben kann hier Abhilfe schaffen.

Illustration eines Roboters

Was sollte eine Software zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben können?

Die Anforderungen an eine Software zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben können variieren. In eine ERP-Software integriert, kann ein Zeiterfassungsmodul alle Zeiten für die Anwesenheit und Abwesenheit, Urlaube und Projekte automatisch erfassen. Ein solches Modul sollte mit nur einem Klick alle notwendigen Zeiten festhalten können. Darüber hinaus sollte eine Zeiterfassung-Software für Kleinbetriebe eine Funktion haben, die es ermöglicht, die individuell aufgewendeten Zeit für Projekte separat zu erfassen, die Leistung mit nur einem Klick auszuwählen und die Daten dem dementsprechenden Projekt zuzuweisen. Ebenso wichtig ist die Erfassung von Zeiten, die bei Auswärtsterminen aufgewendet wurde. Auch hier sollte jeweils ein Klick genügen, um diese Zeiten einschließlich der erbrachten Leistungen zu erfassen.

In vielen Kleinbetrieben ist die Erfassung der Arbeitszeit ein Thema. Häufig verlässt sich die Geschäftsführung auf die Ehrlichkeit ihrer Mitarbeiter. Eine Zeiterfassung-Software für Kleinbetriebe sollte daher auch in der Lage sein, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter wie eine Stechuhr zu erfassen und an die Personalabteilung weiterzugeben. Gleichzeitig sollte auch die Erfassung aller Zeitaufwendungen für Termine und Aufgaben möglich sein.

Das sollte eine Zeiterfassung-Software in Kleinbetrieben können:

  • automatische Erfassung aller Anwesenheit und Abwesenheiten
  • automatische Erfassung der Urlaubszeit
  • automatische Erfassung der Zeitaufwendung für Projekte, Aufgaben und Terminen
  • separate automatische Erfassung der Zeiten für Projekte und projektspezifische Zuweisung
  • automatische Zuweisung der erbrachten Leistungen

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Zeiterfassung per ERP-Software zu teuer für Kleinbetriebe?

Große Unternehmen arbeiten in der Regel mit einer ERP-Software, die einen Überblick über alle Projekte, Aufgaben, Termine, Daten und Zeitaufwendungen gibt. Häufig ist diese Software für Kleinbetriebe aufgrund der hohen Kosten und der geringeren Mitarbeiterzahl nicht rentabel genug, sodass sie auf ihren Einsatz verzichten. Eine ERP-Software in Modulbauweise kann die Kosten reduzieren und die Verwendung auch für Kleinbetriebe ermöglichen. Dank der Modulbauweise können Kleinbetriebe die Module auswählen, die sie tatsächlich benötigen. Wenn nur ein Zeiterfassungsmodul benötigt wird, kann dieses auch nur gebucht werden. Dementsprechend geringer sind die Kosten. Der Kleinbetrieb zahlt nur das, was er tatsächlich auch nutzt – in diesem Fall das Zeiterfassungsmodul. Der Vorteil: Wächst der Betrieb, kann die ERP-Software individuell um weitere Module erweitert werden. Das kann ein CRM-System sein, ein Buchhaltungsmodul, ein Korrespondenzmodul oder ein Projektmanagement-Modul sein. Kleinbetriebe haben so die Flexibilität, die ERP-Software an ihr eigenes Wachstum anzupassen.

ein Quadrat, bestehend aus drei dunkelgrünen und einer grün-weiß schraffierten Fläche; mittig steht der Buchstabe ‚Q‘ für QuoJob.

Wie funktioniert eine Software zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben?

Eine Software zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben ist häufig in eine ERP-Software integriert. Über den Zugriff auf das Zeiterfassungsmodul haben die Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit, ihre Arbeitszeit über eine Menüauswahl zu erfassen. Diese Erfassung ist auch für die Zeitaufwendung von Terminen und Aufgaben möglich. Ein kleiner Play-Button oder ein Uhren-Symbol zeigt, wo die Zeit direkt erfasst werden kann. Alternativ ist eine Zeiterfassung über ein Modul möglich, indem alle Projekte, Aufgaben und Termine in einer Übersicht dargestellt werden. Auch hier können die Zeiten mit einem Klick verbucht werden. Die lästige Erstellung von Excel-Tabellen entfällt und Urlaubsanträge gehören der Vergangenheit an.

Neugierig geworden? Gern beraten wir Sie zu Ihrer individuellen ERP-Software mit Zeiterfassung für Kleinbetriebe entsprechend Ihren Voraussetzungen. So optimieren Sie die Zeiterfassung und schenken Ihren Mitarbeitern mehr Zeit fürs Tagesgeschäft.

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