Software zur Zeiterfassung für Mitarbeiter – die All-in-One-Lösung

Die Zeiterfassung ist vor allem in Unternehmen, in denen projektspezifisch und oft außer Haus gearbeitet wird, kompliziert. Eine Stechuhr macht wenig Sinn, wenn Projekte abgerechnet werden sollen, da sie zwar eine Aussagekraft über die Gesamtarbeitszeit, aber nicht über die individuelle Projektarbeitszeit hat. Eine Software zur Zeiterfassung für Mitarbeiter wäre die Lösung. Sie ermöglicht die Zeiterfassung von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende, erlaubt aber auch die jobspezifische Erfassung der Zeit.

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Zeiterfassung Software für Ihre Mitarbeiter

Die webbasierte Softwarelösung

QuoJob ist die webbasierte Softwarelösung für einen effizienten Agenturbetrieb. Seit 20 Jahren am Markt und stresserprobt besticht unsere Applikation durch vielfachen Mehrwert.

Vereinfachte Administration

Sie vereinfacht sämtliche administrative Vorgänge und bündelt Ihre Stamm- und Kontaktdaten. Diese stehen allen Nutzergruppen und Bereichen Ihrer Agentur zur Verfügung.

Effizienz mit dem Einsatz der richtigen Software

Dadurch reduziert sich Ihr Zeitaufwand beispielsweise für Projekt- und Personalplanung, Management, Buchhaltung und Controlling, denn alle Informationen stehen sekundenschnell und tagesaktuell per Knopfdruck zur Verfügung.

Zeiterfassung in Unternehmen – noch immer ein Stiefkind

Noch immer nutzen zu wenige Unternehmen Zeiterfassungssysteme. Wie eine Umfrage der Firma sdwordx zeigte, setzen gerade mal 49 % der befragten Unternehmen in Deutschland Systeme zur Zeiterfassung. Damit belegt Deutschland einen der letzten Plätze hinter Frankreich, Großbritannien und Belgien. Nur die Niederlande liegen mit 43 % hinter Deutschland. Dabei sollten bzw. müssen Unternehmen vor dem Hintergrund des Urteils des EuGH vom 14. Mai 2019 darüber nachdenken, ein Zeiterfassungssystem einzuführen. In diesem Urteil wurden Arbeitgeber dazu verpflichtet, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung“ einzurichten. Dass gerade mal 49 % der deutschen Unternehmen ein Zeiterfassungssystem haben, sollte ein Warnsignal sein – gerade für die Unternehmen, die projektorientiert arbeiten. Hier ist eine zeitnahe und exakte Erfassung der Arbeitszeit eine grundlegende Voraussetzung für den Nachweis und die ordnungsgemäße Abrechnung beim Kunden bzw. Auftraggeber. Mit einer Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitern können diese Unternehmen lückenlos ihre Zeit erfassen, dokumentieren und abrechnen.

Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitern – Möglichkeiten

Aktuell gibt es unzählige Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitern auf dem Markt. Dann die richtige Software zu finden, kann schwierig sein. Sie können sich für eine reine Software zur Zeiterfassung entscheiden oder direkt eine Software wählen, die verschiedene Tools wie Projektmanagement, ein Time-Tracking, Kundenakquise oder Korrespondenz beinhalten. Mit einer solchen All-in-One-Lösung reduzieren Sie Fehlerquellen, verschlanken Ihre Prozesse und sparen viel Zeit bei der Verwaltung von Jobs. Viele Unternehmen arbeiten noch mit Excel-Tabellen, in die jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit auf Vertrauensbasis einträgt. Doch auch Unternehmen mit einer Stechuhr stehen oft vor dem Problem, nicht immer individuell die Arbeitszeiten abrechnen zu können. So ist es in Unternehmen, in denen 95 % aller Angestellten in Vollzeit arbeiten, oft problematisch, Arbeitnehmer zeitlich abzurechnen, die nur 35, 30, 25 oder 20 Stunden arbeiten. Für sie ist es oft ein erheblicher Aufwand, die Stechuhren so einzustellen, dass auch bei diesen Arbeitnehmern die Arbeitszeiten ordnungsgemäß abgerechnet werden. Hier greifen viele Personalabteilungen auf die bereits erwähnten Excel-Tabellen zurück.

ein Quadrat, bestehend aus drei dunkelgrünen und einer grün-weiß schraffierten Fläche; mittig steht der Buchstabe ‚Q‘ für QuoJob.

Ist eine All-in-One-Software die Lösung?

Eine All-in-One-Lösung wie die Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitern von QuoJob ermöglicht verschiedene Varianten der Zeiterfassung. Sie können direkt nach der Anmeldung, d. h. bei Arbeitsbeginn, Ihre Arbeitszeit tracken – unabhängig davon, ob Sie tatsächlich arbeiten oder nur anwesend sind. Sie können aber auch Ihre Stunden, in denen Sie produktiv oder intern tätig waren, auf Ihre individuellen Jobs, Termine, To-do’s oder Aufgaben erfassen. Auch hier haben Sie wieder zwei Möglichkeiten der Zeiterfassung: Sie lassen den Timer mitlaufen oder Sie fügen manuell Ihre Stunden hinzu. Das hat den Vorteil, dass der Projektmanager über das System benachrichtigt werden kann, ob Sie beispielsweise eine Aufgabe erledigt und fertiggebucht haben. Als Folge davon kann er entscheiden, ob er das Projekt abrechnet oder nicht.
Unternehmen, deren Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, setzen oft auf Vertrauen. Das hat allerdings auch zur Folge, dass viele Arbeitnehmer über die Arbeitszeit hinaus arbeiten. Eine systematische Erfassung der Arbeitszeiten setzt hier Grenzen, ohne einzuengen.

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Ansicht eines Smartphones mit grünem Display, auf dem Piktogramme in Weiß grafisch und kreisförmig dargestellt sind. Diese symbolisieren die zahlreichen Eigenschaften und Vorteile der Agentursoftware QuoJob.

Mit der mobilen Zeiterfassung immer und überall up to date

Sie lieben es, unabhängig zu sein? Das können wir gut verstehen. Deshalb stellen wir Ihnen mit unserer Software eine intelligente und flexible Agenturverwaltung zur Verfügung, die Ihnen vielfältige Freiräume bietet. Dies beginnt mit dem Zugang über Ihren Webbrowser:

Sie müssen kein zusätzliches und Speicher fressendes System auf Ihrem Rechner oder Server installieren. Und überall dort, wo Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie QuoJob nutzen: rund um die Uhr, mit allen Funktionen. Obendrein haben Sie Ihre Kontakte, To-dos und Zeiterfassung per App auf Ihrem Smartphone auch mobil immer zur Hand.

Illustration eines Laptop-Screens, auf grünem Hintergrund eine weiße Sprechblase mit Kopfhörern als Symbol für den persönlichen Kundenkontakt

Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitern in Agenturen

Doch wie sieht es in Agenturen aus? Gerade Agenturen sollten auf eine Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitern setzen. Schließlich arbeiten sie projektorientiert, d. h. sie müssen immer genau wissen, wie viel Zeit sie für welches Projekt aufgewendet haben. Sie arbeiten außer Haus, beraten Kunden in deren Unternehmen und verbringen Zeit für die An- und Abreise von bzw. zum Kunden auf der Straße. Deshalb ist es vor allem in Agenturen wichtig, die Zeit so präzise wie möglich zu erfassen. Nur so können sie ordnungsgemäß die Zeiten abrechnen, die sie für das Projekt tatsächlich aufgewendet haben.
Mit einer solchen Software kann die Zeit pro Mitarbeiter festgehalten und mithilfe der hinterlegten Sollzeiten im Controlling ausgewertet werden. Dabei stellt sich oft heraus, dass die tatsächlichen Arbeitszeiten von den Sollzeiten abweichen und Tagessätze vielleicht neu festgelegt werden müssen. Oft gibt es Mitarbeiter in der Agentur, die ihre Arbeitszeit nicht immer tracken. Mithilfe eines Pop-up-Fenster in der Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitern werden alle Mitarbeiter daran erinnert, ihre Stundenbuchung vorzunehmen. Wenn auch das nicht hilft, können diese Mitarbeiter die Funktion der rückwirkenden Stundenbuchung nutzen. Über diese Funktion können Sie die Stunden rückwirkend für diese Mitarbeiter eintragen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Wir beantworten Ihnen gern alle Fragen zur Software zur Zeiterfassung von Mitarbeitern. Dabei berücksichtigen wir Ihre individuellen Voraussetzungen und Anforderungen. Kommen Sie einfach auf uns zu. Wir helfen Ihnen weiter.