Prozessgestaltungssoftware für Agenturen und Unternehmen

In allen Bereichen von Unternehmen und Agenturen laufen tagtäglich bestimmte Prozesse ab. Das gilt für die Buchhaltung ebenso wie für das Projektmanagement und den einzelnen Mitarbeiter. Oft sind diese Prozesse miteinander vernetzt, d. h. Abteilungen und Teams arbeiten prozessübergreifend. Ohne Prozessgestaltungssoftware für Agenturen & Unternehmen ist diese Arbeit oft aufwendig und fehlerbehaftet. Unterlagen gehen verloren, Aufgaben werden nicht zugewiesen oder Termine geraten in Vergessenheit. Eine Prozessgestaltungssoftware schafft durch die Vernetzung der Prozesse auf einer Plattform einheitliche Strukturen, verschlankt und vereinfacht Prozesse.

Abbildung des User Interface der QuoJob Webanwendung mit illustrierten Elementen
Grafik-Vorteile-einer-Agentursoftware

Prozessgestaltungssoftware mit QuoJob

Die webbasierte Softwarelösung

QuoJob ist die webbasierte Softwarelösung für einen effizienten Agenturbetrieb. Seit 20 Jahren am Markt und stresserprobt besticht unsere Applikation durch vielfachen Mehrwert.

Vereinfachte Administration

Sie vereinfacht sämtliche administrative Vorgänge und bündelt Ihre Stamm- und Kontaktdaten. Diese stehen allen Nutzergruppen und Bereichen Ihrer Agentur zur Verfügung.

Effizienz mit dem Einsatz der richtigen Software

Dadurch reduziert sich Ihr Zeitaufwand beispielsweise für Projekt- und Personalplanung, Management, Buchhaltung und Controlling, denn alle Informationen stehen sekundenschnell und tagesaktuell per Knopfdruck zur Verfügung.

Illustration eines Roboters

Was ist eine Prozessgestaltungssoftware?

Die Buchhaltung läuft noch separat und wird vielleicht noch über Papier abgewickelt? Sie müssen bei Kollegen nachfragen, um einen Überblick über den Stand aktueller Projekte zu haben? Sie machen bei Außer-Haus-Terminen Ihre Notizen noch mit einem Stift und Zettel? Dann könnte es Zeit für eine Prozessgestaltungssoftware für Agenturen und Unternehmen sein.
Eine Prozessgestaltungssoftware ist eine ERP-Software, über die alle projektbezogenen und betrieblichen Prozesse gesteuert und ausgeführt werden können. Gleichzeitig ist sie eine zentrale Kontakt- und Termindatenbank und eine Plattform für die Buchhaltung und die Verwaltung der Finanzen.

In der Regel funktionieren diese Programme unabhängig vom Betriebssystem. Die Funktionsvielfalt ist unterschiedlich und kann an die Anforderungen und Bedürfnisse der Anwender angepasst werden.
Erhältlich ist eine Prozessgestaltungssoftware für Agenturen und Unternehmen cloud- und/oder webbasiert, als Miniversion oder Komplettlösung, zur Kauf oder zur Miete. Allen Versionen gemein ist die Unterstützung der User bei allen administrativen Aufgaben, die Gewährleistung von Transparenz, die Verknüpfung von Prozessen, Bereichen und Dokumenten und die Ersparnis von Zeit und Geld.

Was sollte eine Prozessgestaltungssoftware für Agenturen & Unternehmen können?

So unterschiedlich eine Prozess-Workflow-Software ist, so grundlegend sind die Funktionen, die eine solche Software mitbringen muss:

  • Kontakt- und Adressverwaltung: Die Kontakt- und Adressverwaltung ist die Grundlage einer jeden Agentur und eines Unternehmens. Hier befinden sich alle Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Partnern. Darüber hinaus enthält die Kontakt- und Adressverwaltung die kaufmännischen Stammdaten von Unternehmen und Agenturen, wie USt-ID oder Steuern-Nummer. Auch die Bonitätsinformationen von Lieferanten und Kunden, individuelle Kunden-Preislisten für Kalkulationen, eine Chronik der Vorgänge und eine Verteiler-Zuordnung für den Versand von Pressemitteilungen und Newslettern finden sich hier. Die Kontakt- und Adressverwaltung ist also das Herzstück einer jeden Agentur und Unternehmens.
  • Zeiterfassung: Die Zeiterfassung spielt vor allem in projektorientierten Unternehmen und Agenturen eine große Rolle. Über dieses Modul lassen sich Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheitstage erfassen sowie die geleisteten Stunden der Mitarbeiter buchen und dem Projekt/Job zuweisen. Praktisch ist die Auswahl der Leistungsart und der Dauer der Arbeit bei der Zeiterfassung. Wenn sich darüber hinaus hinterlegen lässt, ob es sich um eine interne oder um eine externe Leistung handelt, ist die Software nahezu perfekt im Bereich der Zeiterfassung.
  • Controlling & Reporting: Die prozessübergreifende Nutzung der Zeiterfassung ist für das Controlling enorm wichtig. So können bequem Kostenkalkulationen ins Verhältnis zum tatsächlichen Aufwand gesetzt werden. Auch eine Kosten-Nutzen-Analyse nach verschiedenen Parametern sollte möglich sein, z. B. bestimmte Zeiträume, Leistungsarten oder bestimmte Mitarbeiter, sowie eine Selektion von Erhebungen und Auswertungen nach Kunden.
ein Quadrat, bestehend aus drei dunkelgrünen und einer grün-weiß schraffierten Fläche; mittig steht der Buchstabe ‚Q‘ für QuoJob.

Mit einfacher Prozessgestaltung Recruiting & Buchhaltung koordineren

Über die Job-/Projektverwaltung lassen sich einzelne Jobs oder mehrstufige Projekte anlegen, Projektpläne erstellen, Angebote kalkulieren, Teams disponieren, Aufgaben zuweisen sowie Freigaben und Briefings hinterlegen. Alle Vorgänge können zudem tagesaktuell abgerufen werden. Dazu gehören u. a. Eingangsrechnungen, gebuchte Zeiten und der Status von Ausgangsrechnungen. Zudem ist es möglich, einzelnen Aufgaben einen Zieltermin und ein geplantes Stundenbudget zuzuweisen. In einiger Prozessgestaltungssoftware für Agenturen und Unternehmen gibt es eine Alert-Funktion bei Überschreitung des Budgets. Die Buchhaltung ist ein grundlegender Bestandteil in Agenturen und Unternehmen. Eine intelligente Software ermöglicht es, Ein- und Ausgangsrechnungen zu erfassen, zu kontieren und zu buchen. Zudem erlaubt sie die Führung eines Kassenbuches für Barbelege. Intervallmäßig wiederkehrende Rechnungen werden zum Stichtag automatisch erstellt. Eine integrierte Suchfunktion erleichtert zudem das Auffinden von bestimmten Vorgängen. Darüber hinaus sollte ein Klick genügen, um OP-Listen mit Fälligkeitsterminen für Zahlungsein- und -ausgänge zu erstellen. Auch die Erstellung von Zahlungserinnerungen übernimmt die Software.

Illustration eines Roboters

Prozessgestaltung in Human Resources

Eine gute Prozessgestaltungssoftware für Agenturen und Unternehmen kann der Personalabteilung viel Arbeit ersparen bei der strategischen Personalentwicklung, der Überwachung von Arbeitszeiten und Überstunden, der Erfassung von Fehltagen, der Urlaubsplanung, der individuellen Personalförderung, der allgemeinen Personalbetreuung und bei der Planung des Personalbedarfs. Auch bei Recruiting-Prozessen unterstützt eine ERP-Software. Dank der integrierten Dokumentenverwaltung stehen Personalern alle Bewerbungsunterlagen und der Status der Bewerbung jederzeit zur Verfügung. Über das Personalcontrolling lassen sich Gehaltserhöhungen, individuelle Zielvereinbarungen und Weiterbildungen analysieren, hinterlegen und abfragen.

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Ansicht eines Smartphones mit grünem Display, auf dem Piktogramme in Weiß grafisch und kreisförmig dargestellt sind. Diese symbolisieren die zahlreichen Eigenschaften und Vorteile der Agentursoftware QuoJob.

Mit der mobilen Zeiterfassung immer und überall up to date

Sie lieben es, unabhängig zu sein? Das können wir gut verstehen. Deshalb stellen wir Ihnen mit unserer Software eine intelligente und flexible Agenturverwaltung zur Verfügung, die Ihnen vielfältige Freiräume bietet. Dies beginnt mit dem Zugang über Ihren Webbrowser:

Sie müssen kein zusätzliches und Speicher fressendes System auf Ihrem Rechner oder Server installieren. Und überall dort, wo Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie QuoJob nutzen: rund um die Uhr, mit allen Funktionen. Obendrein haben Sie Ihre Kontakte, To-dos und Zeiterfassung per App auf Ihrem Smartphone auch mobil immer zur Hand.

Illustration eines Laptop-Screens, auf grünem Hintergrund eine weiße Sprechblase mit Kopfhörern als Symbol für den persönlichen Kundenkontakt

Brauchen Sie eine Prozessgestaltungssoftware?

Eine Prozessgestaltungssoftware für Agenturen & Unternehmen wurde entwickelt, um Prozesse zu optimieren und zu entschlanken. Wer also prozessübergreifend effizient arbeiten und Projektabläufe mit der Unternehmensverwaltung und -koordination bündeln möchte, sollte über eine Prozess-Workflow-Software nachdenken.

Ideal ist eine solche Software, wenn Sie …

… in verschiedenen Programmen für Korrespondenz, Buchhaltung, CRM, Terminierung und Angebotserstellung arbeiten.

… Korrekturabstimmungen und Briefings in Mails oder Meetings kommunizieren.

… oft Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten schnell benötigen.

… einen Workflow auch im Krankheitsfall von Teammitgliedern gewährleisten möchten.

… noch umständlich Projekte, Ressourcen und Teams planen.

… keinen Überblick über den Status des Projekts haben.

… mit individuellen Kunden-Preislisten arbeiten und Sie diese bei jedem Angebot heraussuchen müssen.

… vielfältige Vertriebswege haben.

… eine zuverlässige Buchhaltung auch im Krankheits- oder Urlaubsfall benötigen.

… Ihre Newsletter in Sammelmails versenden.

… Unterlagen auf einem Datenserver speichern und Unterlagen suchen müssen.

… Unterstützung im Recruiting-Prozess benötigen.

… effizient arbeiten möchten.

Finden Sie sich hier wieder? Dann rufen Sie uns an. Wir beraten Sie gern zu Ihrer individuellen Prozessgestaltungssoftware für Agenturen & Unternehmen.

Noch Fragen zur Prozessgestaltung?

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