Nutzen von Zugriffsrechten

Jeder hat seinen Zuständigkeitsbereich in der Agentur, natürlich überschneiden sich gewisse Dinge auch aber im Großen und Ganzen weiß man welche Themen einen betreffen oder eben nicht. Dadurch weiß man um was man sich kümmern muss und ob man dazu überhaupt befugt ist. Dies sollte in einer professionellen Agentursoftware ebenfalls ganz deutlich geklärt sein. Darf der jeweilige Mitarbeiter Rechnungen schreiben? Oder Urlaub genehmigen? Dürfen alle in das Modul HR vertraulich und den Stundensatz der anderen einsehen? Dies sind nur ein paar Beispiele von möglichen Rechten, die ein Mitarbeiter in der Software haben sollte, oder eben nicht.

Rechteverwaltung in QuoJob

Bei QuoJob wird zuallererst einmal zwischen der Art des jeweiligen Rechts unterschieden. Das heißt darf der Mitarbeiter überhaupt ein gewisses Modul sehen? Wenn nicht, dann kann man dies einfach durch “Nein” aus der Software wegschalten. Möchten Sie, dass die Kollegen Angebote im Job zwar anschauen können, Sie möchten aber nicht, dass Sie auch selbst eins erstellen können? Dann stellen sie das Recht Angebote einfach auf Lesen. Sie möchten einem Kollegen den vollen Zugriff geben? Derjenige soll Rechnungen schreiben, auf das Controlling zugreifen und die Stammdaten im Modul Admin bearbeiten können? Auch dies können Sie natürlich einstellen. Stellen Sie die gewünschten Module & Rechte auf Schreiben und die Kollegen haben vollen Zugriff.

Unterschiede Module & einzelne Modulfunktionen

Wie beschrieben können Sie ganze Module ausknipsen. Das heißt der Mitarbeiter weiß gar nicht, dass es die Module gibt, sie werden ihm erst gar nicht angezeigt. Oft wird dies bei den Modulen Admin oder HR so gehandhabt, da dies Module sind, auf die nur ein kleiner Kreis Zugriff haben sollte. Sie können die Module aber auch auf Schreiben setzten, sodass Sie angezeigt werden und nur einzelne Teilfunktionen auf nein oder Lesen setzten. Sie möchten vielleicht, dass ihr Projektmanager Fakturenvorschläge schreiben kann aber keine Rechnungen? Dies können Sie nach Belieben einstellen. Oft wird dies z.B im Modul Kontakte genutzt. Die Kollegen können das Modul betrachten, Ansprechpartner und Infos einsehen aber keinen neuen Kontakt hinzufügen. Dies können dann nur Personen mit den Zugriffsrecht Kontakte schreiben.

Hier noch ein paar Tipp´s für die Zugriffsrechte:

  • Ein Mitarbeiter kann nicht dasselbe Dokument in QuoJob erstellen wie der Kollege? Schauen Sie am besten als erstes bei den Zugriffsrechten im Modul HR nach, wenn einer es kann, der andere aber nicht liegt es sehr oft genau daran
  • Sie möchten nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter de rechte einstellen? Generieren Sie im Admin Usergruppen und wählen dann unter den Zugriffsrechten die passende Gruppe aus
  • Ein Mitarbeiter hat eine Power User Lizenz, darf aber nur Zeiten erfassen? Schalten Sie nicht alle Module und Funktionen aus, tauschen Sie einfach die Lizenz von Power User auf MyTime User. Ganz einfach unter HR, bei den Zugriffsrechten.
  • Zugriffsrechte sind nicht in Stein gemeißelt, Sie können Sie jederzeit ändern und anpassen.

Zusammenfassung zu den Zugriffsrechten

Um Zugriffsrechte zu hinterlegen brauchen Sie selbst Zugriff auf das Modul HR um selbst Mitarbeiter im System anlegen und diese Rechte verteilen zu können. Genauso verhält es sich mit den Controllingrechten. Unter diesem Punkt können Sie entscheiden, wer welchen Report unter dem Modul Controlling sehen und auswerten darf. Hierbei gilt zu beachten, dass nur jemand mit einer Power User Lizenz Zugriff auf das Controlling haben kann, außerdem kann man bei den Reports nur zwischen darf ausgewertet werden und wird nicht angezeigt unterscheiden.

Durch die Zugriffsrechte können Sie von Anfang an ganz klar die Aufgabengebiete unterteilen und Zuständigkeiten klären. Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu dem Thema haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu!

Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Mit unserem kostenlosen Newsletter informieren wir Sie einmal im Monat zu neuen Features und Services rund um unsere Agentursoftware QuoJob.

Wie wird der Newsletter versendet?
Der Versand des QuoJob-Newsletters erfolgt durch ein Inbuild-System. Dabei werden auch die E-Mail-Adressen und weitere Informationen zum Versand und zur Analyse der Newsletter gespeichert. Ausführliche Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Wie erfolgt die An- bzw. Abmeldung?
Wenn Sie sich für den Newsletter anmelden, erhalten Sie eine sog. Double-Opt-in-E-Mail. Darin werden Sie aufgefordert, die Anmeldung noch einmal zu bestätigen. Möchten Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten, finden Sie am Ende jedes Newsletters einen Abmeldelink (sog. Opt-out).

Statistiken und Erfolgsmessung
Um den Newsletter für Sie zu optimieren, messen wir, wie häufig der Newsletter geöffnet wird und auf welche Links unsere Leser klicken. Im Rahmen der Anmeldung willigen Sie in die Auswertung Ihrer Nutzungsdaten ein.