Die Frage ist also, wie kann ich meinen Mitarbeitern die Zeiterfassung so schmackhaft wie möglich machen. Denn ohne die erfasste Zeit gibt es eben auch kein aussagekräftiges Controlling. Jede Software lebt vom Mitmachen. Die Antwort ist einfach: So einfach wie möglich. In QuoJob bedeutet das, dass Sie an so vielen Stellen wie möglich mit nur ein paar Klicks ihre Zeit erfassen können. In Ihrer Agentursoftware sollte es jedem Mitarbeiter ermöglicht werden, seine Zeiten so zu erfassen, wie es für ihn am schnellsten möglich ist, ohne großen Aufwand zu produzieren.
Zeiterfassung im Homeoffice
Die Zeiterfassung ist eines der Top-Themen für Geschäftsführer. Seit dem EUGH-Urteil muss jeder Arbeitnehmer seine Arbeitszeiten erfassen. Dies gilt zum Schutz der Arbeitnehmer, natürlich auch in Agenturen. Bei einigen stößt dies aber immer wieder auf Widerstand. Sie sehen nicht den Mehrwert in einer professionellen Zeiterfassung, sondern fühlen sich beobachtet und nicht vertrauenswürdig. Doch das Time-Tracking soll genau für das Gegenteil sorgen, nämlich einen Schutz der Arbeitnehmer vor unbezahlten oder nicht abgegoltenen Überstunden zum Beispiel. Für die Geschäftsführung oder die Projektmanager sind die aufgezeichneten Stunden aber noch viel relevanter, wenn es um die Kalkulation in der Agentur geht. Durch die genaue Erfassung der Mitarbeiterstunden auf Jobs und Aufgaben, kann man im Controlling genau auswerten, wie profitabel die Leistungsarten sind. Genau diesen Punkt muss man den Kollegen näher bringen, denn dies kommt auch ihnen zugute. Bei der Auswertung fällt so direkt auf, ob man z. B. beim nächsten Angebot mehr Stunden aufführen muss, damit der Job auch lukrativ bleibt.
In Zeiten von vermehrtem Homeoffice, so wie wir es seit ca. 2 Jahren erleben, ist das Erfassen von Arbeitszeit ein noch wichtigeres Thema geworden, da man sich nicht mehr persönlich sieht bzw. an einem Ort zusammentrifft. Homeoffice bedeutet oft nicht nur Flexibilität bei der Arbeitsplatzwahl, sondern auch bei den Arbeitszeiten. Kinderbetreuung, verlängerte Mittagspausen oder Gleitzeit gehen oft mit Homeoffice einher. Es sollte auch im Homeoffice nicht darum gehen, zu kontrollieren, ob der Kollege auch wirklich arbeitet. Davon gehen wir aus, wenn ich eine Vertrauensbasis mit meinem Team habe. Vielmehr geht es auch hier wieder darum, dass die Auswertung der Jobs und des Profits präzise ausgeführt werden können und die Planung für weitere Projekte einfach und professionell zu managen ist.
Einfache Zeiterfassung
Arbeitszeiterfassung
Die reine Arbeitszeit können Sie per Timer einfach mitlaufen lassen. Sie klicken auf das Sanduhr-Symbol und lassen Ihre Arbeitszeit in Echtzeit tracken. In einem extra Widget sehen Sie immer den aktuellen Stand, können Ihre Pause hinzuklicken und abends den Timer mit dem Stop-Symbol anhalten. Sollten Sie daran gerne erinnert werden, so können Sie sich ein Pop-up einstellen, sodass der Timer bei der ersten Anmeldung am Morgen direkt erscheint. Ihre getrackte Zeit können Sie dann immer unter dem Modul „MyTime“ einsehen.
Produktive Zeiterfassung
Die produktive Zeiterfassung auf Ihre Aufgaben, Termine, Jobs und Projekte ist ebenfalls ganz easy. Hier können Sie den Job-Timer oder die manuelle Stundenbuchung vornehmen – so wie es Ihnen am besten passt. Der Job-Timer funktioniert genauso wie der Arbeitszeit-Timer mit dem einzigen, aber großen Unterschied, dass Sie einen Job ausgewählt haben müssen. Auf diesen Job läuft dann automatisch Ihre erfasste Zeit, ohne dass Sie diese noch einmal extra verbuchen müssten. Sie hinterlegen nur noch die angefallene Leistungsart.
Sie können aber genauso gut die manuelle Stundenbuchung vornehmen. Dazu klicken Sie nur auf das Uhren-Symbol neben Ihrem Job, Termin oder Aufgabe. In dem Pop-up, welches sich dann öffnet, können Sie händisch die Zeit eintragen, die Sie gebraucht haben. Hier geben Sie auch nur noch die Leistungsart an, unter der Sie Ihre Zeit verbuchen möchten, und die angefallenen Stunden werden direkt an den jeweiligen Job gebucht und stehen zur Abrechnung bereit.
Zeiterfassung in der App
Noch schneller und flexibler geht die Zeiterfassung nur noch in der mobilen Variante. In der QuoJob-App können Sie direkt von unterwegs Ihre Zeiten in der Agentursoftware verbuchen. Lassen Sie auch hier entweder den Timer mitlaufen oder erfassen Sie manuell Ihre Zeit. Diese werden mit der Desktop-Version von QuoJob synchronisiert; Sie müssen sich nicht extra dort einloggen. Interessieren Sie sich für die weiteren Funktionen der App, dann lesen Sie gerne unseren anderen Blog-Beitrag unter https://quojob.de/news/mobil-unterwegs-sein/!
Überblick Vorteile
Hier noch einmal die größten Vorteile auf einen Blick:
- globale Übersicht aller Stunden,
- eigener Überblick für die Mitarbeiter,
- erfasste Stunden können bei der Abrechnung nicht mehr untergehen,
- einfaches und präzises Job-Controlling.
