Es geht also um Arbeitsabläufe „Workflow“, die wir uns im Unternehmen oder in der jeweiligen Abteilung überlegt und angeeignet haben. Das häufigste Problem an einem gewissen Punkt ist die Abstimmung zwischen den einzelnen Mitarbeitern und die damit einhergehende, fehlende Flexibilität, die so viele befürchten. Kurz gesagt: Jeder weiß, was in welchem Fall zu tun ist.
Einheitlichkeit
Und genau darum geht es. Wenn die Abläufe in der Agentur strukturiert und jedem klar sind, dann hilft einem ein abgestimmter Workflow, Arbeiten schnell zu erledigen. Kundenakquise, Angebote & Rechnungen schreiben, aber auch interne Abläufe, wie einen Urlaubsantrag zu stellen, gehören zum Workflow. Nehmen wir den Urlaubsantrag mal als Beispiel. Worst-Case-Szenario: Ein Mitarbeiter möchte gerne Urlaub haben, er trägt es in einen Kalender ein, auf den nur er Zugriff hat. Er fragt keinen seiner Kollegen, ob sie ihn vertreten können, und bucht seinen Urlaub.
Die Folgen
Das Ende vom Lied: Der Mitarbeiter hat wahrscheinlich genau dann Urlaub, wenn zwei seiner Kollegen auch nicht da sind und die daheimgebliebenen haben Stress hoch drei. Mit einem optimierten und einheitlichen Workflow (externer Link: Wikipedia) passiert dies nicht mehr. Der Mitarbeiter stellt seinen Urlaubsantrag, wählt direkt eine Vertretung aus, im selben Moment wird geprüft, ob die Vertretung Zeit hat und was für Termine oder Aufgaben in den Zeitraum des Urlaubs fallen. Der Antrag kann ausgedruckt oder auf elektronischem Weg direkt an den Kollegen gehen, der ihn freigeben und somit entscheiden kann, ob der Antrag genehmigt wird. Im Nachhinein erlebt man so also keine bösen Überraschungen mehr.