Den richtigen Workflow finden

Ein Thema, das uns alle in der Arbeitswelt angeht. Welchen Workflow wollen wir, welchen haben wir und ist es überhaupt ein richtiger Workflow? Effizient sollte er natürlich sein und nicht zu kompliziert, sodass auch alle Mitarbeiter mitmachen. Die genaue Definition von diesem Wort, welches uns im Arbeitsalltag ständig begleitet, ist eine definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen. Also eine Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hört sich im ersten Moment etwas sperrig an, ist aber das, was wir im täglichen Berufsalltag umsetzen wollen. Am einfachsten ist es mit einer Agentursoftware.

Welche Vorteile soll die Optimierung eigentlich bringen?

Es geht also um Arbeitsabläufe „Workflow“, die wir uns im Unternehmen oder in der jeweiligen Abteilung überlegt und angeeignet haben. Das häufigste Problem an einem gewissen Punkt ist die Abstimmung zwischen den einzelnen Mitarbeitern und die damit einhergehende, fehlende Flexibilität, die so viele befürchten. Kurz gesagt: Jeder weiß, was in welchem Fall zu tun ist.

Einheitlichkeit

Und genau darum geht es. Wenn die Abläufe in der Agentur strukturiert und jedem klar sind, dann hilft einem ein abgestimmter Workflow, Arbeiten schnell zu erledigen. Kundenakquise, Angebote & Rechnungen schreiben, aber auch interne Abläufe, wie einen Urlaubsantrag zu stellen, gehören zum Workflow. Nehmen wir den Urlaubsantrag mal als Beispiel. Worst-Case-Szenario: Ein Mitarbeiter möchte gerne Urlaub haben, er trägt es in einen Kalender ein, auf den nur er Zugriff hat. Er fragt keinen seiner Kollegen, ob sie ihn vertreten können, und bucht seinen Urlaub.

Die Folgen

Das Ende vom Lied: Der Mitarbeiter hat wahrscheinlich genau dann Urlaub, wenn zwei seiner Kollegen auch nicht da sind und die daheimgebliebenen haben Stress hoch drei. Mit einem optimierten und einheitlichen Workflow (externer Link: Wikipedia) passiert dies nicht mehr. Der Mitarbeiter stellt seinen Urlaubsantrag, wählt direkt eine Vertretung aus, im selben Moment wird geprüft, ob die Vertretung Zeit hat und was für Termine oder Aufgaben in den Zeitraum des Urlaubs fallen. Der Antrag kann ausgedruckt oder auf elektronischem Weg direkt an den Kollegen gehen, der ihn freigeben und somit entscheiden kann, ob der Antrag genehmigt wird. Im Nachhinein erlebt man so also keine bösen Überraschungen mehr.

Agentursoftware

Mit einer Agentursoftware ist ein automatisierter und digitalisierter Arbeitsablauf immer gewährleistet. Das ist schon mal der erste Pluspunkt, wenn man ein Professionelles Tool einsetzt, wird man selber professioneller. Wenn wir beim Urlaubsantrag als Beispiel bleiben, dann ist es nämlich genau der beschriebene Ablauf, den man mit drei Klicks über das System abbilden kann.

Workflow

Wenn Sie neu mit einer Agentursoftware starten, dann passiert dies bei einem seriösen Anbieter immer nur mit einer dazugehörigen Schulung, denn seien wir mal ehrlich, eine Agentursoftware mit großem Umfang ist nicht selbsterklärend. Was aber ebenfalls noch eine Rolle spielt, sind die meist festgefahrenen Arbeitsabläufe, die man zum Start mit einer Software erst einmal aufbrechen muss.

Abläufe verbessern

Eine Agentursoftware einzuführen, bedeutet automatisch eine Veränderung im Workflow – und das ist auch gut so. Denn keiner entscheidet sich für ein solches Tool, ohne einen gewissen Druck zu haben, seine Prozesse optimieren zu wollen. Bei der Einrichtung bespricht der Consultant also auch Ihre bisherigen Strukturen und zeigt Ihnen, wie diese optimiert mit einer Software umzusetzen sind. Für einige bedeutet das, sich von Ihren alten und gelernten Abläufen zu lösen. Dies ist nicht immer einfach, aber es ist nötig, um einen optimierten Ablauf zu generieren.

Neue Ziele

Einen neuen Workflow mit Hilfe einer Agentursoftware zu generieren, bedeutet am Anfang intensive Arbeit, da müssen wir uns nichts vormachen. Wenn dieser Prozess aber stattgefunden hat, spart es allen Mitarbeitern sehr viel Zeit bei den täglichen Abläufen. Zusätzlich läuft das Controlling so auf einem ganz anderen Level, denn Auswertungen können dann immer präzise und übergreifend abgerufen werden.

Unser Fazit

Dass ein optimierter Workflow hilfreich ist, ist nichts Neues mehr. Aber wie sehr eine professionelle Agentursoftware Ihnen bei diesen Prozessen helfen kann, wird Sie im Live-Geschäft dann doch überraschen, denn dann merkt man erst, wie viel man von seiner kostbaren Zeit mit solch administrativen Arbeiten verbracht hat. In diesem Sinne haben Sie dann wieder more time for real business.

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