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Die wichtigsten Funktionen einer Agentursoftware

Kann man das Pauschal überhaupt so sagen? Was ist überhaupt das wichtigste und sind die Funktionen für jeden gleich wichtig? Vielleicht ist die wichtigere Frage hier erstmal was wir von den Funktionen und der Agentursoftware erwarten? Wollen Sie Angebote und Rechnungen schreiben oder ist die Funktion eines Fakturenvorschlags ein absolutes Muss? Spielt das Projektmanagement eine große Rolle für Sie? Wie dringend brauchen Sie das Reporting oder eine Mitarbeiterverwaltung? Bei allen Unterschieden gibt es aber einige Funktionen die man als Standard bei einer professionellen Agentursoftware voraussetzten sollte.

Themen in der Übersicht

Standard-Funktionen bei QuoJob

  • Zeiterfassung
  • Angebote und Rechnungen
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Kontaktverwaltung
  • Erfassen von Eingangsrechnungen
  • Kalender
  • Dashboard

Die genannten Funktionen gehören also zu den wichtigsten Standardfunktionen, die eine Agentursoftware abbilden sollte. Sie bilden aber nur die Basis, der Rest wird von Ihren individuellen Ansprüchen gestaltet. Besprechen Sie sich im Team, am besten mit Jedem Unit, was die Software abdecken soll. Haben Sie z. B. Kundenindividuelle Preislisten, Wiederkehrende Rechnungen oder möchten Sie gerne Ihre offenen Posten über das System verwalten? Sammeln Sie die Vorschläge der Kollegen und stellen so eine Must-have- und Nice-to-have-Liste zusammen.

Wichtige Funktionen, die man gar nicht bedacht hatte

Sie haben mit dem Team gesprochen und wissen, was sich die Kollegen von der Agentursoftware erwarten. Die Begriffe Lieferantenauftrag, Fakturenvorschlag, Job Kommunikation, Sammelangebot etc. sind gefallen und mit aufgenommen worden. Das sind die wichtigsten Funktionen, denn es sind die Funktionen, die Sie für Ihren Agenturalltag benötigen. Im Laufe der ersten Gespräche mit dem Software Anbieter kommen aber immer mehr Funktionen zu Tage, die ebenfalls interessant für Sie sein könnten. Hier eine kleine Liste von Funktionen, über die Sie sich informieren lassen können:

  • Fibu-Import und -Export,
  • LDAP,
  • API-Schnittstellen,
  • Outlook-Synchronisationen,
  • Mail-Client,
  • Liquiditätsplanung etc.
Grafik-Software-Kundenverwaltung

Was, wenn Sie Funktionen brauchen, die gar nicht mit aufgeführt sind?

Ein Merkmal für einen wirklich professionellen Agentursoftware Hersteller ist die individuelle Programmierung. Natürlich handelt es sich bei QuoJob um eine Standard-Agentursoftware, dennoch machen wir Individual-Programmierungen für Sie möglich. Es kann immer den Punkt geben, an dem man eine maßgeschneiderte Funktion braucht und dann ist es sehr gut, wenn man einen Anbieter hat, der dies auch erfüllen kann. Sollte der Punkt für Sie also eigentlich keine Rolle spielen, informieren Sie sich trotzdem, ob der Hersteller Ihnen diese Leistung anbieten könnte.

Die allerwichtigste Funktion

Ist gar keine im eigentlichen Sinne. Die beste Software mit allen Funktionen ist nur so gut wie ihre Anwender. Wenn Ihren Mitarbeitern das Look-and-Feel nicht gefällt und sie nicht mit der Software arbeiten, dann nützt Ihnen das alles nichts. Von daher ist es immer zu empfehlen, Ihre Mitarbeiter die Software gründlich testen zu lassen. Sie sollen wissen, auf was für ein System Sie sich einstellen sollen.

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