Welche Agentursoftware?

Die, die am besten auf Ihre Workflows eingehen kann, könnte eine der Antworten auf die oben gestellte Frage sein. Dabei gibt es bei dieser Frage auf keinen Fall nur eine passende Antwort. Es sollte die Agentursoftware sein, bei der für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Arbeitsprozesse alles stimmt. Angefangen von der Beratung, über das Look-and-Feel bis hin zur Preisgestaltung sollten Sie ein gutes Gefühl bei der Software haben. Um diese passende Agentursoftware für Sie zu finden, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag einige Eckpunkte mit an die Hand geben, die Ihnen bei der Auswahl helfen werden.

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Anforderungen der Agentur

Sprechen Sie mit Ihrem Team, was genau sie sich von einer Agentursoftware wünschen. Bei welchen Workflows soll die Software unterstützen. Dies kann je nach Abteilung oder Funktion in der Agentur völlig unterschiedlich ausfallen. Es sollten aber so gut wie alle Bedürfnisse der Kollegen in der Software abgebildet werden können. Selbstverständlich gibt es Funktionen, die von allen Mitarbeitern genutzt werden, wie z.B. die Zeiterfassung, Urlaubsanträge oder Kalenderfunktionen. Solche Funktionen sollten allen zur Verfügung stehen. Ob ein Mitarbeiter aber Eingangsrechnungen erfassen darf oder Zugriff zum Controlling braucht, sollte individuell entschieden werden können. Machen Sie sich also am besten eine Liste bzw. erstellen Sie einen Anforderungskatalog, den Sie dann an die unterschiedlichen Software Anbieter raussenden können. So haben Sie auf einen Blick eine Übersicht der verschiedenen Software und dessen Ausstattung.

Funktionsumfang der Agentursoftware

Nach der ersten Kontaktaufnahme mit den ausgesuchten Anbietern für Agentursoftware sollten Sie Ihr Anforderungsprofil durchgehen und so die Software aussortieren, die Ihre Anforderungen nicht erfüllen kann. Fragen Sie genau nach, was die einzelnen Module, Funktionen, AddOns wirklich können und was sich hinter den Begriffen verbirgt. Bei Schnittstellen ist es z.B. häufig der Fall, dass diese groß angepriesen werden. Dort empfiehlt es sich besonders nachzufragen, denn eine echte Schnittstelle ist mit dem Fremdsystem und der Agentursoftware so verknüpft, dass Sie keinen zusätzlichen Mehraufwand haben sollten. Oft ist dies aber nicht der Fall und eine vermeintliche Schnittstelle entpuppt sich als eine CSV Datei, die man in das andere System einspielen muss. Fragen Sie daher genau nach und lassen sich alles erklären. Ebenso bei dem Umfang der Lizenz. Wie verhält es sich mit Kündigungen, was passiert mit Ihren Daten oder wie schnell können neue Mitarbeiter eingepflegt werden und mit dem System wachsen. Hat der Anbieter fest geschnürte Pakete oder wie kann man weitere Lizenzen hinzubuchen. Eine Software sollte mit Ihnen und Ihrem Team wachsen bzw. immer flexibel sein.

Agentursoftware Testen

Der nächste Schritt sollte dann sein, die Agentursoftware auf Herz und Nieren zu testen. Erzählen und schreiben kann man immer viel, aber es sollte das zählen, was die Software im Gebrauch wirklich kann. Nehmen Sie sich daher wirklich Zeit für das Testen. Es ist klar, dass Ihr Agenturalltag vorgeht und Sie das Tagesgeschäft nicht ruhen lassen können. Sie sollten sich dennoch wirklich Zeit nehmen, um das Tool ausgiebig zu testen. Sie beugen so bösen Überraschungen vor und können direkt feststellen, ob Sie das Handling überzeugt. Neben dem eigenen Testen in der Software sollten Sie einen Präsentationstermin ausmachen. Die Mitarbeiter der Agentursoftware kennen ihr Produkt am besten und können Ihnen so live direkt offene Fragen beantworten und Ihnen zeigen, wie z.B. Angebote geschrieben werden oder Projektpläne aufgebaut sind. All das, was Sie beim Testen selber vielleicht gar nicht gefunden haben oder einfach nicht wussten.

Preisgestaltung der Agentursoftware

Nachdem Sie die unterschiedlichen Softwaresysteme getestet haben und sich von den Funktionen überzeugt haben, steht der nächste wichtige Faktor an. Die Preisgestaltung der unterschiedlichen Systeme. Lassen Sie sich unverbindliche Angebote erstellen und genau über die Preismatrix aufklären. Hierbei sollten Sie folgende Faktoren besonders beachten:
 

  • Was sind die initialen Kosten?
  • Kommen fortlaufende hinzu?
  • Kostet der Support extra?
  • Gibt es Software-Pakete oder individuelle Möglichkeiten?
  • Kann man die Software kaufen oder mtl. nutzen? Geht beides?
  • Was kommt an Implementierungskosten drauf?
  • Kostet das Hosting extra?

 
Lassen Sie sich alle Summen genau aufschlüsseln, sodass Sie einen Vergleich zwischen der Investition und dem Funktionsumfang der jeweiligen Anbieter ziehen können. So laufen Sie nicht Gefahr auf ein Lockangebot von einem sehr kleinen Betrag reinzufallen, der aber viel weniger beinhaltet als Sie sich vorgestellt haben.

Implementierung der Agentursoftware

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt bei der Entscheidung, welche Agentursoftware für Sie die passende ist, sollte die Implementierung sein. Wie lange wird es dauern, bis Sie mit der Software arbeiten können? Was müssen Sie als Agentur dafür leisten und vorbereiten? Diese Fragen sollten Sie ebenfalls stellen, um einen Gesamtüberblick über das Projekt Agentursoftware Einführen zu bekommen. Sollten Sie zu diesem Thema mehr erfahren wollen, schauen Sie sich gerne unseren anderen Beitrag zu diesem Thema an https://quojob.de/news/agentursoftware-einfuehren/

Die Entscheidung für eine professionelle Agentursoftware ist eine langfristige, daher sollte Sie gut überlegt und ausführlich geprüft werden. Wenn Sie sich an dem beschriebenen Ablauf orientieren, haben Sie schon einmal einen guten Leitfaden, um die Software zu finden, die Sie wirklich unterstützt und auf ihre Bedürfnisse angepasst ist.