Der wohl größte Pluspunkt einer Agentursoftware ist, dass Sie ihre ganzen Tools in einer Software bündeln können und jeder Mitarbeiter auf dieselben Daten zugreifen kann. Die Kontakte werden übergreifend verwaltet, genau wie die Projekte inklusive Angebote, Rechnungen, und Eingangsrechnungen. Eine Zentrale Zeiterfassung ermöglicht es jedem Mitarbeiter auf seine Jobs, Aufgaben oder intern Zeiten zu erfassen. Ganz easy mit einem Timer oder der manuellen Stundenbuchung. Es müssen keine Listen mit Stundenbuchungen mehr angefordert oder verteilt werden. Jeder Projektmanager sieht mit einem Klick, welche Stunden verkauft und wie viele angefallen sind. Es kann entschieden werden, ob Eingangsrechnungen aufgesplittet werden oder Stunden nicht weiter berechnet werden. Dass Rechnungen oder erfasste Zeiten aber nicht mehr berechnet werden, weil Sie vergessen wurden, kann mit einer Agentursoftware nicht mehr passieren. Mit ein paar Klicks können Sie Ihren Profit, Mitarbeiterkapazität oder Ihre offenen Posten auswerten, ohne sich Excel Listen erstellen zu müssen. Sie können alles controllen, was Sie auch eingepflegt haben. Welcher Mitarbeiter hat wie viel Urlaub und hat welches Arbeitszeitenmodell vereinbart, auch das hinterlegen Sie einfach in Ihrer Agentursoftware. Genau, wie den Mitarbeiterstundensatz. Sie schaffen so die Basis, Ihre EK und VK Werte genau bestimmen und verwalten zu können.
Warum eine Agentursoftware?
Man hat sich an seinen Workflow gewöhnt, auch wenn er bestimmt verbesserungswürdig ist. Der Mensch ist nämlich ein Gewohnheitstier. Das heißt lieber bei alten Abläufen bleiben als sich an neues zu gewöhnen. Es hat ja bis jetzt auch irgendwie geklappt. Angebote und Rechnungen können in In Design geschrieben werden, Stunden erfasst jeder Mitarbeiter für sich selbst in Excel Tabellen, der Pendelordner wird zum Steuerberater gefahren und die Personalakten hängen im Schrank. So zu arbeiten ist natürlich eine Möglichkeit, ob es aber die effektivste ist, die Ihnen wirklich bei Ihrem täglichen Agenturalltag hilft, ist eine andere Frage. Wenn Sie sich also fragen, warum Sie von Ihren vielen Einzellösungen auf eine gesamtheitliche Agentursoftware umsteigen sollten, dann führen wir Ihnen gerne die Vorteile kompakt zusammengefasst auf.
Ganzheitliche Agentursoftware
Stammdaten
Ein weiterer Punkt für eine Agentursoftware ist die Zeitersparnis, die Sie durch die vielen automatisierten Arbeitsschritte erlangen. Ihre ganzen Stammdaten werden zu Beginn in die Software implementiert. Wenn dies einmal geschehen ist, dann zieht Ihnen das System all die Daten, die Sie brauchen ohne dass Sie noch manuell eingreifen müssen. Angebotsvorlagen, Textbausteine für Dokumente wie Angebote, Ihre Leistungsarten, Preislisten all das brauchen Sie nicht mehr jedes Mal raussuchen, es befindet sich bereits genau da, wo Sie es brauchen. Die Mitarbeiter wissen genau, bei welchen Jobs Sie zugehörig sind, welche Aufgaben Sie bis wann zu erledigen haben und die Geschäftsführung oder die Projektmanager können mit einem Klick die Auslastung der Kollegen, des Teams oder auch der ganzen Agentur sehen.
Flexibilität durch Agentursoftware
Die letzten 2 Jahre haben es uns besonders gezeigt. Man weiß nie was kommt und wie man von jetzt auf gleich vielleicht umstrukturieren muss. Eine Agentursoftware bietet Ihnen den höchsten Grad an Flexibilität. Unabhängig davon, ob Sie im Homeoffice oder der Agentur arbeiten wollen, stehen allen Kollegen dieselben Daten zur Verfügung, da Sie von überall auf das System zugreifen können. Durch interne Funktionen wie Chats, Job Boards oder Dateiuploads ist es dabei ganz egal, ob Sie sich im selben Gebäude befinden. Mehr Rund um das Thema Agentursoftware im Homeoffice erfahren Sie in unserem Blog https://quojob.de/news/wie-fuehrt-man-agenturen-im-homeoffice/
Sollten Sie sich immer noch nicht sicher sein, ob Sie eine Agentursoftware benötigen, haben wir nochmal die wichtigsten Punkte für Sie aufgelistet:
- einheitliche Stammdatenbank,
- Überblick aller relevanten Agenturthemen,
- flexibler Zugriff,
- ein Tool vs. viele kleine Lösungen,
- übergeordnetes Controlling auf allen Ebenen,
- Erinnerungsfunktionen,
- digitale Zeiterfassung,
- einheitliche Handhabung,
- gezieltes Handling durch Rechtevergabe u. v. a. m.
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