Vorteile einer Agentursoftware

Zu den Vorteilen einer Agentursoftware gehört definitiv, dass man im besten Fall nur noch ein Tool benutzen muss, um den gesamten Workflow der Agentur abzubilden. Nutzt man viele verschiedene Tools z.B., um die Zeit zu erfassen, Projekte zu steuern oder die Mitarbeiter zu verwalten kommt es zu Fehlern. Seien es Übertragungsfehler oder unterschiedliche Excel Listen, die nicht einheitlich geführt werden oder Stunden, die einfach nicht eingetragen werden. Neben dem Agenturalltag, der ja Ihr Tagesgeschäft ist, fällt so noch enorm viel zeit für bürokratische Dinge an. Mit einer professionellen Agentursoftware können Sie all diese Abläufe in einem Tool bündeln, pflegen und auswerten.

Projektmanagement

Planen und überwachen Sie Ihre Projekte so, dass Sie nicht in Stress geraten. Durch einfache Klicks fügen Sie die passenden Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten dem Job zu, verteilen Aufgaben und checken die Kapazitäten. Die Kollegen werden automatisch durch das System informiert und wissen wieviel Zeit Sie für welche Aufgabe habe. Am Job Board können Sie sich austauschen, externe Dateien anhängen oder Ressourcen hinzubuchen, ohne den Telefonhörer auch nur in die Hand nehmen zu müssen. Die, die es wissen müssen können jederzeit sehen, wie die Stunden oder Budgetbuchungen voran gehen und wie der Status des Projekts ist.

Buchhaltung

Sie schreiben Angebote im System, diese können Sie direkt abrechnen. Sie können nach Stunden, Aufwand, Budget oder Pauschalen abrechnen. Erstellen Sie Sammelangebote, importieren Sie, erstellen Vorlagen oder kopieren Sie Angebote und Rechnungen. All das können Sie in Ihrer Agentursoftware tun und genau nachvollziehen, wann die einzelnen Vorgänge erstellt wurden. Sie haben eine Historie, die es Ihnen ermöglicht immer auf dem Laufenden zu bleiben. Steuern Sie über eine von Ihnen festgelegte Rechtevergabe, wer Fakturieren darf oder wer nur Fakturenvorschläge erstellen soll. Erfassen Sie Eingangsrechnungen auf unterschiedlichen Projekten mit original Beleg und steuern Sie Zentral über das System die Freigabe, es gibt keine zusätzlichen Mails mehr, die Sie verschicken müssen.

Zeiten erfassen

Alle Mitarbeiter erfassen Ihre Zeiten im System. Egal ob intern, produktiv, abwesend, auf Aufgaben oder die reine Anwesenheit. Alle Zeiten werden verbucht, sodass keine Stunden mehr verloren gehen oder nicht abgerechnet werden. Eine Agentursoftware erspart Ihnen also nicht nur Zeit, sondern bringt Ihnen auch noch bares Geld ein.

Mitarbeiter Verwaltung

Alle wichtigen Daten rund um die Mitarbeiter werden im System hinterlegt. Arbeitszeitenmodell, Stundensatz, Urlaub, Überstunden, Freizeitausgleich und eben auch die Rechteverwaltung werden über die Software gesteuert. Sie bestimmen, wer was kann und welche Aufgaben damit einhergehen. Sie können Ihren Workflow somit aktiv durch die Agentursoftware gestalten, ohne das Rad jedes Mal neu zu erfinden.

Kontakte

Hinterlegen Sie in Ihrem integrierten CRM-Tool all Ihre Kontakte. Eine einheitliche Datenbank, auf die alle zugreifen können, ist unglaublich wichtig, nicht nur zu Bestandspflege, sondern auch zur Akquise. Behalten Sie so den Überblick, wer wann mit welchem Interessenten gesprochen hat und wie das Ergebnis war. Steuern Sie aber auch Ihren Newsletter Versand, Weihnachtskarten Aussendungen oder Sommerfest Einladungen über das System.

Controlling

Dadurch, dass Sie alle Daten in einem System vereint haben können Sie diese auch mit ein paar Klicks auswerten. Seien es Profit Reports, Mitarbeiter Stunden, Ausgangsrechnungen oder das Business Development, Sie können alles auf Kunden, Job oder Projektbasis auswerten.

 

Man kann noch viele weitere Vorteile einer professionellen Agentursoftware aufzählen, aber am besten überzeugen Sie sich selbst und testen per Demo Login die Vorzüge selbst.

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