Urlaubsverwaltung in einer Agentursoftware

Eine professionelle Agentursoftware sollte über viele Funktionen verfügen, die einen im Agentur Alltag begleiten. Dazu gehören neben einer umfangreichen CRM – Verwaltung, Zeiterfassung, Schreiben von Angeboten und Rechnungen, erfassen von Eingangsrechnungen, Controlling, natürlich auch die Mitarbeiter Verwaltung. Die Mitarbeiter sollten nicht nur mit Ihren Stammdaten eingepflegt werden, sondern auch mit einem eigenen Arbeitszeitenmodell und individuellen Stundensatz, es sollte natürlich auch der Urlaubsanspruch der Kollegen eingetragen werden können. Dies bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit jederzeit ihren Anspruch einsehen zu können und so über ihre Urlaubstage verfügen zu können.

Illustration eines Koffers mit Regenschirm und Kalender

Urlaubsanspruch

Der Urlaubsanspruch wird je Mitarbeiter vereinbart und kann dementsprechend individuell hinterlegt werden. Dazu können Sie noch einen Verfallsstichtag eintragen, an dem die Urlaubstage aus dem Vorjahr automatisch wegfallen. Die einzelnen Mitarbeiter können ihren aktuellen Staus der Urlaubstage in QuoJob immer unter dem Modul Extras einsehen. Je nach Zugriffsrechte Verteilung gibt es dazu noch die Möglichkeit sich das Urlaubswidget auf dem Dashboard anzeigen zu lassen. Dort sehen die Mitarbeiter ihren eigenen Anspruch, wieviel Tage schon genommen wurden und wie viele Tage sie noch beantragt haben

Arten des Urlaubs

Sie können zwischen dem reinen Erholungsurlaub und dem Sonderurlaub auswählen, sodass dieser dann nicht vom eigentlichen Kontingent abgezogen wird. Typischer Sonderurlaub wäre ein Umzug, Hochzeit, Geburt etc. Sie können dazu noch entscheiden, ob es sich um einen ganzen oder halben Tag Urlaub handeln soll. Durch die Zeitangabe legen Sie dann auch selbst fest, ob Sie Vor- oder Nachmittags Urlaub einreichen möchten. Sollte es sich bei Ihrem Urlaubsantrag um einen unbezahlten Urlaubstag handeln, so können Sie dies durch Anhaken der Checkbox direkt beim Antrag stellen, kennzeichnen. Dieser Urlaubstag wird dann nicht von Ihrem Kontingent abgezogen.

Vertreter Regelung & Konflikte

Damit Sie immer sicher sein können, dass während Ihres Urlaubs ein Kollege Ihre Aufgaben übernimmt, können Sie in QuoJob mit der sogenannten Vertreter Regel arbeiten. Das heißt Sie bestimmen einen Mitarbeiter, der Sie in dem Zeitraum Ihres Urlaubs vertreten soll. Nur wenn dieses Feld ausgefüllt ist, können Sie Ihren Urlaubsantrag auch erstellen. Sollte der ausgewählte Vertreter im gewünschten Zeitraum ebenfalls Urlaub haben, zeigt Ihnen das System diesen Konflikt an. Sie können dann jemand anderen als Vertreter auswählen. Diese Person erhält automatisch über QuoJob die interne Nachricht, dass sie als Vertreter eingetragen wurde. Bei der Antragstellung können Sie ebenfalls sehen, welche Termine, To do´s oder Aufgaben Sie in der Zeit Ihres geplanten Urlaubs hätten. Sie können so Ihren Vertreter direkt über alle wichtigen Punkte informieren, die in Ihrer Abwesenheit auf ihn zu kommen. Besonders praktisch ist der Team Urlaubs Kalender, der Ihnen ebenfalls bei der Antragsstellung mit angezeigt wird. Man kann so auf einen Blick erkennen, wie die anderen Team Mitglieder zur Verfügung stehen. Gerade bei Brückentagen oder beliebten Urlaubszeiten hilft dieses Tool dabei den gewünschten Urlaub im Überblick zu haben.

Urlaub genehmigen & ablehnen

Alle Mitarbeiter können Ihren Urlaubsantrag stellen, genehmigen oder ablehnen können dann nur diejenigen, die die passenden HR-Rechte dazu haben. Diese Mitarbeiter haben das Widget Urlaubsanträge und können diese direkt auf dem Dashboard anklicken. Auf dem Widget werden alle offenen Urlaubsanträge angezeigt, diese können dann direkt darüber bearbeitet werden. Durch das Klicken auf das Plussymbol kommen Sie nicht nur zur Antragsstellung, sondern direkt zur Gesamtübersicht aller offenen, stornierten, abgelehnten oder genehmigten Urlaubsanträge. Diese können Sie dann nach Datum und Mitarbeiter filtern.

Urlaubsantrag Tutorial

Schauen Sie sich in unserem Tutorial an, wie die die einzelnen Schritte funktionieren und melden Sie sich bei Fragen gerne bei uns zurück https://quojob.de/ueber-uns/team/

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