Urlaubsplanung

Das Jahr neigt sich schon wieder dem Ende zu und die Feiertage stehen vor der Tür. Die Kollegen möchten vor, nach oder zwischen den Tagen Urlaub machen und am besten auch schon den Urlaub für das kommende Jahr planen und beantragen. Das Urlaubsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil im HR Management und hat zusätzlich Auswirkungen auf Ihre gesamte Kapazitäten Planung. Gerade deshalb, sollte eine professionelle Agentursoftware die Urlaubsverwaltung als Standard Funktion inkludiert haben. In QuoJob beginnt dies, bei der Anlage eines Mitarbeiters. Im Modul HR legen Sie ihre Mitarbeiter an und verwalten deren persönliche Stammdaten wie Arbeitszeit, Stundensatz, Zugriffsrechte und eben auch den Urlaubsanspruch. Sie können dort die Anzahl der Tage, sowie einen Verfallsstichtag hinterlegen auf den das System dann automatisch zugreift und Urlaubstage aus dem Vorjahr löscht. Jeder Mitarbeiter kann seinen eigenen Urlaubsanspruch dann unter Extras, beim Urlaubs Antrag einsehen.

Urlaubsantrag

Je nach Zugriffsrecht können die Mitarbeiter Ihren Urlaubsantrag unter dem Modul Extras oder auf dem Widget Urlaubsanträge im Dashboard stellen. Sie sehen dort Ihren Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr, den Urlaub, der aus dem Vorjahr übernommen wurde, wieviel davon verfallen ist, wieviel Urlaubsanspruch das insgesamt macht, wie viele man genommen hat und was unterm Strich noch verbleibend ist an Urlaubstagen. Auf der linken Seite im Pop Up können die Antragsteller, den Zeitraum sowie Urlaubs und Buchungstyp auswählen. Handelt es sich um einen ganzen oder halben Tag Urlaub oder vielleicht Sonderurlaub. Zusätzlich kann jeder direkt beim Antrag sehen, welche Konflikte also Termine, Aufgaben oder To do´s er in dem Urlaubszeitraum hat und wie seine Teamkollegen zu dieser Zeit in der Agentur sind oder ebenfalls Urlaub haben. Wenn Sie möchten, können Sie auch mit einer Vertreter Regel arbeiten. Sie können beim Urlaubsantrag das Feld Vertretung als Pflicht anzeigen lassen, das heißt der Antrag kann nur mit einem ausgewählten Vertreter abgespeichert werden. Dieser bekommt direkt über das System eine interne Nachricht über seine Vertretung. Genauso, wie diejenigen in der Agentur, die das Recht haben Urlaubsanträge zu genehmigen. Sie erhalten eine interne Nachricht und können auf Ihrem Dachboard alle offenen Anträge in dem Urlaubs Widget sehen, genehmigen aber auch ablehnen.

Urlaubsübersicht

Damit alle immer den Durchblick behalten, wer wann Urlaub hat gibt es mehrere Möglichkeiten diesen in QuoJob einzusehen. Sie können sich im Modul Controlling z.B. den Report Urlaub anschauen oder im Kalender den Urlaubsplaner anklicken und so den genehmigten Urlaub betrachten. Sollten Sie Urlaube genehmigen dürfen, können Sie sich auch einen Überblick durch das Widget verschaffen.

Feiertage in der Urlaubsplanung

Ostern, Weihnachten oder einfach Brückentage nach einem einzelnen Feiertag sind gern genommene Urlaubstage. Die Feiertage können Sie ganz einfach im Admin Bereich von QuoJob hinterlegen und dem System direkt mitteilen, ob es sich um einen ganzen oder einen halben Feiertag wie z.B. Sylvester handelt. Wenn Sie dann einen Urlaubsantrag stellen, in dessen Zeitraum ein oder mehrere Feiertage liegen, zieht das System diesen direkt von Ihren Urlaubstagen ab.