Strukturen in einer Agentursoftware

Sie spielen mit dem Gedanken, all Ihre Einzellösungen durch eine Agentursoftware abzulösen, dann versprechen Sie sich natürlich auch etwas davon. Im besten Fall möchten Sie mit ein paar Klicks einen Gesamtüberblick über die Abläufe in Ihrer Agentur haben. Egal ob es sich dabei um Backoffice Themen wie offene Rechnungen handelt oder um die Verteilung der Aufgaben im Projektmanagement. Eine professionelle Software sollte so gut wie alle Aspekte Ihrer Agentur abbilden können. Wie Sie genau die passende Software für sich und Ihre Agentur finden können und welche Kriterien Sie dabei nicht außer Acht lassen sollten, können Sie in einem unserer anderen Blog Beiträge https://quojob.de/news/welche-agentursoftware/ nachlesen.

Gehen wir also davon aus, das Auswahlverfahren ist abgeschlossen und Sie starten mit Ihrer neuen Agentursoftware. Ein sehr zentraler Punkt der Implementierung wird sein, Ihre Workflows genau unter die Lupe zu nehmen und Sie mit der Agentursoftware abzustimmen. Die Strukturen, wie Sie die Software von Anfang an nutzen möchten, sollten absolut klar definiert sein. Sie legen fest, wie Kontakte angelegt werden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Module hat und wie Sie Projekte und Jobs zukünftig anlegen wollen. All dies legen Sie bei QuoJob einmal fest und folgen dann nur noch diesen Strukturen, um so immer alle auf demselben Stand zu sein. Sie legen so den Grundstein für ein strukturiertes und effizientes arbeiten, bei dem sich alle Teammitglieder an denselben Standards orientieren können.

Illustration einer Weltkugel, drum herum gestrichelte Linien, die zusammen die Form einer Blüte ergeben, ergänzt durch Piktogramme für Smartphone, Tablet und Desktop

Strukturen erarbeiten & festlegen

Bei der Einführung von QuoJob werden Sie dies nicht alleine erarbeiten müssen. Während der Schulungstage bespricht Ihr persönlicher Consultant Ihre Wünsche und Vorstellungen der Software mit Ihnen und zeigt Ihnen auf, wie Sie diese im System am besten umsetzten können und wo neue Abläufe Sinn machen. Noch bevor die Mitarbeiter geschult werden, legen Sie also einen Fahrplan fest, an dem sich alle orientieren können. Dieser wird dann bei den Schulungstagen für die Mitarbeiter ausführlich erklärt und die Abläufe im System entsprechend aufgezeigt.

Welche Möglichkeiten der Strukturbildung gibt es?

Sie fragen sich jetzt vielleicht, wie viel Spielraum Sie in einer standardisierten Agentursoftware überhaupt haben. Dazu führe ich Ihnen gerne einige Beispiele auf, die Ihnen helfen können, strukturelle Anpassungen vorzunehmen:

 

  • Rechteverwaltung der Mitarbeiter
  • Mehrstufige Kontaktanlage
  • Projekt und Job Hierarchie auf 3 Ebenen
  • Freigabeprozesse
  • Individuelles Projektmanagement

All diese Tools helfen Ihnen dabei, eigene Strukturen zu entwickeln und nach genau diesen dann auch erfolgreich zu arbeiten. Dadurch, dass Sie bestimmen können, welcher Mitarbeiter Zugriff auf Module und Funktionen hat, setzten Sie direkt die Richtlinien für Arbeitsabläufe in allen Bereichen der Agentur. Nehmen wir z.B. Ihre Kontaktverwaltung. Das Herzstück einer jeden Agentur. Durch eine Mehrstufigkeit der Kontaktanlage können Sie Holdings, Abteilungen, Ansprechpartner, alternative Anschriften etc. genau so hinterlegen und pflegen, wie Sie es festgelegt haben. Sie werden ab diesem Zeitpunkt eine strukturierte Datenbank haben, auf die Sie jederzeit zugreifen können. Genauso verhält es sich bei Projekten und Jobs in QuoJob. Sie können diese bis auf 3 Ebenen aufteilen, sodass Sie mit Projekten, Jobs und Subjobs arbeiten können. Diese lassen sich dann einzeln oder gesamt auswerten.

 

Ihr Workflow kann also ganz individuell sein und trotzdem mit eigenen Strukturen in Ihrer Agentursoftware abgebildet werden. Testen Sie dazu gerne unsere kostenfreie Demo Version und überzeugen sich selbst.

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