Bei einer neuen Agentursoftware sollte man auf keinen Fall die berühmte Katze im Sack kaufen und auch nicht nur auf das hören, was einem die netten Key Account und Sales Manager alles Schönes erzählen. Der erste Schritt sollte also immer ein Demo-Login der gewünschten Software sein. Erstens bekommen Sie einen Eindruck vom Look & Feel und zweitens haben Sie so schon mal ein Gefühl dafür, wie intuitiv die Software ist. Wenn Sie sich das erste Mal eingeloggt und die ersten Klicks gemacht haben, geht es ans Eingemachte. Denn seien wir ehrlich, eine umfangreiche Software mit Buchhaltungs- und Projektmanager Tools erklärt sich einfach nicht von selbst. An diesem Punkt können Sie das Testen abbrechen und weiter mit Ihren gewohnten Insellösungen arbeiten, oder Sie nehmen eine Online- oder Präsentation vor Ort in Anspruch. Lassen Sie sich die Agentursoftware in all ihren Einzelheiten zeigen und spielen Sie Ihren Workflow durch.
Selbsterklärend oder mit Schulung?
Sie haben den Bedarf an einem einheitlichen System wie einer Agentursoftware erkannt? – Perfekt, das ist der erste Schritt in ein strukturiertes und effizientes Arbeiten.
Sie haben sich den Markt angeschaut und sich im nächsten Schritt einen Demo-Login erstellen lassen.
Auf eigene Faust
Präsentation
Die Kollegen aus dem Marketing & Sales können Ihnen in QuoJob sämtliche Funktionen erklären und natürlich auch zeigen. Besprechen Sie am besten an Hand eines realen Beispiels Ihren Arbeitsablauf durch und wie Sie diesen gerne mit der Software abbilden möchten. So können Sie direkt sehen, ob die Agentursoftware auch wirklich die richtige für Sie und Ihre Agentur ist. Es wird vielleicht auch Funktionen oder Abläufe geben, die in der Software anders abgebildet werden. Lassen Sie sich auch hier den Workaround genau erklären. Es macht viel mehr Sinn, all diese Fragen im Vorhinein zu klären, als dass es später ein böses Erwachen gibt.
Schulung
Wenn Sie sich für eine professionelle Agentursoftware entschieden haben, kommt erst mal Arbeit auf Sie zu. Jeder der Ihnen etwas anderes weißmachen will, hat keine gut befüllte Datenbank, mit der man starten kann. Denn alles, was automatisch gezogen oder vorgeschlagen wird, muss ja erst mal ins System rein. Preislisten, Leistungsarten, Mitarbeiterstundensätze, Textblöcke und so weiter – diese ganzen Informationen müssen zu Beginn in die Software implementiert werden. Dabei muss man beachten, dass die Befüllung der Stammdaten mit einer großen Sorgfalt geschehen muss, denn alle diese Daten werden danach immer automatisch vom System gezogen. Die Implementierung ist nicht mal eben gemacht, aber es ist auch kein Hexenwerk. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Sie müssen immer daran denken, dass Sie die Daten zwar jetzt alle einmal in das System bekommen müssen, es dann im Agenturalltag aber super einfach haben, da dann alles automatisch kommt.
Kick-off
Die Befüllung Ihres Adminbereichs in QuoJob nehmen Sie nicht alleine vor. Dafür haben wir den sogenannten Kick-off-Tag. Der erste Tag mit Ihren „Entscheidern“ und einem unserer Consultants. Unsere Consultants kennen sich nicht nur mit QuoJob aus, sondern auch mit Unternehmensberatung. Somit stehen wir Ihnen natürlich auch bei generellen Workflow Fragen immer zur Verfügung. Gemeinsam gehen Sie durch das komplette Modul und befüllen die wichtigsten Bausteine in Ihrer neuen Software.
Schulung
Nachdem Sie die Software mit Ihren agenturspezifischen Daten befüllt haben, bekommen Sie erst einmal ein paar Hausaufgaben auf. Ja, ohne die geht es leider nicht. Wie bei allen Systemen ist es auch bei einer Agentursoftware so, dass man diese am besten versteht, wenn man damit arbeitet. In der Zeit nach dem Kick-off befüllen Sie also weiter fleißig den Admin, gehen Ihre Kontakte durch und stellen die Profile Ihrer Mitarbeiter ein. All dies machen Sie, um sich und Ihr Team perfekt auf Ihren Schulungstag vorzubereiten. Beim Schulungstag geht es nämlich an die Funktionen und Ihren Workflow mit QuoJob. Alle Mitarbeiter werden je nach Ihrer Position oder Ihren Rechten in der Software geschult. Projekte werden angelegt, Angebote geschrieben, Aufgaben verteilt, Zeiten erfasst – alles was mit QuoJob abgebildet wird, wird den Mitarbeitern umfangreich erklärt.
Nach der Schulung ist vor der Schulung
Nach Ihrem ersten Schulungstag wird Ihnen bestimmt der Kopf qualmen, das versprechen wir Ihnen. Was Sie dann am besten machen können, ist ganz einfach: loslegen! Fangen Sie an, möglichst alles, was Sie in der Schulung gelernt haben, auch umzusetzen. Sie können nichts kaputt machen. Und wenn Sie es doch geschafft haben, dann melden Sie sich einfach bei unserem Support, die kriegen das schon gemeinsam mit Ihnen wieder hin. Besonders am Anfang hat man viele Fragen. Also scheuen Sie sich bitte nicht und sprechen Sie den Support oder direkt Ihren Key-Accounter an.
Refresher-Tage
Dies gilt natürlich auch, wenn Sie bereits QuoJob Kunde sind und Ihr letzter Schulungstag schon ein paar Jahre her ist. Sie haben sich einen Workflow angeeignet, der bestimmt durch neue Funktionen effizienter zu gestalten ist. Lassen Sie neue Mitarbeiter schulen, gehen Sie Ihr Controlling durch oder besprechen Sie neue Module. Bringen Sie sich einfach wieder auf den aktuellen Stand, vergessen Sie dabei auch nicht, dass es für Ihren Datenschutz ebenfalls wichtig ist, immer auf dem aktuellen Stand Ihres ERP-Systems zu halten.
