Rechnung schreiben – so geht’s

Rechnungen schreiben ist für viele immer noch mit Ängsten verbunden, Leistungen vergessen oder falsche aufgeführt zu haben. Dabei gibt es in QuoJob kaum eine andere Funktion, die so einfach zu nutzen ist wie das Fakturieren. Diese Funktion können Sie kostenlos in unserer Demo Version jetzt testen https://quojob.de/demo-testen/

Grafik-News-Zeiterfassung-Homeoffice

Wie erstellt man eine Rechnung?

In der Agentursoftware QuoJob gibt es mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Sie können nach Angebot abrechnen, nach angefallenen Stunden, nach Ist-Positionen, Pauschalen, Budget, wiederkehrenden Rechnungen, Sammelrechnungen oder noch einigen mehr. Der reine Akt des Erstellens ist mit 2 Klicks erledigt. Sie bestimmen, was abgerechnet werden soll und der Fakturieren Button erledigt den Rest. Sobald Sie den Button drücken, erstellt sich eine Rechnung mit vorher definierter Rechnungsnummer.

Wie sieht eine Rechnung in QuoJob aus?

Kurz gesagt, wie Sie es wollen. Sie entscheiden nicht nur, wie das Layout und der Nummernkreislauf auf Ihrer Rechnung aussehen soll, sondern auch ganz genau, was Sie in Rechnung stellen wollen. Die schnellste Art eine Rechnung zu erstellen, ist es nach dem vorangegangenen Angebot abzurechnen. Sie können in QuoJob nämlich mit einem Klick festlegen, ob Sie das gesamte Angebot, Teile oder nur einzelne Positionen davon abrechnen möchten. Übernehmen Sie das Angebot zu 100% in die Rechnung, so sieht diese dann ganz genau wie das Angebot aus. Sie müssen keine Anpassungen oder Änderungen vornehmen. Wie bei allen anderen Dokumenten, die in QuoJob erzeugt werden, ist es auch bei der Rechnung so, dass die Voreinstellungen für den Druckdialog aus dem Admin Bereich übernommen werden. Das heißt Begrüßung, Schlusstext, Formalien wie Seitenzahlen etc. sind alle schon voreingestellt. Die einzige Entscheidung, die Sie noch treffen müssen, ist, ob Sie die Rechnung direkt aus Ihrer Agentursoftware verschicken möchten oder ob Sie diese lieber extern als PDF versenden wollen. 

 

Es kann natürlich genauso der Fall sein, dass ein Stammkunde bei Ihnen anruft und Sie mal eben um eine Dienstleistung bittet, die gar kein Angebot erfordert. Sie schreiben einfach nur die Rechnung für die erbrachten Leistungen. In diesem Fall können Sie ganz einfach die genau angefallenen Stunden in Rechnung stellen oder freie Positionen abrechnen. Bei den Ist Stunden greifen Sie auf die gebuchten Zeiten Ihrer Mitarbeiter zurück, die automatisch schon auf der Ausgangsrechnung am richtigen Job erfasst wurden. So können keine Stunden mehr vergessen oder verloren gehen. Durch unseren Leistungsnachweis können Sie zusätzlich zur Rechnung auch noch ein eigenes Dokument an den Kunden raussenden, welches detailliert die Stundenbuchungen aufzeigt und die Rechnung somit erläutert. Sollten Sie freie Positionen anbieten, können Sie die Ist Stunden einfach auf inklusive stellen. Dies bietet sich besonders für pauschalrechnungen an, in denen einfach alle erbrachten Leistungen zusammenfließen. Bei Rechnungen mit freien Positionen klicken Sie sich Ihre Rechnung einfach durch Ihre gewünschten Leistungsarten zusammen und erstellen sich so Ihre Rechnung. Dies kann auch besonders praktisch sein, wenn Sie von Ihrem Kunden ein Budget vorgegeben bekommen haben. Sie könne die angefallenen Zeiten auf NWB oder inklusive setzten und händisch das Budget abrechnen. 

Sollten Sie Rechnungen haben, die in einem gewissen Tonus immer wiederkehren, so hat QuoJob ebenfalls ein Modul für Sie, welches Ihnen das Rechnungen schreiben noch einfacher macht. Sie können Rechnungen in einem bestimmten Intervall, z.B. 1 Monat, 6 Monate, 12 Monate etc. schreiben bzw. anlegen und diese werden Ihnen dann immer in dem gewünschten Zeitraum vorgeschlagen. Sie müssen diese dann nicht neu schreiben, sondern einfach nur durch den Fakturieren-Button erzeugen. Einfacher geht es wirklich nicht und vergessen werden kann so eine Rechnung ebenfalls nicht mehr. Da Sie sich dazu sogar einfache einen Report https://quojob.de/agentursoftware/controlling/ zur Erinnerung generieren lassen können.

Muster zum Rechnungen schreiben.

Rechnungsvorlagen können Sie durch die Kopier Funktion erstellen. Sie können in QuoJob alle Fakturenvorschläge und Rechnungen. Mit dem doppelten Blatt Icon kopieren und sich so wieder Arbeit ersparen. Die Rechnung wird dupliziert und Sie können Sie neu bearbeiten, ein anderes Datum hinzufügen oder sie sich auf das kommende Jahr als Erinnerung legen. 

Der gerade erwähnte Fakturenvorschlag ist ebenfalls eine super Funktion, um Ihnen weitere unnötige Schritte zu ersparen. Dieser dient nämlich dazu Stornorechnungen zu vermeiden. Ein Fakturenvorschlag ist eine „quasi Rechnung“. Es sieht alles genauso so, wie wenn Sie eine Rechnung schreiben würden. Der große Unterschied dabei ist aber die noch nicht generierte Rechnungsnummer. Dadurch können Sie den FV immer wieder bearbeiten, ohne in buchhalterische Schwierigkeiten zu geraten. Eine Funktion, die wir besonders empfehlen, wenn z.B. Projektmanager Rechnungen schreiben sollen. Diese bekommen dann das Recht Fakturenvorschlag erstellen und die Kollegen aus der Buchhaltung schauen noch mal drüber und klicken dann auf Fakturieren.

Wie man eine Rechnung stellt.

Haben wir nun ausführlich geklärt. Die wichtigsten Infos rund um die Rechnungsstellung in QuoJob haben wir nochmal stichpunktartig für Sie aufgeführt. Sie möchten die Funktion selber gerne Live testen? Kein Problem, melden Sie sich einfach für eine kostenlose Demoversion an und erstellen selbstständig eine eigene Rechnung in der Agentursoftware https://quojob.de/demo-testen/

  • Rechnung erstellen nach Angebot
  • Angefallenen Stunden
  • Freien Positionen
  • Wiederkehrenden Leistungen
  • Sammelrechnungen
  • Kopier Funktion der Rechnung
  • Fakturenvorschläge

Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Mit unserem kostenlosen Newsletter informieren wir Sie einmal im Monat zu neuen Features und Services rund um unsere Agentursoftware QuoJob.

Wie wird der Newsletter versendet?
Der Versand des QuoJob-Newsletters erfolgt durch ein Inbuild-System. Dabei werden auch die E-Mail-Adressen und weitere Informationen zum Versand und zur Analyse der Newsletter gespeichert. Ausführliche Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Wie erfolgt die An- bzw. Abmeldung?
Wenn Sie sich für den Newsletter anmelden, erhalten Sie eine sog. Double-Opt-in-E-Mail. Darin werden Sie aufgefordert, die Anmeldung noch einmal zu bestätigen. Möchten Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten, finden Sie am Ende jedes Newsletters einen Abmeldelink (sog. Opt-out).

Statistiken und Erfolgsmessung
Um den Newsletter für Sie zu optimieren, messen wir, wie häufig der Newsletter geöffnet wird und auf welche Links unsere Leser klicken. Im Rahmen der Anmeldung willigen Sie in die Auswertung Ihrer Nutzungsdaten ein.