Planung & Kalkulation

Es gibt viele wichtige Aspekte rund um den Workflow in Werbeagenturen. Wer macht wann was? Welcher Kunde oder Interessent ist wie zu erreichen? Bekommen wir den Pitch und was müssen wir dafür machen? Wann sind die Kollegen in der Agentur oder im Homeoffice – und natürlich noch vieles mehr. Doch die eigentliche, die kreative Tätigkeit, die ist es, die die Arbeit in einer Agentur so spannend macht. Planung und Umsetzung drumherum sind oft eher ein leidiges Thema, ohne das es aber nun auch nicht geht. Man kann noch so tolle Ideen für den Kunden umsetzten, wenn man nicht weiß, wann diese fertig sind, hält man den Kunden nicht lange. Deswegen entscheiden sich viele Agenturen dazu, sich dabei von einer professionellen Agentursoftware unterstützen zu lassen. Die Planung und Kalkulation gehören dabei zu enorm wichtigen Aspekten, die wir in diesem Beitrag genauer beleuchten wollen.

Planung

Wo beginnt die Planung eigentlich? Fängt es damit an, dass man ein CRM-Tool mit ToDo-Funktion in einer Agentursoftware braucht? Für uns ein klares Ja! Denn wenn man die Möglichkeit hat, nach eigenen Kriterien Kunden, Lieferanten oder Interessenten anzulegen und zu verwalten, ist dies schon der erste Schritt bei der Planung. So kann man nämlich hervorragend nachvollziehen, wann der nächste Auftrag kommen kann und welche Schritte bis dahin noch nötig sind.

Wer wann wo ist, gehört für viele zu den wichtigsten Planungsaspekten. Wir reden hier in den meisten Fällen von einem Agenturkalender, der übergreifend verwaltet werden kann. Sie können also immer genau sehen, welche Termine von Ihnen, anderen Kollegen, ganzen Teams oder Units anstehen. Planen Sie für den Tag, die Woche, den Monat oder schon das ganze Jahr. Ihre Planung, Ihre Ansicht.

Für einige beginnt das Thema Planung aber erst, wenn es um ein sicheres Projekt geht, welches beauftragt und mit Aufgaben bestückt wurde. Auch dieser Aspekt sollte in einer professionellen Agentursoftware nicht zu kurz kommen. Projekte und Jobs planen und controllen zu können, ermöglicht einem oft erst effizient arbeiten zu können. Die genaue Aufgabenverteilung an ganze Teams oder einzelne Mitarbeiter strukturiert die Planung bis ins kleinste Detail und lässt keinen Spielraum für böse Überraschungen.

Kalkulation

Oft geht mit dem Thema Planung auch die Kalkulation einher, denn seien wir ehrlich: verdienen müssen wir alle. Wenn wir unsere Jobs und Projekte richtig geplant haben, geht dies nur mit einer passenden Kalkulation von Leistungen, die die Agentur erbringen muss. Die Angebotserstellung sollte in jeder professionellen Agentursoftware eine Standardfunktion sein. Mit Vorlagen zu arbeiten sollte ebenso dazu gehören wie diese zu duplizieren, zu importieren oder Sammelangebote zu erstellen. In QuoJob können Sie aus den Leistungsarten, die Sie anbieten, direkt Aufgaben erstellen, sodass Sie die Aufwände direkt mit in Ihre Planung einbeziehen können. Ebenso können Sie ein festes Budget hinterlegen, gegen das der Job laufen kann.

Zu den wichtigsten Planungs- & Kalkulations-Tools in einer Agentursoftware gehören demnach folgenden Features:

  • CRM-Verwaltung
  • Kalender
  • ToDos
  • Aufgaben
  • Projektmanagement inklusive Projektplan
  • Angebote
  • Sammelangebote
  • Abrechnung nach Angebot

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