Um die Kapazitäten und Ressourcen Ihrer Mitarbeiter ermitteln und controllen zu können, müssen sie zuerst einmal auch im System vorhanden sein. Das heißt der erste Schritt ist immer die Anlage des Mitarbeiters in der Software. Machen Sie von Anfang an alles richtig und legen Sie die wichtigsten Stammdaten des Kollegen direkt mit an. Errechnen sie die Mitarbeiter Stundensatz, hinterlegen Sie das Individuelle Arbeitszeiten Modell und den Urlaubsanspruch. Diese Informationen helfen ihrer Agentursoftware dabei die genauen Kapazitäten des einzelnen Mitarbeiters zu errechnen. In QuoJob hinterlegen sie diese Daten im Modul HR, welches zur Mitarbeiterverwaltung dient. Das individuelle Arbeitszeiten Modell ist hierbei ein wichtiger Faktor. Hat ein Mitarbeiter zu Beispiel freitags immer frei oder arbeitet mittwochs nur bis 12.00 Uhr, so bezieht QuoJob dies in die Ressourcen Planung direkt mit ein. Im realen Workflow heißt das, wenn sie diesem Mitarbeiter freitags eine Aufgabe zuordnen möchten, dann würde sie das System direkt darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter in diesem Zeitraum nicht zur Verfügung steht. Sie sparen sich also die eigene Suche oder eine böse Überraschung, wenn sie von selbst merken, dass der Kollege gar nicht im Haus ist oder eben schon mit anderen Aufgaben überbucht ist.
Personalmanagement
Zielorientierter Personaleinsatz, so oder ähnlich kann man die Hauptfunktion des Personalmanagements wohl beschreiben. Um das Beste aus Ihren Mitarbeitern und deren Kapazitäten rauszuholen, müssen sie genauestens im Bilde sein, wer wann wo Ressourcen frei hat. Um so mehr Mitarbeiter um so unübersichtlich wird das ganze natürlich. Wenn dann auch noch viele Homeoffice Tage dazu kommen, wie momentan, dann verliert man auch gerne bi wenigen Mitarbeitern schon den Überblick. Das Personalmanagement sollte daher ein unverzichtbarer Aspekt bei der Suche nach einer professionellen Agentursoftware für sie sein.
Mitarbeiterverwaltung
Ressourcenverwaltung
Dazu gehört nicht nur das individuelle Arbeitszeitenmodell der Mitarbeiter, sondern eben alle anderen gebuchten Ressourcen auf die Kollegen. Termine, Aufgaben, Urlaub und auch Krankheitstage fließen mit in die Berechnung ein. QuoJob kann dies natürlich nur mit einbeziehen, wenn auch all diese Daten im System gepflegt sind. Besonders wenn man mit einer neuen Agentursoftware startet tut man sich häufig schwer, alles mit in ein neues System zu integrieren. Nicht nur der zeitliche Aufwand ist hierbei eine Hürde, es sind auch altbekannte Workflows, an denen man hängt. Wir können aber nur empfehlen, all diese Daten mit in die neue Software zu implementieren, denn so haben sie garantiert eine umfängliche Übersicht und Auswertung ihres Personals. Koordinieren Sie Termine oder den Urlaub über weitere Tools, die nicht mit QuoJob durch eine Schnittstelle verbunden sind, ist es unmöglich eine korrekte Ressourcenplanung automatisch aus dem System zu bekommen.
Controlling
Haben Sie all die erwähnten mitarbeiterbezogenen Daten im System, dann können sie diese auch ganz einfach im Modul Controlling auswerten. Dis ist nämlich dann einfach per Klick möglich, da sie sich ja beim Einrichten der Software die Mühe gemacht haben, all die Daten einzupflegen, auf die es jetzt ankommt. Sie können genau auswerten, wie der Stunden Soll-/Ist-Vergleich der einzelnen Mitarbeiter ist, wer wie viele Aufgaben hat, wer Projektmanager an welchen Jobs ist, wie die Urlaubsverteilung ist und und und…Man kann sagen, alles was sie in QuoJob eingepflegt haben, bekommen Sie auch in einem Report wieder ausgegeben.
Personalmanagement muss nicht kompliziert und aufwendig sein, wenn sie sich von einem professionellem Tool unterstützen lassen.
