Natürlich hilft Ihnen Ihre Agentursoftware auch beim Thema Organisation. Wahrscheinlich ist das sogar einer der initialen Gründe gewesen, sich nach einer passenden Agentursoftware umzuschauen. Weg von den ganzen Listen, die jeder für sich führt und bei der die Hälfte vergessen wird oder vielleicht sogar verloren geht. Es gibt viele wichtige Punkte, die in einem Agenturalltag organisiert werden müssen. Termine, Aufgaben, Projektplanung, die Buchhaltung oder das Controlling. Diese Punkte kommen einem wahrscheinlich als erstes in den Sinn, wenn man über Agenturorganisation nachdenkt.
Wie organisiere ich meine Kontakte?
Ob im Homeoffice oder in der Agentur, wer nicht, weiß was zu tun ist, kommt auch nicht weit. Vielleicht ist es zu Zeiten des stärksten Homeoffice-Aufkommens doch noch etwas wichtiger, wirklich gut organisiert zu sein. Einige haben etwas damit zu kämpfen, dass man sich selbst strukturieren muss und nicht die Kollegen um sich hat. Andere wiederum können sich sehr gut organisieren, vergessen dabei aber gerne die Kollegen darüber zu informieren. Ein einfaches zurufen ist da manchmal einfach, einfacher.
Agentursoftware als Organisationshilfe?
Alle Arbeitsabläufe berücksichtigen
Es gibt aber auch unscheinbarere Arbeitsabläufe, die gemacht werden, ohne dass man diese wirklich im Blick hat. So ein Arbeitsschritt ist die Kunden oder Interessentenbetreuung. Meist sind Key-Accounter, Projektmanager oder das Marketing-und-Sales-Team diejenigen, die sich um die Betreuung von Kunden und Interessenten kümmern. Dass ihre Agentursoftware eine umfangreiche Kontaktverwaltung bieten muss, sollte man sowieso voraussetzen.
Alle Vorgänge dokumentieren
Aber was nutzt die Verwaltung, wenn man seine Schritte nicht planen und nachvollziehen kann? Genau deswegen möchten wir heute eines der vielen Organisationstools in QuoJob erläutern: den Diary-Eintrag. Von vielen Usern gar nicht benutzt und von Interessenten gar nicht vermisst, gehört die Diary-Funktion zu den Standardfunktionen in QuoJob. Am Kontakt können Sie so ganz einfach Ihre Notizen und Aufzeichnungen hinterlegen.
Sie haben mit einem Kunden telefoniert und über ein Angebot gesprochen? Perfekt! Legen Sie einen neuen Diary-Eintrag an, wählen Sie aus bereits hinterlegten Themen, wie etwa Telefonat, aus und schreiben Sie Ihre Aufzeichnungen in das Feld. Das Textfeld ist mit einem Editor versehen, sodass Sie sich dort nicht zurückhalten müssen. Ihnen reicht aber schon ein Stichwort? Auch gut, denn es ist keine Pflicht, einen langen Text zu hinterlegen. Wenn Sie den Eintrag abspeichern, können Sie direkt ein ToDo aus dem Eintrag erzeugen, so können Sie keine Wiedervorlage mehr vergessen.
Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit
Was hierbei die Organisation so einfach macht, ist die Nachvollziehbarkeit, denn alle Diary-Einträge werden mit Datum und Autor abgespeichert, sodass jeder, der das Recht hat, sehen kann, was mit dem Kontakt gemacht wurde. Obendrein können Sie sogar anhand eines Controlling-Reports auswerten, wie oft und von wem Diaries verfasst wurden.
Vorteile des Diarys auf einen Blick:
- organisiert,
- nachvollziehbar,
- Erinnerungen,
- auswertbar,
- erleichtert die Akquise.
