Diesen Begriff hört man ziemlich häufig – nicht nur als Stellenbeschreibung, sondern auch als eine Tätigkeit, die immer mehr Bedeutung bekommt. Ganz klar, wenn das eigenen Office nicht ordentlich geführt wird, kann man noch so gute Arbeit machen, es wird sich im Endeffekt nicht rentieren. Denn sind wir mal ehrlich, wird der Umsatz mit Angeboten und dementsprechend Rechnungen gemacht. Eine tolle Grafik, die Umgesetzt wird oder ein innovativer Werbespot bringen erst Geld, wenn man die Leistung, die man erbracht hat, auch in Rechnung stellt. Es geht beim Office Management aber nicht nur um die Buchhalterischen Aspekte eines Unternehmens. Es geht darum, sämtliche Abläufe, die im Hintergrund stattfinden, zu koordinieren und einen Überblick über so gut wie alles in der Agentur zu haben. Deswegen ist ein gutes Office Management so schwer zu finden. Wenn man sich bei dieser Tätigkeit also von seiner Agentursoftware unterstützen lassen könnte, hätte bestimmt keiner was dagegen.
Eine professionelle Agentursoftware bildet nicht nur die produktiven Leistungen und Workflows ab, die eine Agentur leistet. Auch die internen Abläufe werden über die Software gesteuert. So auch das Office Management, aber was genau zählt eigentlich dazu?
Dies sind nur einige Aspekte, die klar zu den Tätigkeiten des Office–Managements gehören.
Der Agenturkalender wird von den einzelnen Mitarbeitern selbst gepflegt. Jedoch ist es unabdingbar, dass man als Office Management auch einen übergeordneten Blick auf die Termine und Ressourcen der Kollegen hat. Man kann so eingreifen, wenn es nötig ist und behält stets die Gesamtübersicht der anstehenden Termine im Auge. Unvorhergesehene Termine gehören so der Vergangenheit an.
Eine professionelle Agentursoftware hat selbstverständlich auch eine angemessene Mitarbeiterverwaltung inkludiert. Vom individuellen Arbeitszeitenmodell, über Urlaub oder die Erfassung von Krankheitstagen, sollten alle Aktionen rund um den Mitarbeiter in der Software abbildbar sein. Der Kollege meldet sich morgens krank oder ist auf einem aushäusigen Termin? Kein Problem: da sie es in der Software abbilden können, haben Sie auch hier einen genauen Überblick.
Nicht nur seit dem neuen EuGh–Urteil ist das Thema Zeiterfassung ein wichtiges in Agenturen. Um Auswertungen zu fahren, um sich und die Mitarbeiter abzusichern sollten Sie auf alle Fälle nicht nur produktive Stunden erfassen, sondern auch interne und die reine Anwesenheitszeit. Dies gehört ebenfalls mit in das Office Management. Da Sie, wenn es in Ihrer Agentursoftware integriert ist, einfach controllen und erfassen können, sparen Sie sich komplizierte Excel–Auswertungen einzelner Mitarbeiter.
Natürlich ist die Buchhaltung ein entscheidender Punkt beim Office Management. Mit Ihrer Agentursoftware haben Sie diesen wichtigen Punkt ebenfalls einfach abgebildet und integriert. Angebote, Fakturenvorschläge, Rechnungen, offene Posten, Fibu–Exporte – all diese Funktionen sind mit einer Agentursoftware einfache, zentral gesteuerte Arbeitsabläufe, die Ihnen kein Stress mehr bereiten werden.
Ein gutes Office Management ist also extrem wichtig, aber auch sehr anspruchsvoll, lassen Sie sich dabei von einer Agentursoftware helfen und sprechen uns gerne an.
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