Mitarbeiter einfach verwalten

Die HR-Abteilung, also Human Ressources, wie es heutzutage meist genannt wird, beschäftigt sich im Allgemeinen mit der Mitarbeiterverwaltung. Wer bekommt wieviel Gehalt, wer arbeitet wann und wo, wer hat welche Spezifikationen, und vieles mehr. Alle wichtigen Informationen rund um den Mitarbeiter sollten am besten auch in Ihrer Agentursoftware abgebildet sein.  

Mitarbeiter anlegen

Um die Informationen zu jedem Mitarbeiter in Ihre Software zu bekommen, muss dieser als allererstes in das System eingepflegt werden. Private Kontaktdaten können genauso hinterlegt werden wie der Arbeitsvertrag oder gegebenenfalls die Ausstattung, die der Mitarbeiter von der Agentur erhält. Als nächstes folgt die Zuweisung der Lizenz. Sie können anhand des vergebenen Zugangs bestimmen, welche Rechte der jeweilige Mitarbeiter im System ausüben kann oder eben nicht. In QuoJob haben Sie die Möglichkeit, zwischen 3 unterschiedlichen Lizenztypen zu wählen: 

  • Power User, kann alle Rechte im System haben – z.B. GF, Buchhaltung, PM 
  • Non Power User, kein Zugriff auf diverse Module, – z.B. Grafiker, Key Accounter 
  • MyTime User, reine Zeiterfassung – z.B. Freelancer, Praktikanten 

Nachdem Sie Ihrem Mitarbeiter eine passende Lizenz zugewiesen haben, können Sie nun entweder aus einer bereits definierten Usergruppe auswählen oder ganz individuell die Rechte anpassen. Sie können in QuoJob immer zwischen „Schreiben“, „Lesen“ und „Nein“ wählen. Wenn Sie ein Modul auf „Nein“ stellen, wird es dem Mitarbeiter gar nicht erst angezeigt. Dieselbe Zuordnung können Sie bei den Controllingrechten vornehmen. Sie entscheiden, auf welche Reports der Kollege zugreifen soll.  

Mitarbeiter verwalten

Ein etwas sperriger Begriff, gemeint ist damit eigentlich der Überblick über die einzelnen Mitarbeiter zu haben und die Daten zu organisieren. Wenn Sie die Kollegen im System angelegt haben, können Sie die spielend leicht einsetzten. Sie können Termine für Sie anlegen oder die Kalender einsehen. Sie können durch diverse Widgets auf Ihrem Dashboard den Überblick darüber behalten, wer wann im Homeoffice ist oder Urlaub hat. Meldet sich ein Kollege krank, können Sie auch dies ganz einfach im System eintragen, es werden automatisch Abwesenheitsstunden auf die Leistungsart Krankheit erfasst. Dies könnten Sie dann sogar in einem der vielen HR Reports auswerten.  

Zeiten

Eines der wohl leidigsten Themen in Puncto Mitarbeiter Verwaltung ist wohl das Thema Zeitenerfassung. Obwohl mittlerweile vom EuGh zum Gesetz erklärt, haben immer noch viele Angestellte ein Problem damit. Einige vergessen es schlicht und einfach, anderer fühlen sich kontrolliert und wieder andere sehen einfach keinen Sinn und Nutzen darin. Für die Geschäftsführung wiederum ist es einfach das beste Mittel, um zu evaluieren ob Angebote und Rechnungen wirklich richtig kalkuliert sind. Stehen hier Aufwand und Ausgaben im richtigen Profit? Indem Sie es Ihren Mitarbeitern durch QuoJob so einfach wie möglich machen Ihre Zeiten zu erfassen, beispielsweise durch den Timer oder die Nutzung der App, haben Sie fast gar keinen Aufwand diese Zeiten auszuwerten.  

Ohne ein gutes Team läuft nichts – deswegen ist es nur logisch, dass Sie einen wichtigen Teil bei der Entscheidung für eine passende Software spielen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Funktionen entscheidend für Sie sind und sammeln dies, beziehen Sie sie mit ein. 

Eine Software ist nur so gut, wie die Daten, mit denen sie befüllt ist. Um also Mitarbeiter verwalten zu können, müssen Sie sie auch davon überzeugen, mit dem Tool zu arbeiten.  

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