Mitarbeiterverwaltung in einer Agentursoftware

Eine professionelle Agentursoftware sollte Ihren Workflow optimieren und Sie bei den täglichen Arbeiten in Ihrer Agentur begleiten und unterstützen. Neben Zeiterfassung, Angeboten und Rechnungen sollte eine Agentursoftware auch eine Mitarbeiterverwaltung integriert haben. Die Mitarbeiterdaten sind ebenso wichtig für Ihre Agentur, wie die Stammdaten Ihrer Kunden. Eine Agentursoftware sollte so viele Bereiche von Ihrer Agentur abdecken wie nur möglich, damit Sie alle wichtigen Informationen in einem Tool haben. Die Mitarbeiterkapazität und Ihre Ressourcen gehören dabei zu zwei der wichtigsten Aspekte, die mit abgebildet werden sollte. Doch welche Informationen muss man von seinen Mitarbeitern dafür in die Agentursoftware integrieren und welche anderen Faktoren können von Interesse für die Agentur sein? Die wichtigsten Daten haben wir einmal für Sie aufgelistet:

 

 

  • Kontaktdaten der Mitarbeiter
  • Arbeitszeitmodell
  • Stundensatz
  • Urlaubsanspruch
  • Überstundenregelung
  • Ausstattung
  • Homeoffice
  • Spezifikationen & Fortbildungen

 

All diese und noch mehr Daten & Infos sollten in Ihrer Agentursoftware hinterlegt sein, damit Ihre Projektplanung und Ihr Controlling optimal genutzt werden können. Wie bei jeder Software ist es auch bei einer Agentursoftware der Fall, dass sie nur so gut ist, wie die Daten, mit denen sie befüllt wird. Neben den Daten Ihrer Mitarbeiter, ist es natürlich ebenso wichtig, dass die Kollegen selbst mit der Agentursoftware arbeiten können. Dazu sollten sie die passenden Zugriffsrechte und Funktionsumfang haben.

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Mitarbeiterstammdaten

Zu den nützlichsten Mitarbeiterstammdaten, die Sie in Ihrer Agentursoftware hinterlegen sollten, gehören das individuelle Arbeitszeitmodell, der interne Stundensatz und der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter. Diese Daten ermöglichen es Ihrer Agentursoftware die Mitarbeiterkapazität und den Wert Ihrer angebotenen Leistungen zu berechnen. Sie können somit im Controlling ermitteln, welche Leistungsart von einem Junior oder Senior Berater erbracht werden sollte oder welcher Kollege entlastet werden muss. Diese Daten dienen nicht zur Kontrolle der Mitarbeiter, sondern dazu Ihre Agentur nach vorne zu bringen. Termine, Arbeitszeit, Urlaub, Aufgaben und Krankheit werden vom System erfasst und direkt durch eine Kapazitätsberechnung ausgewertet. Sie haben so immer den Überblick, welcher Mitarbeiter oder welches Team mit was und wie lange ausgelastet ist.

Mitarbeiter Zugriffsrechte

Damit die Mitarbeiter auch korrekt mit der Agentursoftware arbeiten können, sollte diese über ein Zugriffsrechte Verwaltung verfügen. Sie sollten bestimmen können, was die Mitarbeiter in der Software sehen oder bearbeiten können und auf welche Funktionen sie keinerlei Zugriff haben sollten. Dadurch beugen Sie Fehlern vor und schützen Ihre Mitarbeiter davor, sich mit Abläufen zu beschäftigen, die sie gar nicht bearbeiten müssen. Sie sollten die Zugriffsrechte für Ihre Teams anlegen können und so bei neuen Kollegen auf Vorlagen zugreifen können. Ebenfalls sollte die Verwaltung der Zugriffsrechte flexibel änderbar sein und für unterschiedliche Mandanten unabhängig. Rollen in der Agentur können sich ändern, Verantwortung kann wachsen, so sollte es auch Ihre Agentursoftware abbilden können.

Mitarbeiterverwaltung in QuoJob

Schauen Sie sich die Funktionen und den Umfang zur Mitarbeiterverwaltung gerne in einer kostenlosen Demo von QuoJob an und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen, die Ihnen eine professionelle Agentursoftware dabei bieten kann. Um schon mal einen kleinen Einblick in die einfache Handhabung der Mitarbeiter Anlage zu bekommen, können Sie sich dazu unser Tutorial anschauen.

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