Es ist schon lange nicht mehr so, dass alle Mitarbeiter von 9 to 5 arbeiten. Work-Life-Balance, Homeoffice und Vertrauensarbeitszeiten spielen auf dem heiß umkämpften Arbeitsmarkt eine immer größere Rolle. Damit man aber trotz aller Flexibilität mit den Mitarbeitern planen kann, ist es wichtig, dass das Arbeitszeitmodell hinterlegt wird. So kann die Agentursoftware immer abgleichen, an welchen Tagen und wie lange der Mitarbeiter für Projekte, Jobs oder Aufgaben zur Verfügung steht.
Mitarbeitereinsatzplanung in Ihrer Agentursoftware
Ihre Mitarbeiter zu verwalten, sollte in einer professionellen Software ebenso möglich sein, wie Angebote zu schreiben oder Termine einzutragen. Die Anwesenheiten, das Arbeitszeitenmodell oder der hinterlegte Urlaub sind dabei genauso wichtige Daten wie verplante Aufgaben oder Termine. Anhand der Mitarbeitereinsatzplanung können Sie festlegen, welche Aufträge angenommen werden können, wer sie erledigen kann und welche Deadline dabei realistisch ist. Damit Sie diese Daten auswerten können, sollten diese in der Software bei jedem Mitarbeiter hinterlegt sein und gepflegt werden. Da es sich um besonders schützenswerte personenbezogenen Daten handelt, sollten diese nur den Kollegen zur Verfügung stehen, die die passenden Zugriffsrechte dafür haben. Achten Sie also darauf, dass Ihre Agentursoftware folgende Parameter abbilden kann:
- Individuelles Arbeitszeitenmodell je Mitarbeiter
- Überstundenregelung
- Urlaub
- Krankheit
- Andere Abwesenheiten
- Arbeitszeiterfassung
Individuelles Arbeitszeitmodell
Überstundenregelungen
Ebenso wichtig sind vertragliche Vereinbarungen wie Überstunden. Ab wann sind es Überstunden, was ist mit im Arbeitsvertrag abgegolten, werden diese verrechnet oder Freizeitausgleich dafür gewährt. In dem Ihre Software diese Informationen hat, kann sie automatisch die nächsten Schritte einleiten. Angefallene Überstunden können so zum Beispiel von den Mitarbeitern als Freizeitausgleich beantragt werden, ohne das weitere Arbeitswege nötig sind.
Urlaub
Ein weiterer vertraglicher Aspekt sind die vereinbarten Urlaubstage. In Ihrer Agentursoftware sollten diese nicht nur bei jedem Mitarbeiter individuell hinterlegt sein, sie sollten auch darüber verwaltet werden. Die Mitarbeiter sollten Ihre Anträge selber stellen können, wenn gewünscht mit einer Vertreterregelung. Die Kollegen, die sich um das Thema Human Ressource kümmern, sind dann durch die Rechteverwaltung in der Lage Urlausanträge einzusehen, zu genehmigen oder auch abzulehnen. Der Antragsteller sollte automatisch über den Status seines Urlaubes informiert werden und Sie sparen sich enorm viel Zeit bei der Kapazitäten Berechnung. Denn Abwesenheiten wie Urlaub können so automatisch vom System mit in die Berechnung eingehen.
Krankheit
Diese Abwesenheit sollte ebenfalls in Ihrer Agentursoftware hinterlegt und gepflegt werden. Entweder sollten die Mitarbeiter Ihre Krankheit selbst erfassen oder Sie geben speziellen Mitarbeitern das Recht, diese für alle anderen einzupflegen.
Andere Abwesenheiten
Jegliche Art von Abwesenheiten sollten im System erfasst werden, damit nicht nur die Kollegen wissen, ob Sie zu erreichen sind, sondern auch damit diese Daten ebenfalls in die Ressourcenplanung mit einfließen können. Dazu gehören z.B. Abwesende Termine, egal ob privat oder mit Job Bezug. Die Kollegen wissen auf einen Blick, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum nicht zur Verfügung stehen und die Agentursoftware lässt diese Info mit in ihre Berechnung einfließen.
Arbeitszeiterfassung
Das Thema der Arbeitszeiterfassung spielt nicht nur seit dem BAG – Urteil eine wichtige Rolle, sondern ebenfalls bei der Einsatzplanung der Mitarbeiter. Wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen möchten, dann schauen Sie gerne auf unserem ausführlichen Blog Beitrag zu dem Thema vorbei unter https://quojob.de/news/digitale-zeiterfassung-wird-zu-pflicht-in-deutschland/.
Mitarbeitereinsatzplanung – so easy wie nie
Sie haben jetzt gesehen, dass Ihnen eine professionelle Agentursoftware ebenso bei der Planung Ihrer Mitarbeiter helfen kann, wie bei vielen anderen Arbeitsschritten in Ihrer Agentur. Überzeugen Sie sich selbst von den genannten Funktionen und testen Sie unverbindlich und kostenlos QuoJob. Schauen Sie sich gerne schon vorab unsere Tutorials an und erfahren, wie Sie ganz einfach einen Urlaubsantrag stellen können
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