Jobs-Interface von QuoJob auf Screen mit illustriertem Papierflieger und anderen Elementen drum herum

Mahnwesen für Agenturen

Manchmal ist es einfach so, die versendeten Rechnungen werden nicht in der gesetzten Frist bezahlt. Man drückt ein Auge zu und wartet noch ein paar Tage, aber irgendwann muss man den Kunden erinnern, dass da noch eine Rechnung offen ist. Wie finden Sie aber überhaupt heraus, welche Rechnungen noch offen sind und bis wann diese hätten bezahlt werden müssen? Mit einer professionellen Agentursoftware ist dies keine Herausforderungen und Sie werden mit ein paar Klicks ein Ergebnis haben. Durch die Erstellung von Rechnungen in Ihrer Agentursoftware haben Sie schon die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Mahnwesen geschaffen, denn wo gemahnt werden will, muss es erstmal eine offene Rechnung geben. Alles direkt in einem System abzubilden macht dann nicht nur Sinn, sondern erspart Ihnen viel Zeit. Sie brauchen dann nämlich nicht mehr händisch die Rechnungen mit Ihrer Bank oder der DATEV abzugleichen. In QuoJob erstellen Sie ganz einfach eine offene Posten Liste und selektieren so, welche Rechnungen im System offen sind und angemahnt werden können.

Offene Posten in der Agentursoftware

Unter der Offenen Posten Liste versteht sich in QuoJob die Übersicht über alle Akonto-, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, die noch nicht beglichen wurden. Sie können dabei nach Datum, Zahlart, Kunde oder Lieferant selektieren und so genau bestimmen, welche Positionen auf Ihrer Opos Liste auftauchen. Nach der Selektion bekommen Sie alle offenen Belege angezeigt und können auf einen Blick sehen, wie hoch der offene Betrag ist, ob Teilzahlungen eingegangen sind oder ob schon Mahnungen zu der Rechnung erstellt wurden. Zudem können Sie auch direkt zu den Rechnungen Notizen hinterlegen, die auf der Offenen Posten Liste mit angezeigt werden. Hat der Kunde sich z.B. gemeldet und um einen Zahlungsaufschub gebeten, wäre dies die richtige Stelle, um die Info einzutragen. Die Liste können Sie dann als PDF ausgeben und ggf. noch mit Kollegen besprechen.

Mahnungen in Ihrer Agentursoftware

Nach dem Sie die Offene Posten Liste bearbeitet haben, können Sie in einer professionellen Agentursoftware auch einen Mahnlauf generieren, denn alle Infos, die Sie dafür brauchen, sind ja schon im System. In QuoJob können Sie Ihre Mahnungen nach Kunde, Belegart, Zahlstatus und natürlich Datum einschränken. Sie erzeugen so einen ganz individuellen Mahnlauf, genau wie Sie Ihn brauchen. Jetzt können Sie sich entscheiden, ob Sie nur gewisse Mahnungen erstellen möchten oder ob Sie direkt alle offenen Rechnungen von allen oder einzelnen Kunden anmahnen möchten. Sie können dies ganz nach Ihrem Workflow gestalten. Neben dem offenen Rechnungsbetrag können Sie direkt sehen, welche Mahnstufe als nächstes ansteht und was das anvisierte Zahlungsziel ist. Nach dem sie die gewünschten Mahnungen markiert haben, generieren Sie mit einem Klick alle Mahnungen. Diese können Sie nochmal einzeln bearbeiten, als PDF abspeichern, extern verschicken, ausdrucken oder direkt aus QuuJob heraus per Mail versenden. Die erstellten Mahnungen sehen Sie dann nicht nur im Buchhaltungsmodul, sondern auch direkt an der Rechnung im Job. Die Textbausteine für die unterschiedlichen Mahnstufen oder Zahlungserinnerungen hinterlegen Sie einmalig im Modul Admin, danach zieht sich QuoJob immer den passenden Text zur Mahnung.

 

Automatisches Mahnverfahren

Sie sehen also, auch so ein spezielles Thema wie Offene Posten und Mahnwesen muss in Ihrer Agentur nicht ausgeblendet werden. Integrieren Sie es einfach in Ihren Workflow Ihrer Agentursoftware und sparen Sie sich viel Zeit und Mühe. Hier noch einmal die wichtigsten Punkte aufgelistet, rund um das Thema Mahnungen:

 

  • Offene Posten Liste
  • Teilzahlungen
  • Mahnstufen
  • Unterschiedliche Textblöcke je Mahnstufe
  • Individuelle Zahlungsziele
  • Historie der Mahnungen
  • Selektionsmöglichkeiten
  • Mahnlauf
  • Direkter Versand
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