Kontaktverwaltung in einer Agentursoftware

Ihre Kontakte, egal ob Kunden, Lieferanten, Interessenten, Partner etc. bilden das Herzstück Ihrer Agentur und somit auch Ihrer Datenbank. Ihr Geschäft beruht darauf, Kundenwünsche und Projekte umzusetzen und einen möglichst großen Kundenstamm aufzubauen, der lange bleibt. Damit Sie dies DSGVO-konform und übersichtlich tun können, empfiehlt es sich Ihre Kontakte direkt in Ihrer Agentursoftware zu verwalten.

Kontakte in der Agentursoftware

Die Kontakte bilden den Kern Ihrer Agentursoftware. Sämtliche Informationen wie die Korrespondenz, kaufmännische Stammdaten, Kundennummern etc. sind alle mit dem Kontakt verknüpft und werden so automatisch gezogen. Die Pflege Ihrer Kontaktdaten wird so nicht nur einfacher und schneller, sondern auch zentraler. Dadurch, dass alle Mitarbeiter auf die Kontaktverwaltung zugreifen können, haben auch alle denselben Datenstand zur Verfügung. Dopplungen oder Falscheintragungen wird so vorgebeugt. Besonders in Zeiten von mobilem Arbeiten ist es von großem Vorteil, wenn man eine zentrale Ablagestelle hat, die jeder von überall nutzen kann.

Welche Kontakte sollten Sie in Ihrer Agentursoftware pflegen?

Kunden
Interessenten
Lieferanten
Kooperationspartner
und alle, die Sie selbst benennen

In QuoJob können Sie nicht nur standardisierte Kontakte anlegen, Sie können selbst bestimmen, zu welcher Kategorie der angelegte Kontakt zählt. So bestimmen Sie, wie Sie Ihre Kontakte am besten selektieren können, ohne von dem System Vorgaben zu bekommen. Zusätzlich zu der Benennung der Kontaktkategorie können Sie auch noch eigene Kriterien und Verteiler anlegen, die Ihnen bei der Selektion helfen können.

Kriterien & Verteiler

Sie können individuelle Kriterien und Verteiler pro Kontakt und Ansprechpartner hinterlegen und so eigenständig bestimmen, wonach Sie Ihre Kunden unterteilen und selektieren wollen. Diese Funktion kann Ihnen bei Verteilerlisten, Kartensendungen und Rundmails eine große Zeitersparnis verschaffen, da Sie diese mit nur ein paar Klicks erstellen können. Wenn Sie Ihre gewünschte Selektion getroffen haben, können Sie danach auch noch diverse Aktionen durchführen. Dazu gehören der Export einer CSV Datei, Massenmails oder Sammelbriefe. Sie müssen nichts weiter tun, als die gewünschte Aktion auszuwählen. Ihre vorher selektierten Kontaktdaten werden automatisch übernommen.

Diary am Kontakt

Eine weitere Funktion Ihrer Kontaktverwaltung sollte sein, dass Sie sich Gesprächsnotizen direkt am Kontakt oder Ansprechpartner hinterlegen können. In QuoJob geht dies nicht nur über ein allgemeines Notizfeld, sondern auch über eine eigene, sogenannte Diary Funktion. Diese ermöglicht es Ihnen Einträge nach eigenen Themen definiert zu hinterlegen. Sie haben so immer alle einen genauen Überblick darüber, was mit dem Kontakt besprochen wurde, wer dies getan hat und wann. Um den ganzen Workflow abzurunden, haben Sie die Möglichkeit direkt aus dem Diary Eintrag ein ToDo zu erstellen. So können Sie sich einen erneuten Anruf sofort auf Wiedervorlage legen und werden am gewünschten Tag auf Ihrem Dashboard daran erinnert.

Warum ist die Kontaktverwaltung in einer Agentursoftware von Vorteil

Eine Agentursoftware lebt von einer befüllten Datenbank, die Sie ständig erweitern und aktuell halten. Ihre Kontaktdaten sind einer der wichtigsten Aspekte dabei, weil alles darauf aufgebaut wird. Nutzen Sie ein eigenes Tool, um Ihre Kontakte zu verwalten, wird es immer zu Verwechslungen, Dopplungen oder anderen Unterschieden kommen können, da Sie unterschiedliche Tools für Ihre Vorgänge benutzen. Pflegen Sie Ihre Kontakte aber in demselben System, indem Sie auch Ihre Rechnungen schreiben, werden automatisch die hinterlegten Daten an jeder Stelle gezogen. Die Zeit, die Sie sich durch das mehrfache Abgleichen der Daten sparen, können Sie dadurch in Ihr eigentliches Business investieren.

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