In einer professionellen Agentursoftware sollte es Ihnen selbst möglich sein, verschiedene Kategorien für Ihre Kontakte zu hinterlegen und zu vergeben. Dabei sollten Sie völlig frei in der Vergabe des Wording und der Anzahl der Kategorien sein. Dies ermöglicht es Ihnen all Ihre Kontakte geordnet in Ihrer Datenbank anzulegen. So können Sie z.B. zwischen Ihren Kunden, Interessenten oder Lieferanten unterscheiden, haben sie alle in Ihrem CRM-System integriert. Achten Sie darauf, ob eine Mehrfach Auswahl dabei möglich ist. Dies ist von großem Vorteil, da ein Lieferant auch ein Kunde sein kann und Sie so vermeiden, dass es einen Kontakt mehrfach in Ihrer Datenbank gibt. Ein Dubletten Check sollte ebenfalls automatisch in Ihrer Agentursoftware erfolgen. Legt ein Mitarbeiter zum Beispiel eine Firma an, die schon jemand anders eingepflegt hat, muss das System Sie darüber informieren. So halten Sie Ihre Software immer auf dem neuesten Stand und vermeiden Leichen in Ihren Kontakten.
Kontaktselektion in einer Agentursoftware
Jedes Jahr auf´s neue kommt Weihnachten überraschender als einem lieb ist. Der Jahresabschluss hält die Agentur schon ordentlich auf Trab und dann stehen die Feiertage vor der Tür. Wie kann man seinen Kunden, Interessenten oder auch Lieferanten für das gemeinsame Jahr daher am besten und einfachsten danken und die Geschäftsbeziehung gestärkt in das neue Jahr führen? Ein kleines Präsent liegt da wohl am naheliegendsten. Egal ob Schokolade, Wein, ein Warengeschenk oder ähnliches erfreut den Beschenkten zum Ende des Jahres garantiert.
Aber wie kann Ihnen eine Agentursoftware bei diesem Vorgang helfen? Da gibt es nicht nur eine Möglichkeit, sondern direkt mehrere, um Ihnen dabei zu helfen Ihre Weihnachtsgrüße zu versenden.
Selektionskriterien in Ihrer Agentursoftware
Kriterien und Verteiler in der Agentursoftware
Neben Kontaktkategorien sollte es ebenfalls möglich sein, eigene Kriterien und Verteiler anlegen und benennen zu können. Dies dient dann ebenso zur Selektionshilfe, wie die Kategorien. Bei Kriterien und Verteilern sollten Sie genau die anlegen, die Sie auch aktiv nutzen. Da wäre zum Beispiel ein passendes Kriterium die Weihnachtskarte oder das Weihnachtsgeschenk. Sie können direkt bei der Anlage eines neuen Kontaktes das Kriterium vergeben oder bei einem bestehenden Kontakt immer wieder neue hinzufügen. Natürlich sollten Sie auch Kriterien wieder entfernen können oder mehrere zu einem Kontakt zuordnen. So bleibt Ihre Kontaktdatenbank immer aktuell.
Adressselektion in Agentursoftware
Pflegen Sie Ihre Kontakte wie beschrieben mit Kriterien, Kategorien und Verteilern, so können Sie mit ein paar Klicks umfangreiche Selektionen ausführen, die Sie zu genauen Ergebnissen bringen. Selektieren Sie Ihre aktiven Kunden mit dem Kriterium Weihnachtskarte und erstellen eine Detailliste mit allen Kontaktdaten, die direkt aus dem System versendet werden können. Oder erstellen Sie einen CSV-Export, um einen Weihnachtsnewsletter an alle selektierten Kontakte mit einem Fremdsystem zu versenden. Möchten Sie vielleicht Päckchen versenden, dann erstellen Sie ganz einfach einen Adressetikettendruck aus Ihrer Agentursoftware und Sie müssen diese nur noch auf Ihre Weihnachtsgrüße aufkleben.
Besonders in der stressigen Vorweihnachtszeit kann Ihnen Ihre Agentursoftware dabei helfen, den Überblick zu behalten. Schauen Sie sich in unserem Tutorial an, wie einfach die Selektion der Adressen funktioniert und überzeugen Sie sich selbst von QuoJob.
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