Kommunikation – ist alles?!

Nicht nur in Zeiten von vermehrtem Homeoffice arbeiten ist die interne und externe Kommunikation von großer Bedeutung. Das Remote arbeiten hat uns aber noch einmal mehr aufgezeigt, wie wichtig es ist, dass diese gut funktioniert. Wenn man sich nicht mehr am Arbeitsplatz mal eben zwischen „Tür und Angel“ austauschen kann muss man andere Wege der Kommunikation finden. Dies ist eines der häufigsten negativen Aspekte, die im Zusammenhang mit dem Homeoffice genannt werden. Der kleine Plausch oder auch spontane Meetings, die auf Abruf einberufen werden können, wenn es brennt, fallen weg bzw. werden sehr verkompliziert, wenn eben nicht alle vor Ort in der Agentur sind.

Agentursoftware dient zur Kommunikation?

Dass Ihnen eine professionelle Agentursoftware im Homeoffice eine Unterstützung bei Ihren täglichen Workflows wie Angebote und Rechnungen schreiben oder Kontakte pflegen ist, ist ja nicht überraschend. Das eine Agentursoftware Sie aber auch bei der internen und externen Kommunikation stark unterstützen kann und so Ihren Workflow vereinfacht, wissen die wenigsten:

Chat,
Job-Board,
interner Nachrichtenversand,
Dokumente aus QuoJob versenden,
externe Termin Einladungen.

Interne Kommunikation

Chat

Sie wollen nicht immer eine Rundmail schreiben oder ein Onlinemeeting einberufen, wenn Sie Infos an alle Kollegen weitergeben wollen? Kein Problem, mit dem internen Chat können Sie einen oder alle Mitarbeiter direkt anschreiben. Das Chat Widget kann sich jeder User auf sein Dashboard ziehen und so immer auf dem neusten Stand sein.

Job-Board

Das Job Board erleichtert den Usern die Kommunikation, wenn es um einen bestimmten Job oder ein Projekt geht. Sie können sich hier austauschen, Fragen stellen, Dateien hochladen und auch wichtige Infos für alle Beteiligten hinterlegen. Jeder der an den Job mitarbeitet kann so auf einen Blick sehen wie die nächsten Schritte sind, ohne den Kollegen hinterher telefonieren zu müssen.

Interner Nachrichtenversand

Sie mögen den Automatismus? Dann ist der interne Nachrichtenversand ein Feature, das Sie unbedingt nutzen sollten. Unter dem Modul Extras können Sie einstellen über welche Aktionen Sie in QuoJob immer automatisch eine Interne Nachricht erhalten wollen. Dies stellen Sie einmalig und gestalten dies individuell für Ihren Account. Sie können sich über Termine erinnern lassen, Offene Posten zugesandt bekommen oder eine Stundenwarnung einstellen. Um nur einige der vielen Möglichkeiten zu nennen. Die Nachrichten erscheinen dann in Ihrem internen Postfach. Sie können sich diese Nachrichten aber auch gerne an Ihr externes Postfach weiterleiten lassen, so sind Sie doppelt abgesichert.

Externe Kommunikation

Dokumente aus QuoJob versenden

Sie möchten wissen ob das Angebot an den Kunden rausgegangen ist? Können den Kollegen aber gerade nicht erreichen, da dieser in einem Onlinemeeting ist. Natürlich können Sie sich nicht einfach so auf sein Postfach aufschalten und nachsehen ob es auch wirklich rausgegangen ist. Sie schauen also in QuoJob ob es überhaupt erstellt wurde. Unter dem Reiter Traffic am Job können Sie das erstellte Angebot ansehen. Wenn Sie jetzt noch den Mailversand direkt aus QuoJob heraus nutzen würden, dann könnten Sie genau sehen, wann und an wen der Kollege das Angebot rausgeschickt hat, ohne ihn auch nur anrufen zu müssen. Unter dem Reiter Workflow finden Sie nämlich alle Dokumente, die Sie direkt aus dem Sytsem heraus versendet haben. So behalten Sie immer den Überblick.

Termin-Einladung

Sie können Ihre Kunden, Lieferanten oder andere externe direkt über einen gemeinsamen Termin informieren lassen, ohne eine extra Mail zu versenden. Bei der Terminanlage können Sie ganz easy externe Ansprechpartner hinzufügen, die so automatisch eine Einladung zu dem Termin bekommen. Außerdem sind diese Teilnehmer dann auch direkt in Ihrem Kalender mit aufgeführt.

Nichts geht natürlich über den persönlichen Austausch, aber besonders in einer Zeit wie dieser, können Ihnen die aufgeführten Funktionen Ihren Arbeitsalltag erleichtern den Überblick zu behalten und die Kommunikation zu verbessern.

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