Wer ist wann wo und mit wem? Eine der zentralen Fragen in jeder Agentur. Damit man diese Fragen schnell und einfach klären kann, sollte die Kalender Verwaltung in Ihrer Agentursoftware immer eine Rolle spielen. Was ist Ihnen wichtig in Bezug auf den Agenturkalender?
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Die wohl wichtigsten Funktionen des Kalenders für die meisten Nutzer einer Agentursoftware sind wohl die folgenden:
Welche Funktionen für Sie den höchsten Stellenwert haben, müssen Sie natürlich selbst ausmachen. Eine professionelle Agentursoftware sollte zumindest die oben aufgeführten Punkte abdecken.
Sie können den Kalender entweder direkt über Ihr Dashboard betrachten sowie bearbeiten oder in Ihrer Menüleiste auf das Kalender Symbol klicken und einen eigenen Tab mit dem Kalender öffnen. Sie haben nun die Möglichkeit, zwischen vier verschiedenen Ansichten zu wählen. Tag, Woche, Monat oder Jahr. Diese Auswahl können Sie sich abspeichern, sodass der Kalender immer die gewünschte Ansicht als erstes öffnet.
Nun haben Sie die Möglichkeit, durch das Klicken auf das „+“-Symbol einen neuen Termin einzutragen. Bei der Eingabe wird in 3 unterschiedliche Termin Typen unterschieden. Normal, Job und Privat. Sie können eine ganze Unit, ein Team oder mehrere Mitarbeiter zu einem Termin hinzufügen. QuoJob prüft, ob die Kollegen Zeit haben und gibt eine Warnung aus, wenn dies nicht der Fall sein sollte.
Dasselbe geschieht mit Ressourcen, die Sie beliebig hinzufügen können. Wenn Sie einen Termin außer Haus anlegen, dann erscheint dies nicht nur im Kalender, sondern ebenfalls noch in dem Widget „Heute Abwesende Mitarbeiter“ auf Ihrem Dashboard. So kann jeder direkt sehen, wann Sie nicht in der Agentur sind. Legen Sie einen Job-bezogenen Termin an, so können Sie zwischen all Ihren bebuchbaren Jobs auswählen. Der Termin erscheint dann ebenfalls im Reiter Termine am jeweiligen Job.
Private Termine können Sie ebenfalls im System anlegen. Natürlich sehen die Kollegen aber nicht, um was für eine Art Termin es sich handelt. Es wird nur angezeigt, dass Sie zu der eingetragenen Zeit nicht zur Verfügung stehen, da Sie einen Privaten Termin haben. Die unterschiedlichen Termine werden automatisch farblich gekennzeichnet, sodass Sie auf den ersten Blick erkennen können, um welche Art von Termin es sich handelt. Wie Sie die Farben dabei vergeben, können Sie individuell im Adminbereich einstellen.
Wenn Sie einen neuen Termin eintragen, dann können Sie zusätzlich zu Ihren Kollegen auch externe Personen, wie beispielsweise Ihren Kunden, mit in den Termin einladen. Dieser Punkt wird Ihnen während des Anlegens vorgeschlagen. In dem Sie auf der linken Seite einen Kollegen auswählen, können Sie sich einen Überblick über seine Termine verschaffen und mit nur einem Klick wieder zu Ihrem Kalender zurückspringen. Wenn Sie die große Kalenderansicht schließen, aktualisiert sich im Hintergrund Ihre Dashboard-Kalenderansicht und Sie sehen alle für Sie angelegten Termine auch im Widget.
Ein Grund, warum sie nach einer Agentursoftware suchen, wird die Einheitlichkeit sein, die sie sich für Ihren Agenturworkflow wünschen. Da macht es selbstverständlich Sinn, wenn Sie nicht mehrere Kalender pflegen müssen. Darum bieten wir eine Synchronisation der Kalender an. Wenn Sie zum Beispiel den Kalender in Outlook pflegen, dann werden die Termine automatisch in QuoJob eingetragen und umgekehrt eben genauso. Dies vereinfacht es für viele, die neu mit einer Agentursoftware starten.
Den Kalender können Sie nicht nur in der Vollversion nutzen, sondern auch in unserer mobilen Variante, der QuoJob App. Von unterwegs können Sie genauso Termine eintragen und bearbeiten wie von Ihrem Arbeitsplatz aus.
Ihr Kunde hätte gerne eine Ansicht von all Ihren Jobbezogenen Terminen des letzten Jahres? Kein Problem, mit der PDF-Funktion dient der Kalender nicht nur der internen Übersicht. Sie können Ihn auch als Dokument weitersenden.
Sprechen Sie uns an und testen die gesamtem Kalenderfunktionen von QuoJob in Ihrem persönlichen Demo-Login, in der Vollversion und auch der App.
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