Jobstruktur in einer Agentursoftware

Jede Agentur hat einen eigenen Workflow. Es gibt natürlich Überschneidungen, was gewisse Abläufe angeht, aber es gibt auch Unterschiede. Angebote werden nur für aufwendige Projekte geschrieben, Rechnungen nur nach Aufwand oder nach vorher gemeinsam definierten Pauschalpreisen, produktive Stunden werden erfasst oder eben nicht. Eine Agentursoftware sollte sich den unterschiedlichen Gegebenheiten anpassen und mit den Bedürfnissen der Agenturen wachsen. Genauso sollte dies auch der Fall bei der Projekt- und Jobstruktur sein. Je nach Bedarf, kann sich diese im Alltag einer Agentur stetig entwickeln und muss daher flexibel sein. Natürlich sollte ein durchdachtes Grundgerüst hinter der Jobstruktur liegen, sodass Controlling, Abrechnung und Mitarbeiterzuordnung nach klaren Linien verlaufen. Dabei kann Ihnen eine professionelle Agentursoftware die meiste Arbeit abnehmen.

Job Hierarchie

Die Job Hierarchie und die dahinterliegende Struktur sollte klar definiert sein, bevor man diese in eine Agentursoftware überträgt. Machen Sie sich also als Team Gedanken dazu, ob Sie Ihre bisherige Art der Job- und Projektanlage beibehalten oder ob Sie diese neu gestalten möchten. Sie legen so den Grundstein für eine einfache und übersichtliche Projektverwaltung. In einer professionellen Agentursoftware sollte es eine Mehrstufigkeit bei der Job Hierarchie geben. Sie sollten mit einzelnen Jobs, übergeordneten Projekten oder auch Subjobs arbeiten können. Dazu sollten folgende Parameter jederzeit anpassbar sein:

Status des Jobs/Projekt
Typ des Jobs/Projekts
Start/Endtermin
Unit/Produkt
Zugehörigkeit zu anderen Projekten
Verantwortliche
PO Nummer

Dies sind nur ein paar Standard Parameter, die jederzeit änderbar sein sollten, da sich diese im Laufe eines Jobs immer wieder ändern können. Sollten die Parameter flexibel sein, erspart es Ihnen eine Neuanlage oder unnötige Jobs in Ihrer Datenbank.

Vorteile einer Jobhierarchie

Der wohl größte Vorteil einer geordneten Jobhierarchie ist die Auswertung. In dem Sie mit einem Projekt, einem oder mehreren Jobs und vielleicht sogar noch Subjobs arbeiten, können Sie einzeln aber auch übergreifend Auswertungen fahren. Dies eignet sich besonders für wiederkehrende bzw. stetig laufende Jobs. Nehmen wir als Beispiel einen Kunden, für den Sie mehrere Leistungen erbringen, die aber vielleicht anderen Units zugeordnet sind, Sie diese also eigentlich gerne trennen möchten. Trotzdem kann es zu Überschneidungen der Jobs oder Sammelangeboten/Sammelrechnungen kommen. Für so einen Fall ist die mehrstufige Jobhierarchie perfekt geeignet. Sie legen ein Projekt an mit darunterliegenden Jobs zu den einzelnen Produkten. Sie können diese völlig unabhängig vom Projekt bearbeiten. Schreiben Sie Angebote, Rechnungen, Besprechungsberichte etc., ohne einen Bezug zum Hauptprojekt zu haben. Sie möchten am Ende des Jahres aber alle Jobs gemeinsam auswerten? Dann beziehen Sie einfach das Projekt mit all seinen Jobs mit ein und erhalten so ein umfangreiches Controlling auf allen Ebenen. Nicht nur das Controlling wird Ihnen so vereinfacht, sollten Sie auf der Suche nach Dokumenten sein, so können Sie dies ebenfalls auf Projektebene tun und vergrößern damit Ihren Suchradius.

Job Anlage

Die Job Anlage sollte so einfach wie möglich gestaltet sein, so dass alle Mitarbeiter mit den passenden Rechten schnell einen Job oder ein Projekt anlegen können. Eine unkomplizierte Erstellung ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen besseren Zugang zur Software zu bekommen und so Ihre Jobstruktur verwalten zu können. Überzeugen Sie sich selbst davon, wie einfach Sie in QuoJob einen Job anlegen können und schauen Sie sich unser Tutorial dazu an:

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