Sie suchen mehr Struktur in Ihrem Agenturalltag und sind so auf das Thema Agentursoftware gestoßen und wissen jetzt nicht, welche die passende Software für Sie ist. Dann geht es Ihnen wie den meisten, die auf der der Suche danach sind. Zum einen muss die Agentursoftware alles abbilden, was Sie sich vorgestellt haben, um Ihren Agenturalltag zu erleichtern. Für viele bedeutet dies eine schnelle Zeiterfassung, das Erstellen von Angeboten und Rechnungen, Controlling oder ein integriertes CRM -Tool. Die Übergabe an das Steuerbüro, ein umfangreiches Projektmanagement oder die Mitarbeiterverwaltung kann aber genau so wichtig und fester Bestandteil der Wunschliste sein. Hat man also einmal all seine Anforderungen zusammengetragen, kann die Suche nach der richtigen Software losgehen. Durch umfangreiches Testen und Präsentationen der Software-Anbieter wird man über kurz oder lang eine Software finden, die zu der eigenen Agentur passt. Neben dem passenden Funktionsumfang spielen die Kosten eine große Rolle. Nicht nur die initialen, sondern auch die laufenden Kosten sollten dabei gut aufgeschlüsselt berücksichtigt werden.
Initiale Kosten einer Agentursoftware
Initiale Kosten
Die initialen Kosten sind wahrscheinlich die Kosten, die am höchsten ausfallen werden. Die Software muss aufgesetzt werden, ggf. muss ein Serverplatz gekauft oder eine Virtuelle Maschine gebaut werden. Die Kosten können sich am Anfang stark unterscheiden, je nach dem für welche Variante Sie sich entschieden haben. In den meisten Fällen können Sie zwischen einer Kauf- oder einer monatlichen Miet-Installation entscheiden. Bei der Kauf Variante fällt die Kaufsumme auf einen Schlag an, die initialen Kosten sind also höher. Der Vorteil dabei ist aber, dass Ihnen die Software ab diesem Zeitpunkt gehört und keine zusätzlichen monatlichen Kosten anfallen. Bei einer monatlichen Lösung sind die Initialen Kosten niedriger, kommen dafür aber jeden Monat wieder. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche Variante für Sie am meisten Sinn macht, vergleichen Sie die Angebote und überschlagen den monatlichen Wert für die nächsten 2-3 Jahre. So können Sie leicht feststellen, welche Kosten auf Sie zukommen und für welche Variante Sie sich entscheiden sollten.
Laufende Kosten
Neben den initialen gilt es auch die laufenden Kosten zu berücksichtigen. Diese sind bei einer monatlichen Miete wiederkehrende Kosten, die so lange laufen, bis Sie die Software nicht mehr mieten möchten. Bei einer Kauf Variante können ebenfalls laufende Kosten anfallen, die Sie vorher abklären sollten. Dazu gehören ggf. Hosting, Support oder Update Kosten. Oft sind diese gebündelt in einem Support Vertrag, Paket oder Credits. Bevor Sie sich für einen Software-Anbieter entscheiden, sollten Sie diesen Aspekt genauer betrachten. Wie sind die SLA´s und was ist alles in den jeweiligen Vereinbarungen enthalten. Haben Sie zum Beispiel eine Support Nummer, die Sie einfach anrufen können oder landen Sie in einem Call Center? Können Sie immer Ihren Consultant oder Key Accounter sprechen oder müssen Sie dafür einen Premium Vertrag abschließen? Diese Fragen sollten Sie ebenfalls klären, bevor Sie sich für eine Software entscheiden.
Die 5 wichtigsten Punkte zu Kosten in einer Agentursoftware
- Wie hoch sind die initialen Kosten?
- Gibt es laufende /wiederkehrende Kosten? Wenn ja, wie hoch sind diese?
- Was kosten Nachbestellungen?
- Gibt es Implementierungskosten?
- Was kostet die Schulung für die Software?
Die Höhe der Kosten für Ihre Agentursoftware ist ein wichtiger Bestandteil bei der Entscheidungsfindung, es sollte jedoch nicht der wichtigste sein. Suchen Sie sich Ihre Agentursoftware nach den Funktionalitäten aus, die Sie für Ihre Agentur benötigen. Sie entscheiden sich für eine lange Partnerschaft, die man nicht ausschließlich nach der Höhe der Kosten bemessen sollte. Das Preis Leistungsverhältnis sollte natürlich trotzdem stimmen und in Ihre Entscheidung mit einfließen.
