Wo vorher oftmals Word oder InDesign zum Einsatz kamen, steht nach Ihrer Entscheidung, mit einer Agentursoftware zu arbeiten, ein Neuanfang bereit. Sie erzeugen die Angebote direkt am passenden Projekt oder Job in der Software. Wenn Ihre Software eine Rechteverteilung wie QuoJob hat, können nur die Mitarbeiter Angebote erstellen, die die entsprechende Lizenz und das Recht dafür haben. Sie sollten dies immer berücksichtigen, damit auch nur die Angebote raus gehen, die es auch wirklich sollen. Fragen Sie auch immer nach einem Freigabeprozess, dies sollte in einer umfangreichen Software kein Problem sein.
Angebote importieren, kopieren und Vorlagen daraus erstellen
Kunden sind Individuell, genau wie Agenturen. Ein eigener Workflow gehört genauso dazu wie die Kreativität und Umsetzung dessen. Das Kerngeschäft von Werbeagenturen besteht genau darin. Die Buchhalterischen Aspekte sind aber ebenso wichtig, denn sonst bleibt irgendwann die Kreativität auf der Strecke. Um dem vorzubeugen, kann eine professionelle Agentursoftware Ihnen bei diesen Aspekten helfen. Wickeln Sie einfach alles in einer Software ab. Es gibt durchaus viele Aspekte, die in diesem Spektrum beachtet werden müssen, wir beschäftigen uns heute mit der Angebotserstellung. Denn einfach ausgedrückt: Ohne Angebot kein Auftrag und somit kein Umsatz.
Wer schreibt Angebote?
Angebote erstellen
Angebote erstellen Sie in QuoJob immer am dazugehörigen Projekt oder Job. Sie können dort ein komplett freies Angebot erstellen, dass Sie aus Ihren hinterlegten Leistungsarten zusammenstellen. Verwenden Sie je nach Belieben Textblöcke, Freitexte und passende Headlines. Die Beschreibungen, der VK und EK Preis werden automatisch aus dem Adminbereich gezogen. Natürlich können Sie aber jederzeit manuell Texte oder Mengen ändern. Auch dies ganz Individuell anpassbar. An wen das Angebot gehen soll, übernimmt QuoJob automatisch aus dem Job, ebenso wird der Titel übernommen. Selbstverständlich können Sie aber auch diese Positionen jederzeit ändern und anpassen. Wenn Sie das Angebot abspeichern, gelangen Sie automatisch in den Druckdialog. Auch hier werden Ihnen die bereits im Admin eingestellten Parameter angezeigt. Im Klartext heißt das, dass Sie ihre Begrüßung oder Ihr Briefpapier nicht noch händisch hinzufügen müssen. Aber auch an dieser Stelle können Sie Funktionen aus- oder anschalten. Sie wollen heute mal keine Seitenzahl auf Ihrem Angebot? Dann schalten Sie dies einfach für dieses Angebot aus.
Angebote kopieren
Es gibt aber auch den Fall, dass sich Angebote gleichen und wiederholen. Wenn Sie nicht jedes Mal den ganzen Aufwand mit freien Angeboten haben möchten, arbeiten Sie einfach mit Vorlagen. Sie erstellen ein typisches Angebot, speichern dieses als Vorlage ab und können es in der Angebotsmaske immer wieder auswählen, bearbeiten und abspeichern. Einfacher kann man es sich fast nicht machen.
Angebote kopieren und importieren
Sie wissen, dass Sie ein Angebot schonmal an einem anderen Job geschrieben habens das auch perfekt für den neuen Kunden passen würde? Sie haben aber keine Vorlage daraus erstellt? Kein Stress, Sie können Angebote einfach von einem Job zum anderen importieren. Datum und Kontakt werden natürlich automatisch von QuoJob angepasst.
Wer kennt es nicht, man hat ein Angebot geschrieben das, über mehrere Positionen geht, schickt es erwartungsvoll an den Kunden und dann hat der Kunde doch nochmal kleine Änderungen. Sie müssen das Angebot nicht komplett neu schreiben. Kopieren Sie es doch einfach. Geben Sie dem Angebot einen neuen Titel, damit man im Verlauf auch sieht, dass es ein älteres Angebot gab und ändern die Positionen ab. So haben Sie das neue Angebot in kürzester Zeit generiert.
Angebote abrechnen
Das einfachste kommt dann noch zum Schluss. Das erstellte, kopierte oder importierte Angebot soll nun abgerechnet werden. Dafür erstellen Sie einfach eine Ausgangsrechnung, beziehen das Angebot mit ein und rechnen es mit einem Knopfdruck ab.
Mit Ihrer Agentursoftware QuoJob erstellen Sie ganz nach Ihrem Belieben einfach & schnell Ihr Angebot, sodass Sie dann more time for real business haben.
