Indem Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter individuell einstellen können, legen Sie schon den Grundstein für Prozesse innerhalb Ihrer Agentur. Sie können so festlegen, wer und auf welche Art den Workflow mitgestalten kann. In dem Sie z. B. Projektmanagern das Recht geben Fakturenvorschläge zu schreiben und keine Ausgangsrechnungen, gestalten Sie diesen Prozess nach Ihren Vorstellungen. Sobald ein User erst gar nicht das recht hat, kann er den vordefinierten Prozess, auch nicht aus Versehen, umgehen. Sie legen also klar fest, dass nur die Kollegen aus der Buchhaltung auch eine Ausgangsrechnung schreiben dürfen.
Gestaltung von Prozessen
Ein Prozess ist ein Verlauf der z. B. in einer Agentur einen eigenen Ablauf von Handlungen festlegt. Sie bestimmen wie Ihr Workflow sein soll und legen gewisse Schritte fest, um so das bestmögliche zu erreichen. Um Prozesse zu gestalten und umzusetzen bedarf es mehrerer Faktoren. Ein wirklich hilfreicher dabei kann auf alle Fälle eine professionelle Agentursoftware sein. Durch diese können Arbeitsabläufe genau beschrieben und durchgeführt werden, ohne dass die Kollegen oder die Geschäftsführung den Überblick verliert. Das eine Ereignis kann nicht stattfinden, ohne, dass das vorher definierte eingetroffen ist. Einen kurzen Einblick wie Ihnen eine Agentursoftware dabei helfen kann, geben wir Ihnen gerne. Die folgenden Punkte sind nur einige, die bei neuen Prozess Abläufen hilfreich sein können:
- Zugriffsrechte,
- CRM-Verwaltung,
- Freigabeprozesse.
Zugriffsrechte
CRM–Verwaltung
Eine umfangreiche und gepflegte Kontaktverwaltung ist der Grundpfeiler einer Agentur und somit auch einer Agentursoftware. Ansprechpartner, alternative Adressen, Kunden Nummern, Zahlungsziele als das können Sie in Ihrer Software hinterlegen und so ebenfalls eigene Prozesse definieren. Die Neukundenakquise gehört genauso dazu wie die Bestandskundenpflege. Dafür sollten Sie ebenfalls definierte Prozesse haben. Sie könnten zum Beispiel einführen, dass bei jedem neuen Kontakt ein Key-Accounter hinterlegt wird, der Kriterien und Verteiler, sowie Telefonnotizen oder den Mail Verkehr pflegt. So hätten Sie garantiert, dass weder Interessenten noch Kunden in Vergessenheit geraten. Durch diverse Reports können Sie so nämlich immer den Überblick über Ihre Kontakte behalten.
Freigabeprozesse
Sie können auch Prozesse definieren, die Sie in Ihrer Agentursoftware so einstellen, dass es keine andere Möglichkeit gibt als nach diesen zu agieren. Dazu gehören z. B. eingestellte Freigabeprozesse. In einer professionellen Agentursoftware können Sie so festlegen, das gewisse Aktionen nur dann stattfinden können, wenn Sie freigegeben wurden. In QuoJob können Sie so z. B. die Freigabe von Eingangsrechnungen, Angeboten oder Ausgangsrechnungen definieren. Dies verhindert unnötige Stornos oder Sucherei nach den gewünschten Belegen.
Unternehmensberatung
Bevor Sie den Schritt hin zu dem Gestalten von Prozessen machen, hilft es auch immer sich mal mit dem Blick von außenstehenden vertraut zu machen. Sie können sich dabei von einer Unternehmensberatung helfen lassen und so die richtigen Wege für Ihre Abläufe gemeinsam definieren. Bei der Implementierung Ihrer Agentursoftware sollte dies sowieso ein Bestandteil sein, um dann die Software individuell auf Sie einstellen zu können.
