Eine gute Agentursoftware unterstützt Sie natürlich auch an dieser Stelle. Sie bietet unterschiedliche Funktionen, um sich einen passenden Workflow zu erarbeiten. Eine der häufigsten Schwierigkeiten ist es, die Eingangsrechnung einem Job zuordnen zu können. Das Erstellen eines Lieferantenauftrags kann hier Abhilfe schaffen. Neben einem schriftlichen Nachweis über die Bestellung gibt es eine weitere Möglichkeit. Die Lieferanten dazu auffordern, die im Auftrag angegebene Jobnummer als Referenz auf der späteren Rechnung anzugeben.
Den passenden Rhythmus für Eingangsrechnungen finden
Der Fremdeinkauf von Drucken, Bildern, Freelancern etc. ist oftmals ein geteilter Prozess. Ihre Projektmanager kaufen diese jobbezogen ein, aber die dazugehörigen Eingangsrechnungen kommen in der Buchhaltung an. Das Kontrollieren, ob die Abrechnung des Lieferanten auch der ursprünglichen Bestellung entspricht, ist dann meist ein manueller Prozess. In der Realität wird in Ihrem gesamten Büro gefragt, wer die Bestellung dazu aufgegeben hat. Wenn es sich dann auch noch um eine Sammelrechnung für mehrere Jobs handelt, wird es nicht einfacher, die ganze Eingangsrechnung richtig aufzuteilen.
Was braucht eine gute Agentursoftware?
Erfassen von Eingangsrechnungen
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, das eingegangene Dokument hochzuladen. Zusätzlich können Sie den Rechnungsbetrag auf unterschiedliche Jobs aufteilen oder das Arbeiten mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen implementieren. Die Erfassung der Rechnung erfolgt in QuoJob in zwei Schritten. Als erstes übernehmen Sie die allgemeinen Daten der Rechnung in unsere Agentursoftware. Lieferant, Rechnungsdatum, etc. werden eingetragen und das Eingangsrechnungsdokument hochgeladen. Ganz einfach per „Drag-and-drop“.
Schritt für Schritt
Im nächsten Schritt legen Sie dann die Positionen der Eingangsrechnung an. Wenn Sie vorher einen Lieferantenauftrag erstellt haben, können Sie aus diesem die Position(en) direkt erzeugen. Wenn nicht, müssen die Position(en) von Hand erzeugt werden. Über die einzelnen Eingangsrechnungspositionen erfolgt die Zuweisung eines Mehrwertsteuersatzes und einer Leistungsart sowie die Zuordnung zu einem Job. Das System gibt uns direkt bei der Erfassung die Information, ob die Summe der erfassten Positionen gleich des Gesamtrechnungsbetrages ist. So bleibt es uns erspart, die Summe der Positionen im Kopf addieren zu müssen.
Nachdem die Eingangsrechnung im System erfasst wurde, stellt sich nun eine Frage. Wie prüfen wir diese auf Richtigkeit, ohne wieder durch die ganze Agentur zu laufen. Hierfür haben wir natürlich auch eine Lösung: Und zwar Posten für Posten.
Eingangsrechnung Positionsbestätigung
Hierfür muss kein zusätzlicher Aufwand betrieben werden. Jeder Projektmanager kann sich direkt eine Liste aller Eingangsrechnungspositionen ziehen, welche auf seine Jobs erfasst wurden. Der Clou daran ist, dass hier auch die hochgeladenen Dokumente direkt mit angezeigt werden. Wir sparen uns also den Papierkram und müssen die Rechnung nicht durch die Agentur reichen.
Positionen bestätigen oder ablehnen
Nach der Prüfung der Rechnung kann der Projektmanager die Position entweder bestätigen oder ablehnen. Beides führt zu einer farblichen Veränderung der Position in der Eingangsrechnung. Grün für bestätigt und rot für abgelehnt. Die Möglichkeit, eine optionale Begründung mit einzugeben, darf natürlich auch nicht fehlen. Anschließend können die Kollegen aus der Buchhaltung die abgelehnten Eingangsrechnungen bei den Lieferanten reklamieren und eine Korrektur anfordern.
Weiterberechnung von Fremdkosten
Es gibt einen weiteren positiven Effekt der Zuweisung einer Eingangsrechnungsposition zu einem Job. Diese Position steht direkt zur Abrechnung auf der Ausgangsrechnung zur Verfügung. Ebenfalls ist am Job sichtbar, ob die Position bereits bestätigt wurde. Außerdem ist es möglich, sich das hinterlegte Dokument noch einmal anzuschauen. Sobald die Eingangsrechnungsposition auf einer Ausgangsrechnung abgerechnet wurde, wird diese Information auch am Job angezeigt. Wir sehen also, ob und auf welcher Rechnung unsere Position verrechnet wurde.
Kontrolle ist gut, Controlling ist besser
Natürlich möchte man sich die Informationen über den Status der Freigabe oder der Weiterberechnung nicht mühsam von einzelnen Jobs zusammensuchen. Auch hier zeigt sich wieder der Vorteil der Digitalisierung des Prozesses in der Agentursoftware. Erstellen Sie sich mit wenigen Klicks einen Bericht über alle noch nicht abgerechneten Fremdleistungen. Oder erstellen sich eine Liste aller Eingangsrechnungen inklusive Fälligkeitsdatum. Auch Berichte wie zum Beispiel der Vergleich Lieferantenauftrag (Bestellung) zu Eingangsrechnung verschafft Ihnen immer einen sofortigen Überblick beim Thema Fremdeinkauf. Ebenso wie der Vergleich Eingangsrechnung zu Ausgangsrechnung.
