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Wie treffen Sie die richtige Wahl?

Das haben Sie bestimmt schon öfter gehört: „Unsere Agentursoftware ist die beste!“ Nun, leere Versprechungen sind das eine, Funktionen das andere. Warum suchen Sie die beste Agentursoftware? Wahrscheinlich, weil Sie endlich einen strukturierten Workflow mit nur einem Tool abbilden wollen. Sie suchen daher nicht die Günstigste oder Einfachste, sondern die Beste. Das ist schon mal ein ausschlaggebender Punkt. Denn eine Agentursoftware, die vollumfänglich sämtliche Strukturen Ihres Agenturalltags abbildet, ist nicht in zwei Minuten erklärt und findet man eben auch nicht auf einer Softwarepyramide im nächsten Elektroladen. Sie investieren in ein Produkt, von dem Sie sich viel versprechen – sei es Struktur, Zeitersparnis oder sogar Umsatzsteigerung.

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Was macht für Sie die beste Agentursoftware zur besten?

Definieren Sie im Vorfeld genau die Ansprüche und Voraussetzungen, die Sie an die Software, die Sie implementieren möchten, haben. Nur dann finden Sie auch die, die für Sie die richtige sein wird. Sprechen Sie mit den Kollegen aus den einzelnen Abteilungen und Teams. Hören Sie sich deren genauen Bedarf an. Wenn Sie auf die Wünsche der Kollegen eingehen und diese bei der Wahl der richtigen Agentursoftware mit einbeziehen, können Sie sich sicher sein, dass Sie die Software auch von allen genutzt wird. Die beste Software nützt Ihnen nämlich gar nichts, wenn Sie nicht mit Daten befüllt wird und diese kommen nun mal von den einzelnen Kollegen.

Wenn Sie die Liste mit den Must-haves erstellt haben, gehen Sie auf die Suche nach diversen Anbietern. Freund Google hilft dabei genauso, wie sich mal bei den Kollegen aus der Branche umzuhören. Haben befreundete Agenturen schon eine Software im Einsatz? Was bilden Sie damit ab? Wäre dies eine Möglichkeit für Sie? Es gibt Foren und diverse Agenturberater, die Vergleichsportale für Software anbieten. Schauen Sie sich dort in Ruhe um und vergleichen die Systeme an Hand Ihrer Anforderungsliste. Wenn Sie sich ein paar Anbieter rausgesucht haben, stöbern Sie erst einmal auf der Homepage. Gibt es Referenzen? Kennt man vielleicht die in oder andere Agentur?

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Testen, testen, testen

Viel erzählen kann jeder. Überzeugen Sie sich selbst von dem Umfang der Software. Seriöse Softwareanbieter geben Ihnen immer die Gelegenheit, sich in einem eigenen Test von dem Produkt zu überzeugen. Selbst wenn Sie nicht direkt alle Funktionen entdecken oder die Handhabung nicht sofort intuitiv benutzen können, so bekommen Sie doch ein Look & Feel für die Agentursoftware. Der erste Eindruck zählt. Gefällt Ihnen die Optik und die Aufteilung, und wie können einfache Dinge, wie etwa die Zeiterfassung, vorgenommen werden? Lassen Sie sich im nächsten Schritt die Software präsentieren. Egal, ob bei Ihnen in der Agentur oder online. Erstens spart es Zeit für Sie und zweitens können Sie so direkt an Hand von Workflow-Beispielen erkennen, ob die Software für Sie geeignet ist. Zu dem kommt, dass Sie so auch die Menschen hinter dem Produkt kennen lernen. Für eine Agentursoftware entscheidet man sich langfristig, da muss der Partner gut gewählt sein.

Investition

Eine gute Agentursoftware kostet Geld. Dies ist einfach so. Trotzdem muss die teuerste nicht die beste sein. Wenn Sie sich für drei Favoriten entschieden haben, dann spielt das Thema Finanzen immer eine Rolle. Lassen Sie sich Angebote erstellen. Vergleichbare Angebote sind hier der Schlüssel. Das heißt die einzelnen Softwares müssen auch ungefähr dieselben Funktionen haben. Verschiedene Modelle wie Kauf- oder Cloud-Varianten sollten Sie sich separat anbieten lassen, um genau vergleichen zu können.

Und was kommt noch?

Fragen Sie nach allen Kosten, die entstehen können – Hosting, Support, Updates. Diese Services werden garantiert extra Kosten verursachen. Informieren Sie sich genau, zu welchen Konditionen. Schulungskosten sind ebenfalls ein Thema, das Sie beachten sollten. Eine professionelle Agentursoftware richtet sich nicht von selber ein. QuoJob zum Beispiel wird nicht ohne einen Kick-Off- und einen Integrationstag ausgeliefert. Wir wollen, dass Sie umfangreich und effektiv mit QuoJob arbeiten, dies Bedarf einer Einführung in das System.

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