Welche Möglichkeiten stecken also in einem Buchhaltungstool? Erst einmal sollten alle erzeugten buchhalterischen Dokumente dort einseh- und selektierbar sein. Sie brauchen eine genaue Übersicht Ihrer Fakturenvorschläge, Ausgangs – und Eingangsrechnungen oder Ihrer Mahnungen, damit Sie jederzeit schnellen Zugriff auf diese wichtigen Belege haben. Da Sie diese Dokumente auf jeden Fall alle in einer Agentursoftware erstellen können sollten, macht es ja nur Sinn, dass Sie diese auch gebündelt abrufen können. Sie schreiben Rechnungen mit einem Zahltag, also sollten Sie diese auch in Ihrer Offenen Posten Liste angezeigt bekommen, wenn die Zahlungsfrist überschritten ist. Mit ein paar Klicks können Sie so die Offenen Posten direkt aus dem System anmahnen und an Ihre Kunden versenden.
Eingangsrechnungen sollten nicht nur im System erfasst werden, sondern auch mit Originalbeleg hochgeladen werden. Diese können Sie dann direkt auf einen oder mehrere Jobs aufsplitten und mit auf eine Ausgangsrechnung verbuchen.
Das elektronische Kassenbuch ermöglicht es Ihnen, alle Bargeldvorgänge, die es in Ihrer Agentur gibt, zu erfassen und automatisch mit einer fortlaufenden Nummerierung und der Berechnung von Umsatz und Vorsteuer zu hinterlegen. Die Handkasse wird somit ebenfalls Bestandteil Ihrer Agentursoftware.
Sollten Sie Rechnungen haben, die Sie in einem regelmäßigen Rhythmus schreiben, dann sollte Ihre Agentursoftware auf jeden Fall über die Funktion der Wiederkehrenden Rechnungen verfügen. Damit legen Sie die gewünschte Rechnung einmalig an. In dem Tonus, den Sie festgelegt haben, können Sie immer eine weitere Rechnung erzeugen, ohne diese noch einmal schreiben zu müssen. Durch einen gesammelten WKR – Lauf sollte es Ihnen dann noch möglich sein, alle WKR Rechnungen mit einem Klick zu generieren.
Die FiBu Export & Import Schnittstellen sollten mittlerweile zum Standardrepertoire einer Agentursoftware gehören. Diese Schnittstellen ermöglicht es Ihnen eine elektronische Übergabe alle relevanten buchhalterischen Dokumente aus Ihrer Agentursoftware in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware vorzunehmen. Durch einen Import sind Sie dann noch in der Lage, Eingangsrechnungen im DATEV Format aus Ihrer externen Buchhaltungssoftware in Ihre Agentursoftware vorzunehmen.
