Automatische Zeiterfassung für QuoJob mit timeBro

Wer schon einmal selbst Zeiten erfassen musste, weiß genau: Die Zeiten stimmen nicht. Es ist bereits schwer, seine Zeiten am Ende eines Tages annähernd richtig zu schätzen. Laut der Studie „Time is money“ in der ‚Harvard Business Review‘ liegt die Genauigkeit bei durchschnittlich 67 Prozent. Werden Zeiten nur einmal die Woche geschätzt, sinkt die Genauigkeit auf 48 Prozent.

Sicher wäre es möglich, Zeiten genauer zu erfassen. Dafür müsste man nur immer wieder auf die Uhr sehen und beim Aufgabenwechsel Zeiten notieren. Oder vor und nach jeder Aufgabe auf eine Stoppuhr drücken oder die Zeiten regelmäßig in der Stundenübersicht aktualisieren. Das klingt in der Theorie einfach – in der Praxis unterbricht es aber permanent den Workflow. Abgesehen davon, dass man diese kontinuierliche Zeiterfassung sofort vergisst, sobald man sich wirklich auf die Arbeit konzentriert: Warum sollte man sich den Aufwand antun?

Was will eine automatische Zeiterfassung daran ändern? Ganz ehrlich: gar nichts. Im Gegensatz zur Stoppuhren, Stundenzetteln & Co. leugnet automatische Zeiterfassung die Realität nicht: Mitarbeiter werden ihre Arbeit nicht permanent für Zeiterfassung unterbrechen. Die wenigen, die dazu bereit sind, haben einen enormen Zeitaufwand und werden es immer wieder vergessen, sobald sie sich voll auf ihre eigentliche Arbeit fokussieren. So landen letztlich alle beim nachträglichen Schätzen von Zeiten. Manche am Ende des Tages, viele aber nur alle 2 bis 3 Tage oder gleich am Ende der Woche. Und hier liegt die Chance für eine Win-win-Situation – denn auch Schätzen ist anstrengend.

Wenn ich meinen Kopf nicht anstrengen muss, um einen Tag zu rekonstruieren oder um einen halbwegs sinnvollen Tag zusammenzufantasieren, habe ich als Mitarbeiter eine Erleichterung. Wenn ich eine Hilfe bekomme, die meinem Gedächtnis auf die Sprünge hilft, habe ich es nicht nur einfacher, Zeiten zu bestimmen. Die Zeiten sind auch viel genauer. Diese Erinnerungshilfe bietet automatische Zeiterfassung – in Form einer Zusammenfassung des jeweiligen Tages. Sie listet alle meine Computeraktivitäten in Dateien, E-Mails und Programmen, alle Kalendertermine und alle Offlinezeiten chronologisch in einer Timeline auf.

Keinen unnötigen Aufwand und keine Unterbrechungen mehr für Zeiterfassung. Und am wichtigsten: genauere Zeiten. Genauigkeit soll am wichtigsten sein? – Ja, denn zwei häufig geäußerte Fehleinschätzungen sind:

1) „Dann sind unsere Zeiten eben nur grob geschätzt. So sehr wirkt sich das nicht aus.“

Falsch! Laut ‚Harvard Business Review‘ verliert die US-Wirtschaft jeden Tag 7,4 Milliarden Dollar aufgrund der groben Schätzungen. Die Abweichungen der geschätzten Zeiten von der Realität betragen zwischen 33 und 64 Prozent. Das ist weit mehr als die meisten Gewinnmargen im Dienstleistungsbereich. Zu behaupten, diese Ungenauigkeit wirke sich nicht aus, bedeutet, keinen Unterschied zwischen Gewinn und Verlust zu sehen. Wer überprüfen möchte, wie genau die eigene manuelle Zeiterfassung aktuell ist und was das in Euro bedeutet, kann den folgenden Zeiterfassungsrechner nutzen: https://www.timebro.de/?calc=true

2) „Das mag vielleicht für andere zutreffen, aber wir könnten sowieso nicht mehr abrechnen, nur weil wir mehr erfassen.“

So gedacht könnte man sich die Zeiterfassung von vornherein sparen. Abrechnung ist ein der Zeiterfassung (und dem Projekt-Controlling) nachgelagerter Schritt. Ob und wie man abrechnet, hat also erst mal nichts mit der Frage zu tun, ob Ungenauigkeit das Unternehmen Kapazitäten (Geld) kostet. Wer genauere Zeiten hat, der hat mehr Zeiten, die den richtigen Projekten zugewiesen sind. Das wirkt sich sofort positiv aus:

• Die Zeiten belasten nicht die Budgets der falschen Projekte und sorgen so weder für Ressourcen-Knappheit noch für trügerische Puffer. Beides würde Umsatzeinbußen und geringeres Umsatzpotenzial bedeuten, weil die Auslastung sinkt.
• Die Zeiten landen nicht auf internen Projekten oder anderen Projekten, die später nicht abgerechnet werden können, weil sie z. B. pausiert oder ganz auf Eis gelegt werden.
• Die Zeiten korrigieren das Controlling und damit die Profitabilität von Projekten erheblich, was sich auf viele zukünftige Entscheidungen auswirkt, die auf Basis von Projektdaten getroffen werden: Portfolio und Preise, Projekt- und Ressourcenplanung, Spezialisierung und Outsourcing usw.