Angebot schreiben und Vorlage erstellen in Quojob

Viele Unternehmen arbeiten ineffizient. Dabei spielen häufig tägliche Aufgaben eine große Rolle. Wer dabei an überflüssige Telefonate, E-Mails oder Besprechungen denkt, liegt gar nicht so falsch. Aber auch die Erstellung von Angeboten oder stetig wiederkehrende Korrespondenz haben einen großen Einfluss auf die Effizienz in Unternehmen. Zur Steigerung der Effizienz und zur Reduzierung von Fehlern gibt es inzwischen Software-Lösungen, mit denen Verantwortliche blitzschnell Angebote erstellen und Vorlagen erstellen können.

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Was ist ein Angebot?

Angebote werden unterschieden zwischen kaufmännische, rechtliche, Sonder- und Lockvogelangebote. Für die Effizienz in Unternehmen spielt das kaufmännische Angebot eine große Rolle. Ein kaufmännisches Angebot wird in der Regel vom Kundenmanagement oder der Einkaufsabteilung erstellt. Mit einem solchen Angebot reagiert der Verantwortliche in der Regel auf eine Anfrage eines potenziellen Interessenten. In einem Angebot legt ein Unternehmen die Bedingungen fest, unter denen Dienstleistungen erbracht oder Waren geliefert werden.

In der Regel erfolgt die Abgabe eines Angebots schriftlich, kann aber auch mündlich vorgenommen werden. Fällt die Entscheidung des Interessenten zugunsten des Angebots, gibt er eine Bestellung auf. Es wird ein Kaufvertrag zwischen beiden Parteien geschlossen. Damit ist ein Angebot rechtlich bindend, d. h. das Unternehmen ist an die angebotenen Leistungen, Preise und Materialien gebunden. Damit das Angebot diese rechtliche Bindung hat, müssen Verantwortliche sehr sorgfältig arbeiten und eventuelle Klauseln, z. B. Freizeichnungsklausel, beachten. Das kann sehr zeitaufwendig sein. Daher werden Angebote nicht gern erstellt. Eine ERP-Software kann die Arbeit erleichtern.

Bestandteile von Angeboten

Für eine gültige Rechtsbindung müssen Angebote bestimmte Angaben enthalten und rechtliche Klauseln beachtet werden. Dazu gehören u. a.:

  • Angebotsgegenstand mit Beschreibung des Produkts bzw. der Dienstleistung
  • Möglichkeiten der Variationen in der Ausführung, z. B. Farbe, Größe
  • verbindliche Preisangaben in der entsprechenden Währung
  • Eventuelle Sonderkonditionen, Rabatte, Skonti usw.
  • Zahlungsbedingungen
  • Verpackungsart
  • Lieferbedingungen
  •  Verbindliche Angabe zur Gültigkeit des Angebots
  • Angaben zum Gerichtsstand bei Streitigkeiten
  • Freundlicher Abschluss des Angebots wie „Wir hoffen, dass Ihnen das Angebot gefällt. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns den Auftrag erteilen.“

Angebot schreiben und Vorlage erstellen

Prozesse wie das Schreiben von Angeboten können optimiert werden. Eine klassische Vorgehensweise wäre, das Angebot zu schreiben und eine Vorlage zu erstellen. So gibt es bereits ein Dokument, das für eine schnellere Angebotserstellung verwendet werden kann. Darüber hinaus kann so sichergestellt werden, dass das Angebot optisch dem Corporate Design des Unternehmens entspricht. Oft ist das Angebot der erste schriftliche Kontakt mit dem potenziellen Kunden und damit auch die Visitenkarte des Unternehmens. Daher ist es empfehlenswert, die Angebotsvorlage auf dem regulären Briefpapier des Unternehmens zu erstellen. Darin können bereits Angaben wie Datum, Betreff, Ansprechpartner, Angebots-Nr., Ansprechpartner, Adressfeld, Absender und die Tabelle mit den Angaben zur Dienstleistung oder Produkt wie Position, Anzahl, Einheit, Artikel-Nr., Bezeichnung, Einzel-Preis, Mehrwertsteuer, Gesamt, Netto- sowie Bruttobetrag enthalten sein. Eine solche Vorlage wird meistens unternehmensintern abgespeichert und steht nicht allen Mitarbeitern zur Verfügung. Für eine schnelle, einfache und professionelle Erstellung von Angeboten und Vorlagen empfiehlt sich die Verwendung einer Software.

Angebote schreiben mithilfe einer ERP-Software

Die Erstellung von Angeboten und Vorlagen geht in den klassischen Programmen wie Word nicht automatisch. Eine ERP-Software ermöglicht es, Angebote direkt am passenden Projekt zu erstellen. Anhand der vorher hinterlegten Informationen wie die Leistungsarten können so Angebote erstellt und Leistungen angeboten werden, die auch auf der Preisliste des Unternehmens aufgeführt wurden. Die Hinterlegung der Leistungsarten, des Beschreibungstextes und des Preises erfolgt im Admin-Bereich der ERP-Software nur einmalig. Die Angebotserstellung wird dann mit nur einem Klick vorgenommen, indem die entsprechende Leistungsart ausgewählt wird. Darüber hinaus ist es möglich, mit Headlines und Textblöcken oder mit einzelnen Positionen zu arbeiten. Der integrierte Texteditor erlaubt zudem die Verwendung von Aufzählungen, Schriftgrößen, Fettung, Kursivsetzung und Aufzählungen. Nach dem Speichern öffnet sich der Druckdialog, in dem alle Voreinstellungen automatisch ausgewählt werden, die vorher hinterlegt wurden. Das können u. a. KSK, Seitenzahlen, MwSt. und Textbausteine sein. Zudem ist es möglich, Kunden individuell anzusprechen bzw. zu verabschieden, indem Standardtexte als Vorlage in der ERP-Software hinterlegt werden. Nach der Vorschau ist es möglich, ein PDF zu erzeugen und das Angebot direkt aus der ERP-Software zu verschicken. Einfacher geht es nicht.

Tipps für eine gute ERP-Software zum Angebote schreiben und Vorlage erstellen

Eine gute ERP-Software zum Angebote schreiben und Vorlage erstellen sollte …

… das Erstellen von Angeboten erleichtern,

… eine problemlose Nachverfolgung ermöglichen,

… individuelle Kundenansprachen und -verabschiedungen erlauben,

… die projektspezifische Erstellung ermöglichen,

… die Hinterlegung von Leistungsarten, Preisen und Beschreibungen erlauben,

… einen Texteditor für individuelle Textformatierungen enthalten,

… Voreinstellungen im Druck ermöglichen,

… einen direkten Versand aus der Software heraus erlauben.

Quojob bietet all diese Möglichkeiten an. Gern beraten wir Sie dazu und erstellen für Sie ein individuelles Angebot entsprechend Ihren Bedürfnissen und Voraussetzungen. 

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