Arbeitserleichterung durch ein einheitliches System zu suchen, liegt da auf der Hand. Eine Agentursoftware ist im besten Fall eine Entscheidung für eine lange und enge Geschäftsbeziehung zwischen der Agentur und dem Anbieter der Software. „Drum prüfe, wer sich ewig bindet“ ist also auch bei der Wahl einer Software zu beachten.
Sie sollten möglichst alles, was Sie von Ihrer Agentursoftware erwarten, ausformulieren und schriftlich festhalten. Jedes Team hat andere Bedürfnisse und so vergisst man keine wichtigen Punkte, die die Software abbilden soll.
Professionelle Anbieter einer Agentursoftware bieten Ihnen immer die Möglichkeit des Testens, diese sollten Sie auch unbedingt wahrnehmen. Schauen Sie sich zu Beginn die Version ruhig allein an, also ohne einen Mitarbeiter des Anbieters. So bekommen Sie ein Gefühl für das Handling der Software.
- Ist Sie Ihnen intuitiv genug?
- Spricht Sie die Optik an?
- Können Sie vielleicht sogar erste Schritte selbst machen?
Wenn Sie diese Fragen mit ja beantworten können, dann können Sie mehrere Kollegen dazu holen. Umso mehr potenzielle User die Software ansprechend finden desto, höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese bei der Einführung auch gut ankommt. Versuchen Sie Beispiele durchzuspielen, die zu Ihren realen Agenturalltag passen. Legen Sie ein Projekt an, schreiben Sie ein Angebot oder eine Rechnung. Nehmen Sie sich die Zeit, um die Funktionen und den Workflow, der in der Agentursoftware festgelegt ist, durchzuspielen. Lassen Sie sich Zeit und seien Sie gründlich. Die Zeit, die Sie an dieser Stelle investieren, brauchen Sie später nicht, um festzustellen das manches vielleicht doch nicht so funktioniert, wie Sie es sich erhofft haben. Noch einen Euro in das Phrasenschwein, aber Probieren geht über Studieren.
