Es empfiehlt sich, immer gemeinsam im Team zu überlegen, welche Ansprüche die neue Agentursoftware genügen soll. Was genau soll abgebildet werden und welche Funktionen braucht es dafür? Erstellen Sie anhand dessen am aller besten einen Anforderungskatalog und teilen Sie diesen dann nach Priorität und Funktionen auf. So sehen Sie direkt, welche Funktionen für Sie unverzichtbar sind und was der Anbieter erfüllen kann oder eben nicht. Wenn Sie Ihre Anforderungen so gegliedert haben, können Sie direkt nach dem Ausschlussverfahren vorgehen.
Was sollten Sie beim Vergleich von Agentursoftware berücksichtigen?
Die Wahl einer Agentursoftware sollte wohlüberlegt und erst nach einer ausgiebigen Testzeit getroffen werden. Im Idealfall wird dies eine Zusammenarbeit für sehr lange Zeit und wirklich keiner möchte ständig ein neues System in der Agentur einbringen. Es sollte bei allen wichtigen Punkten übereinstimmen und kein Zusammenschluss von Kompromissen sein. Aber wie findet man die passende Agentursoftware? Als ersten Schritt googelt man wahrscheinlich erstmal, welche Anbieter es überhaupt auf dem Markt. Oder man spricht mit befreundeten Agenturen und hört sich ein wenig um. Im zweiten Schritt schaut man sich die einzelnen Anbieter und deren Systeme genauer an.
Was können Sie selber tun?
Was sind die nächsten Schritte auf dem Weg zur richtigen Agentursoftware?
Nachdem Sie also wissen, welche Agentursoftware Ihren Ansprüchen genügt, können Sie diese intensiver testen. Dies können Sie am besten, indem Sie sich die Software in einer Demo-Version anschauen. Fordern Sie einfach einen kostenlosen Demo-Zugang an. Jeder seriöse Agentursoftwareanbieter wird Ihnen einen Login zur Verfügung stellen können. Um ein erstes Gefühl für das Look-and-Feel zu bekommen, ist dies ein ausschlaggebender Punkt, denn wenn der erste Eindruck nicht überzeugend ist, fehlt schon der Einstieg. Eine Agentursoftware lebt davon, dass Sie befüllt wird. Wenn die Mitarbeiter aber nicht gerne damit arbeiten, nützt Ihnen auch die komplexeste Software nichts. Dies ist aber nur der erste Schritt, denn Sie werden ziemlich schnell an Ihre Grenzen beim Testen geraten, denn Agentursoftware ist kein selbsterklärendes Tool.
Wie sollte die Präsentation einer Agentursoftware aussehen?
Wenn Sie die ausgewählte Software nach dem ersten Testing für gut befunden haben, lassen Sie sich diese vom Anbieter präsentieren. Es erspart Zeit und Nerven, denn bevor Sie die selbigen verlieren, weil Sie ab einem gewissen Punkt nicht mehr wissen, wohin Sie klicken müssen, fragen Sie einfach diejenigen, die mit dem Produkt vertraut sind. Fast alle Anbieter bieten vor Ort oder Onlinepräsentationen an. An einem vorher vereinbarten Termin können Sie Ihre gesammelten Fragen vom Test der Demo-Version stellen und sich alle Funktionen genauestens vorstellen lassen. Außerdem haben Sie so eine Stimme und ein Gesicht zu dem Produkt. Bei so einer Investition auch kein unwichtiger Aspekt.
Was sollten Sie bei den Kosten einer Agentursoftware berücksichtigen?
Eine professionelle Agentursoftware hat Ihren Preis. Vergleichen ist aber natürlich auch hierbei angesagt. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen ein unverbindliches Angebot erstellen, damit Sie genau wissen, was finanziell auf Sie zu kommt. Bei vielen können Sie zwischen verschiedenen Varianten wählen. Bei QuoJob gibt es die Kauf- oder Cloud-Variante, in Sachen Hosting entscheiden Sie – selbstgehostet oder auf einem Server in unserem Rechenzentrum – ganz nach Ihren Vorgaben.
Support
Informieren Sie sich, bevor Sie eine Entscheidung bezüglich einer Software treffen, auch über die Bedingungen des Supports. Dies ist ein sehr wichtiger Aspekt, der besonders zum Start der neuen Software eine große Rolle spielt, oft aber in unverständlichen Paketen angeboten wird. Lassen Sie sich also genau erklären, wie der Support funktioniert. Müssen Sie für Fragen Credits kaufen? Landen Sie auch wirklich beim Anbieter oder doch in einem Call Center? Wie läuft es mit der Nachbetreuung? Bei QuoJob ist es so, dass Sie eine jährliche Software Wartung bezahlen, in der der Support, Updates und neue Releases inkludiert sind. Sie können also sicher sein, dass Sie von montags bis freitags immer unterstützt werden. Telefonisch oder auch per Mail.
Das richtige Timing
Wenn man sich dann für eine Agentursoftware entschieden hat, will man meistens so schnell wie möglich anfangen. Dies ist eine gute Einstellung. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass Ihr Tagesgeschäft auch noch stattfindet. Überlegen Sie sich deswegen schon im Vorderrein, wie Sie die Einführung am besten umsetzen können und all Ihre Mitarbeiter auch auf den Sprung vorbereiten.
Wenn Sie sich nur an ein paar von diesen Tipps halten, steht einer Implementierung einer neuen Agentursoftware nichts im Wege. Die Entscheidung für ein solches Tool sollte nicht leichtfertig getroffen werden, jedoch sollte Sie irgendwann fallen, damit man starten und so den Agenturalltag einfacher gestalten kann. Denn deswegen haben Sie wahrscheinlich überhaupt erst nach Agentursoftware gegoogelt.
