Genauso verhält es sich mit Mitarbeitern, wenn man auf ein einheitliches System umsteigt. Es gibt Gemeinsamkeiten wie z. B. das Montagsmeeting was jeder in seinem Kalender sehen muss, es gibt aber auch komplett andere Aufgabengebiete um die sich die Kollegen kümmern müssen. Die Mitarbeiter aus der Buchhaltung sind eher am Controlling interessiert und der Grafiker möchte stattdessen lieber seine neuen Ideen ans Job Board hängen. Es geht aber nicht nur um Interessen, sondern auch um den Zugang zu diversen Funktionen in der Software. Nicht jeder Mitarbeiter kann und sollte Rechnungen schreiben oder zum HR Bereich Zugang haben. Um dies in einer Agentursoftware zu steuern macht es Sinn unterschiedliche Lizenztypen auswählen zu können.
Agentursoftware. Für jeden Aufgabenbereich die passende Lizenz
Jeder Mensch ist anders und so treffen in einer Agentur die unterschiedlichsten Typen aufeinander. Der eine überpünktlich, der andere lässt sich gerne mehr Zeit, Kreative treffen auf Zahlenaffine und so weiter und so weiter. Diese Unterschiede machen ein gutes Team aber erst aus, denn so bringt jeder seine eigenen Fähigkeiten und Kenntnisse mit ein. Unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichen Berufen und Aufgabenfeldern, daraus besteht eine Agentur und das muss auch die Agentursoftware berücksichtigen sein, die sie nutzen.
Eine Agentur, mehrere Agentursoftware Lizenzen
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Die Power-User-Lizenz
Der Power-User kann rein theoretisch alles im System. Es handelt sich um eine sogenannte Voll-Lizenz, mit der man Zugriff auf alle Funktionen in der Agentursoftware hat. Ein Projektmanager oder ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung braucht definitiv eine Power User Lizenz. Der Geschäftsführer ist jedoch in den meisten Fällen der einzige, der alle Rechte im System freigeschaltet hat. Ein Projektmanager z. B. soll seine Projekte anlegen, Angebote schreiben und Aufgaben zu weisen. Diese Agentursoftware Lizenz muss er haben. Das Arbeitszeitmodell oder den Stundensatz seiner Kollegen soll er innerhalb der Agentursoftware aber nicht ansehen oder bearbeiten können. Somit setzt man bei ihm das Recht ‚HR vertraulich‘ einfach auf Nein und er hat keinerlei Zugriff auf diese Daten. Sie können bei der Rechtevergabe auch mit User-Gruppen arbeiten, sodass Sie die spezifischen Rechte nicht jedes Mal per Hand neu anlegen müssen.
Non-Power-User der Agentursoftware
Diese Lizenz hat eingeschränkte Rechte. Diverse Module wie z. B. „Admin“ und „Buchhaltung“ stehen gar nicht erst zur Verfügung. Sie haben dort also nicht die Option Schreiben, Lesen oder Nein auszuwählen. Die Module und Funktionen, die dieser Agentursoftware-Lizenz nicht zur Verfügung stehen, sind aber auch schon direkt ausgegraut. Der Non-Power-User kann Kontakte ansehen, aber nicht bearbeiten, Jobs selektieren und betrachten, aber keine Angebote oder Rechnungen schreiben. Die Lizenz passt wunderbar auf Mitarbeiter, die lesenden Zugang zu vielen Teilen der Agentursoftware brauchen, aber nur geringen Zugang zu Feldern, die bearbeitet werden müssen. Ein Non-Power-User kann natürlich trotzdem Termine und To-dos eintragen oder seine Zeiten erfassen.
MyTime-User unserer Agentursoftware
Der MyTime-User hat eine sehr überschaubare Ansicht von QuoJob. Es sind nur die Module „Extras“ und „MyTime“ freigeschaltet. Diese Lizenz dient nämlich zur reinen Zeiterfassung. Egal ob intern, produktiv oder auf Aufgaben, mit dieser Agentursoftware-Lizenz können Sie alle Mitarbeiter ausstatten, die nur Zeiten erfassen sollen. So können Sie natürlich auch Ihre Freelancer mit ins System einpflegen, wenn Sie möchten.
Unterschiede zahlen sich aus
Jedem Mitarbeiter die passende Lizenz zuzuordnen und die Rechtevergabe zu steuern macht sich nicht nur beim reibungslosen Workflow bemerkbar, sondern auch im Wirtschaftlichen Sinne, denn der Funktionsumfang sollte auch den Preis mitbestimmen. Eine gute Agentursoftware ist in allen Belangen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt, die richtige Zuordnung, das Nachbestellen oder umwandeln von Lizenzen sollte daher zum Service mit dazu gehören.
Bei Fragen sind wir für Sie da
Wenn Sie Fragen und Anregungen zu den unterschiedlichen Lizenzen, User Typen oder auch ganz allgemein zu einzelnen Features unserer Agentursoftware haben, zögern sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wir haben zudem weitere sinnvolle Anleitungen geschrieben und würden uns freuen, wenn wir ihnen damit helfen können. Bis bald.
