Um so mehr Mitarbeiter eine Agentur hat umso unübersichtlicher kann es werden. Besonders, wenn es kein allgemeines System gibt, in dem alle Mitarbeiterdaten gesammelt werden. Das fängt bei der Zeiterfassung an und hört bei der Ausstattung auf. Wenn man aber mit einem Klick sehen kann, wer wann Zeiten erfasst hat, wie viel Kapazität die Mitarbeiter noch haben, wer Urlaub hat oder auf einem Job Termin ist, dann sind auch viele Mitarbeiter einfach zu koordinieren. Durch individuelle Arbeitszeiten Modelle, die pro Mitarbeiter hinterlegt werden können, berechnet QuoJob automatisch die Überstunden und die Kapazität. Durch Widgets können Sie ebenfalls direkt sehen, wer sich im Homeoffice befindet oder durch abwesende Termine nicht zur Verfügung steht.
Agentursoftware für große Unternehmen
Ist eine Agentursoftware für große oder für kleine Agenturen geeignet und gibt es dabei überhaupt einen Unterschied? Zu Beginn der Suche nach einer geeigneten Agentursoftware, steht immer die Frage, was eine Agentursoftware für die eigene Agentur alles abbilden sollte. Es muss nicht immer um komplizierte Abläufe wie Projektmanagement oder das Controlling gehen. Angebote und Rechnungen schreiben, einen Agenturkalender führen oder die eigenen Zeiten erfassen stehen meist an vorderster Stelle. Diese Abläufe unterscheiden sich oft nicht, egal wie groß oder klein die Agentur auch ist. Es sind Standard Anforderungen, die in einer Agentur aufkommen und von einer professionellen Agentursoftware immer erfüllt werden sollten. Trotzdem gibt es ein paar Punkte, die bei einer Agentur mit vielen Mitarbeitern mehr ins Gewicht fallen können als bei einer kleinen.
Mitarbeiterverwaltung
Freigabeprozesse
Angebote, Ausgangs- oder Eingangsrechnungen können Sie natürlich in Ihrer Agentursoftware erstellen, bearbeiten oder versenden. Dies soll vielleicht aber nicht jeder Mitarbeiter tun können? Besonders wenn viele Kollegen auf einem Projekt arbeiten, muss man den Überblick behalten. In QuoJob können Sie diese Zuständigkeiten über eine individuelle Rechtevergabe je Mitarbeiter oder User-Gruppe klären. Sie legen so von Anfang an fest, was ein Mitarbeiter in QuoJob für Aktionen bearbeiten oder betrachten kann, oder was er eben nicht darf. Zusätzlich zu der Rechtevergabe können Sie noch mit eigenen Freigabeprozessen arbeiten. Sie bestimmen also wer z. B. eine Eingangsrechnung freigeben darf. Dies erspart lästigen Mail Verkehr oder Verwirrungen bei der Zuständigkeit.
Individuelle Programmierung
Die individuelle Anpassung der Software ist nicht nur für große Agenturen von Bedeutung, kann aber bei der Entscheidung für oder gegen eine Software ausschlaggebend sein. Da kommt es nämlich oft auf die Kunden der Agenturen an. Häufig haben diese ganz genauen Vorstellungen und Ansprüche, wenn es zum Beispiel um die Rechnungen ihrer Lieferanten geht oder Auswertungen die sie vorgelegt bekommen möchten. Da es sich bei fast allen Anbietern von Agentursoftware um Standardsoftware handelt, ist es natürlich von großem Wert, wenn man trotzdem Anpassungen vornehmen kann. Bei QuoJob sind nicht nur Individuelle Anpassungen in der Software möglich, Sie können sich auch eigene Reports programmieren lassen, ganz nach Ihren Vorgaben.
Flexibilität
Eine Agentursoftware sollte nicht nur für große Agenturen flexibel sein. Bei mehr Mitarbeitern ist es aber besonders wichtig, gewisse Abläufe auf dem kleinen Dienstweg zu erledigen. So ist es z. B. mit dem Anlegen neuer Mitarbeiter im System. Sollten Sie häufig neue Kollegen bekommen, dann ist es viel einfacher, eine unlimitierte Anzahl von Lizenzen zu haben, als jedes Mal ein Angebot für einen neuen User anfordern zu müssen. Andersherum sollte es natürlich genauso möglich sein, nicht mehr benutzte Module zu kündigen. Ebenso flexibel wie die Lizenzstruktur sollte das Hosting der Agentursoftware sein. Das heißt, dass Sie sich natürlich frei entscheiden können, wo Sie die Software hosten möchten und dies auch jederzeit anpassen können. Da es sich bei QuoJob um eine browserbasierte Software handelt, können Sie diese gerne auf Ihrem eigenen Server, auf einer Serverfarm Ihres Vertrauens oder auf unserem Server im Rechenzentrum hosten. Sie können dies selbstverständlich auch jederzeit ändern und von Ihrem Server zu uns oder eben umgekehrt umziehen.
