Agentursoftware Einstellungen

Merkmale für eine professionelle Agentursoftware, die perfekt auf Ihren Workflow und die Bedürfnisse Ihrer Agentur zugeschnitten ist, haben wir schon in einigen unserer Blog Beiträge vorgestellt. Dazu können Sie in unserer News Reihe stöbern z.B. im folgenden Beitrag https://quojob.de/news/welche-agentursoftware/.

Bevor Sie sich aber für eine Software entscheiden, möchten Sie vielleicht gerne wissen, was für Einstellungen Sie dort treffen können und müssen, um mit der Software nach Ihren Wünschen arbeiten zu können. Es gibt Produkte, bei denen Sie keinerlei Einstellungen vornehmen müssen. Dies ist auf der einen Seite natürlich praktisch, auf der anderen Seite bedeutet dies dann aber auch, dass Sie die Software nicht individualisieren können. Sie sollten sich also vorab im Klaren darüber sein, was die Agentursoftware für Sie abbilden muss und welche Ansprüche Sie an die Software stellen. Möchten Sie Ihre Mitarbeiter pflegen, eigene Leistungsarten, Stundensätze oder Textblöcke hinterlegen, so sollten Sie auf ein Tool zurückgreifen, welches Ihnen all diese Einstellungsmöglichkeiten bietet.

Illustration von Quojob-Modulaufbau, Kran links hebt einzelne Elementbausteine von Software an

Einstellungen in QuoJob

Das Modul, in dem Sie die meisten Einstellungen vornehmen können, ist in QuoJob das Modul Admin. Durch Zugriffsrechte gesteuert können Sie festlegen, welcher Mitarbeiter Zugang zu diesem Modul haben soll. Sie hinterlegen dort alle Stammdaten, auf die die Software zugreifen kann. Ihre Preislisten, Briefbögen, Leistungsarten, Auto Text Faktura, Kategorien, Attribute etc. all diese Daten pflegen Sie ein, so dass sie dann immer an passender Stelle im System gezogen werden können. Natürlich bedeutet dies zu Beginn der Implementierung, dass Sie eine große Datenmenge in das System bekommen müssen. Durch einen Import Ihrer Kontaktdaten können wir Ihnen viel Zeit und Arbeit ersparen, jedoch müssen die anderen Stammdaten manuell in die Software eingetragen werden. Dadurch haben Sie aber die Möglichkeit, die Einstellungen zu treffen, die Sie auch wirklich benötigen.

Dazu gehören unter anderem folgende Einstellungen:

Preise
Zahlungsziele
Kundenspezifische Vereinbarungen
Dokumenten Titel / Nummern
Schriftwechsel
Zugriffsrechte

Kundenspezifische Vereinbarungen

Diese Einstellungen können Sie direkt im Modul Kontakte an dem jeweiligen Kunden oder Interessenten hinterlegen. Dies erspart Ihnen händisches überarbeiten in Ihren Standard Einstellungen und somit auch die Minimierung von Fehlerquellen. Sie können Kundenspezifische Preislisten, vereinbarte Zahlungsziele oder auch individuelle Textbausteine hinterlegen, die dann immer passend zu diesem Kontakt gezogen werden.

Zugriffsrechte der Mitarbeiter

Diese können Sie ebenfalls individuell oder nach Team / Position des Mitarbeiters vergeben. Sie legen so fest, was welcher Mitarbeiter alles in der Software bearbeiten oder sehen darf oder wo er gar keinen Zugriff zu haben sollte. Diese Einstellungen tätigen Sie direkt bei der Anlage des Mitarbeiters, können Sie aber jederzeit anpassen. Damit Sie dies nicht immer neu machen müssen, können Sie im Admin Usergruppen anlegen, die Sie dann im HR auswählen können.

Individuelle Einstellungen

Sie sind deshalb so wichtig in einer Agentursoftware, da Sie Ihren Workflow und den Agenturalltag enorm erleichtern können. Sie hinterlegen die Daten bei der Implementierung und gestalten so Ihre Standard Software zu Ihrer persönlichen Agentursoftware um. Zu Beginn ist dies natürlich mit etwas Fleißarbeit verbunden, aber Ihr Einsatz wird sich sehr schnell im Daily Business lohnen.

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